Update

Monitor Digitale Informatie

Hoeveel digitale informatie zal de komende jaren vanuit de gemeenten worden overgebracht naar het e-depot van het Regionaal Archief Alkmaar? Het lijkt een simpele vraag, maar het blijkt nog niet zo eenvoudig om daar antwoord op te geven. Toch is het belangrijk voor een archiefdienst om dit te weten: het volume aan informatie is een van de belangrijkste cost-drivers van het e-depot. Om een langjarige begroting voor het e-depot te kunnen maken, is het nodig om te weten wat de kwantiteit en kwaliteit van de informatie is, wanneer informatie wordt overgebracht en of er duurzaamheidsrisico’s zijn.

Het Regionaal Archief Alkmaar heeft daarom een onderzoek uit laten voeren onder de bij ons aangesloten gemeenten: de Monitor Digitale Informatie.
Het rapport is nu beschikbaar: Rapport Monitor Digitale Informatie 2018 (pdf), of via onze website. Wij zullen het onderzoek jaarlijks gaan herhalen om zo een steeds accurater beeld van de aard, omvang en aangroei van digitale informatie bij de gemeenten te krijgen. De volgende uitvraag zal in september 2019 worden gedaan.

Het is op basis van deze eerste uitvraag nog te vroeg om verregaande conclusies te trekken over de aard en de omvang van de digitale informatie of uitspraken te doen over kengetallen. Toch is de informatie die al wél opgehaald is, zeer van belang voor ons om het beleid ten aanzien van het e-depot vorm te geven. Er is nu bijvoorbeeld duidelijk wat de omvang van informatie in enkele DMS’en, zaaksystemen en gezamenlijke schijven is. Ook kunnen we op basis van de resultaten van deze eerste monitor bij de volgende uitvraag veel gerichter vragen stellen, waardoor we een steeds completer beeld zullen krijgen van de verwachte instroom in het e-depot.