Beheerders van groep Toezichthouders zetten KIA in voor maandelijks ‘uitwisseluurtje’

KIA Community is hét platform om kennis uit te wisselen met vakgenoten rondom de thema’s informatie en archief. Archiefinspecteur Caroline de Hart, een van de groepsbeheerder van de KIA-groep ‘Toezichthouders’, maakt hier slim gebruik van. Samen met haar collega’s organiseert zij sinds april een maandelijks ‘uitwisseluurtje’ met vakgenoten door heel Nederland. Hoe doet ze dit en wat levert het haar op? Caroline neemt ons mee in haar groep op KIA, het opzetten van het uitwisseluurtje en haar ideeën voor het vernieuwde KIA-platform.

Enige toezichthouder in de organisatie
Caroline is Archiefinspecteur, ook wel Toezichthouder genoemd. Zij doet dit werk al tien jaar met veel plezier en blijft genoeg uitdaging vinden door de continue veranderingen. Waar Caroline met sommige onderwerpen goed bij haar collega’s terecht kan, geldt dat niet voor al haar werkzaamheden. Waarom? Zij is in dienst bij een streekarchief en is daar de enige toezichthouder. “Ik werk enigszins op mijn eigen eilandje en wat ik doe binnen de organisatie staat soms ver af van het werk van anderen. Ik haal daarom op KIA veel informatie over nieuwe ontwikkelingen, en vind het ook fijn om een kijkje in de keuken te krijgen over hoe vakgenoten elders werken. Of zij het op dezelfde manier doen of een betere manier hebben.” En dus toen Caroline twee jaar geleden werd gevraagd om beheerder te worden van de groep Toezichthouders op KIA Community, zei zij direct volmondig ja.

Van eilandje naar Kernteam
Hoe het is om groepsbeheerder van een KIA Communitygroep te zijn? “Ik vind het leuk om te doen en vind het belangrijk dat KIA er is. Ik merk dat ik veel van collega’s bij andere archiefdiensten kan leren en het is fijn dat we met elkaar gedachtes kunnen uitwisselen over allerlei onderwerpen.” Vorig jaar zocht Caroline naar manieren om meer interactie te creëren onder leden. Zo zette zij een kernteam op van vier mensen. Een van die kernteamleden schreef verschillende toezichthouders aan uit het hele land. “Toen zaten we op ongeveer vijftien toezichthouders. Iedereen was enorm enthousiast! Met die groep organiseerden we bijeenkomsten via KIA, begonnen we met brainstormen over onderwerpen die wij gezamenlijk belangrijk vonden en om vast te stellen: waar gaan we het komende jaar over hebben? Er ontstond een lijst met allemaal mooie ideeën, de lijst was uiteindelijk te lang om in één jaar tijd aan te pakken. We besloten welk onderwerp het belangrijkste was om als eerste te behandelen en op basis daarvan ontstonden onze uitwisseluurtjes.”

Maandelijks ‘uitwisseluurtje’ bleek een succes
Een belangrijke activiteit die door het kernteam wordt georganiseerd zijn de ‘uitwisseluurtjes’. Dit zijn digitale bijeenkomsten via Teams waarin één of twee personen vertellen over een project of onderzoek waar ze mee bezig zijn. ”Het onderwerp dat hoog op de lijst stond was ‘thema-inspecties’, dus dat is waar de uurtjes nu over gaan. Het idee is dat niet die ene persoon het hele uur aan het woord is, maar dat het iets korter duurt en dat je daarna met elkaar kan napraten.” Caroline en haar team zijn in april met de maandelijkse bijeenkomst begonnen en ze waren een succes. “De eerste keer hadden we dertig deelnemers en de tweede keer veertig! Een hele mooie opkomst.” De komende maanden vindt een zomerstop plaats, maar het team heeft genoeg ideeën klaarstaan om in het najaar in te plannen. Ook zijn ze bezig met het organiseren van een fysieke bijeenkomst om elkaar in het echt te gaan zien. Hoe ze de uitnodiging van het uitwisseluurtje onder leden distribueren? “Eigenlijk alleen op KIA en er is altijd wel genoeg aandacht voor!” Om het zo interactief mogelijk te houden worden de sessies niet opgenomen, zo blijven ze leden stimuleren bij de sessies zelf aanwezig te zijn.

Plannen voor vernieuwde KIA Community
Waar Caroline op hoopt met het vernieuwde Kia Communityplatform? “Ik hoop onder andere dat er iets meer interactie plaatsvindt, dat de drempel lager wordt om iets te delen of vragen. Bij die uitwisseluurtjes komen 30 of 40 mensen en vindt er onderlinge discussie plaats. Het zou mooi zijn als dit soort gesprekken in onze groep op KIA plaatsvinden.” Maar interactie, dat vindt niet zomaar plaats, toch? “Ik denk dat leden elkaar wel meer kunnen oproepen met ‘Hey, ik hoor dat je hier tegenaan loopt, is dat niet interessant om op KIA te delen?’. Ik zou zelf bijvoorbeeld wat vaker met mijn kerngroepleden kunnen overleggen dat we iets delen in onze Toezichthoudergroep of in de KIA Community groep.”

Gouden tip voor nieuwe leden? “Bekijk welke groepen voor jou belangrijk zijn, word er lid van en zet de juiste notificaties aan zodat je op de hoogte blijft van de informatie relevant voor jou. En durf vooral te reageren op anderen en vragen te stellen. Want collega’s in andere organisaties bezitten hele waardevolle kennis waar jij in je werk weer fijn mee verder kunt!”