Als in het verleden een archivaris is benoemd, is het dan onder de WNRA voldoende om dit benoemingsbesluit te vervangen door een aanwijzingsbesluit of moet er nu ook een arbeidsovereenkomst zijn?
Archiving by design is best een abstract begrip, waarvan lang niet voor iedereen bekend is wat dit precies inhoudt. Om wat duidelijker te maken hoe archiving by design in de praktijk kan worden toegepast, hebben we een praktijkvoorbeeld uitgewerkt. In een interview met Jeroen van Oss, Adviseur Informatiebeheer van de Gemeente Rotterdam, is geschetst hoe duurzame toegankelijkheid integraal onderdeel vormde van het aanbesteden en inrichten van een informatiesysteem in zijn werkpraktijk. Jeroen ...
Op 16 november vond een eerste VNG-leveranciersbijeenkomst plaats over het onderwerp vernietiging. Onderwerp van het gesprek was de vraag wat er nodig is om effectiever te kunnen vernietigen in het gemeentelijk informatielandschap. Het verslag van deze eerste bijeenkomst kun je hier lezen. Op 9 december vindt een vervolgbijeenkomst plaats. Dit initiatief vindt plaats in het kader van de ThemaTiendaagse Vernietiging van 13-24 januari 2020. Vernieuwing – naar centrale vernietigingsfunctionalit...
Hoe gaan overheidsorganisaties om met persoonlijke schijven? Bij mijn gemeente maken we er nog volop gebruik van en we lopen nu tegen de grenzen van de capaciteit aan. Wij zijn aan het bekijken hoe we de opslagcapaciteit per gebruiker kunnen beperken. Het liefst zouden we zien dat de collega's gebruik van onze mysite-oplossing. Maken jullie nog gebruik van persoonlijke schijven? En zo ja, hoeveel opslagcapaciteit stellen jullie in per gebruiker? Hoe bouwen jullie dit af voor deze omgeving?
Of kan die nog een tijdje mee? Elke organisatie die te maken heeft gehad met het opstellen van een vervangingsbesluit heeft een handboek vervanging geschreven. Velen hebben hiervoor de “Handreiking Vervanging Archiefbescheiden” geraadpleegd. Deze is in 2012 geschreven bij het toenmalige programma ‘Archief 2020’. Inmiddels komt het jaar 2020 elke dag dichterbij en wij (bij het Nationaal Archief) vroegen ons af: “Is de Handreiking Vervanging aan vervanging toe? Is er een update nodig, of laten...
Afgelopen september gaf ons platform acte de présence tijdens de Informatiedag van stichting Amigonan di Archivo van Archivo Nacional Aruba. Deze dag had als doel de opgaven, ontwikkelingen en visie van het eiland rondom (digitale) informatie te bespreken. Drie dagen werd een delegatie uit Nederland met o.a. de Algemene Rijksarchivaris, marketing manager en consultant van GO Opleiding mee op sleeptouw genomen. Vanuit KIA was ik aanwezig. Hieronder een kort reisverslag. Informatie op orde De...
Wat is archiving by design? De definitie van 'archiving by design' is als volgt: 'Bij het (her)ontwerpen van processen en daarbij gebruikte informatiesystemen worden ook de maatregelen bepaald én geïmplementeerd waardoor de binnen processen ontvangen en gemaakte informatie duurzaam toegankelijk is en blijft.' Met 'duurzaam toegankelijk' wordt bedoeld: Vindbaar; Beschikbaar; Leesbaar; Interpreteerbaar; Betrouwbaar; Bestand tegen veranderingen, voor zolang als nodig. Voorbeelden van desi...
De werkgroep 'archiving by design' heeft als doel om het principe van 'archiving by design' landelijk naar een hoger niveau te tillen. Dit doet de werkgroep door het instrumentarium te verbeteren en aan te vullen (zoals een handleiding, stappenplan, templates, etc.), praktijkvoorbeelden te verzamelen, verschillende categorieën toepassingen te onderscheiden, van elkaar te leren en misschien zelfs een opleiding te ontwikkelen. De werkgroep komt maandelijks een dagdeel bij elkaar voor een werks...
Afgelopen donderdag, 31 oktober ,hebben we op de najaarsbijeenkomst van het Platform Toezicht de wettenkaart gepresenteerd. In verschillende sessies, waaronder de workshop op de Archiefdagen, hebben we de belangrijkste punten opgehaald en verwerkt in de wettenkaart. Naast onze eigen beroepsgroep hebben we daarnaast input gehad van FG's, een griffie, een CIO, een information officer en juristen. Een leuk en intensief traject met als resultaat de wettenkaart! Zie ook: https://ki...
Beste collega's, Mijn organisatie vervangt regelmatig (op termijn te vernietigen) fysieke documenten voor digitale informatieobjecten om zodoende de werkprocessen te verbeteren en een zo min mogelijk hybride archief te hebben. Het proces is goed ingericht en bestuurlijk "afgehecht" met een besluit vervanging, een vervangingsregister en een jaarlijkse verklaring van vervanging. Het onderhouden en beheren van het vervangingsregister is een behoorlijk arbeidsintensief klusje. Dit zou ik graag ...
Ik ben op zoek naar volgende voorbeelden (modellen): - een verklaring van conversie of migratie - regeling conversie of migratie Heeft iemand ervaring met het opstellen van deze documenten? De volgende discussies heb ik al gezien: - http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wie-heeft-een-programma-van-eisen-voor-de-data-migratie-naar-een?commentId=2537796%3AComment%3A72006 - http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/model-voor-verklaring-van?commentId=2537796%3AComment%3A51698 - http://www....
Afgelopen dinsdag mocht ik een workshop 'archiving by design' verzorgen voor het RBB/DIV-platform. Ik liet naar aanleiding van een vraag uit de zaal de handreiking zien die in de Gemeente Amsterdam is opgesteld voor archiveringsvraagstukken rondom datawarehouses. Een aantal deelnemers vroeg me om het document te delen, dus daarom heb ik het op KIA geplaatst. Klik hier om het document te downloaden. Ik ben benieuwd of de Amsterdamse inzichten herkend en gedeeld worden.
Beste community! Graag nodig ik je van harte uit om een bijdrage te leveren aan de Kennis-en Innovatie agenda voor de periode 2020-2022. In een enquête kan je aangeven welke kennisthema's belangrijk zijn in je werk in het archief-en informatieveld. De Kennis-en Innovatie agenda is een hulpmiddel binnen het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) voor gezamenlijke en gestructureerde kennisontwikkeling en -uitwisseling. De agenda benoemt de belangrijkste (ontwikkel)thema’s voor de archiverin...
Steekproeven staan bij archivarissen al langer op het menu. Maar heel vaak worden ze niet besteld, laat staan beproefd. Dat is jammer, want bij waardering en selectie van archieven wil je soms meer mogelijkheden dan louter alles bewaren of louter alles vernietigen. Zeker nu door de verschuiving in selectiedoelstelling en –methodiek de belangstelling voor uitvoeringsinformatie alleen maar toeneemt. Waar ligt dit aan? Een eerste euvel is dat steekproeven in selectielijsten op de meest uiteen...
Goeie blog van Eric Burger over Archiveren ‘by design’. Lezen!
Net als veel andere gemeenten heeft onze gemeente een meldpunt ingericht voor medewerkers om een signaal van ondermijnende criminaliteit te melden. Het gaat om de mogelijkheid een melding te kunnen doen bij een "niet pluis" gevoel. Deze meldingen komen binnen via een webformuler en worden daarna (anoniem)behandeld door onze beveiligingsmedewerkers. Het kan leiden tot het zelf uitvoeren van toezicht, of ze worden besproken met ketenpartners (politie, jusititie, sociale recherche, etc.). De mel...
Met de recente uitspraak van de Raad van State over de Wob en WhatsApp & SMS, is de discussie opgelaaid: hoe gaan we chatberichten archiveren? Ook hier op dit platform is hier aandacht voor: de VNG heeft een handreiking gemaakt die ingaat op het vraagstuk rondom beleid en die praktische technische instructies geeft voor het veiligstellen van chatberichten. Vanuit het Nationaal Archief willen we overheidsorganisaties bij zowel het Rijk als decentraal, ook handvatten bieden voor de vragen die h...
Op 13 januari 2020 start de allereerste KIA-ThemaTiendaagse. Tien werkdagen lang staat het onderwerp vernietiging centraal en vinden er verschillende online en offline evenementen plaats. Noteer deze periode dus alvast in je agenda! Overheden hebben op grond van de Archiefwet natuurlijk al langer een vernietigingsplicht. Sinds de komst van de AVG is het bewustzijn voor zorgvuldige vernietiging alleen maar groter geworden. Tegelijkertijd is effectieve vernietiging onder invloed van de digita...
