Kennisontwikkeling en ISO standaarden

Ieder jaar komt technical committee TC46 van de International Standards Organization (ISO) samen in een plenary meeting, de voorgaande twee waren in Parijs en Berlijn, en dit jaar van 19 tot 23 mei in Delft. TC46 is de commissie die zich bezig houdt met – het vrij generieke thema – information and documentation. Onder deze commissie valt weer een subcommissie – SC11, waar het voor het Nationaal Archief interessant wordt. Hier gaat het over archives and records management. In SC11 wordt onder meer gewerkt aan standaarden die aan de basis van informatie- en archiefbeheer liggen, zoals ISO 16175 en ISO 15489 (de basis van het DUTO-raamwerk). De Nederlandse standaardisatie organisatie (NEN) wordt door mijn collega Wout van der Reijden en mij vertegenwoordigd in SC11.

Binnen TC46 worden in andere subcommissies ook standaarden ontwikkeld voor bibliotheken en musea, bijvoorbeeld voor ISBN/ISSN, Dublin Core, of interbibliothecair leenverkeer. Daarbij is er ook een werkgroep die zich buigt over het WARC format, momenteel erg relevant vanwege website archiveren. Verder is de NEN commissie voor archief- en informatiemanagement ook lid van de ISO commissie die gaat over de belangrijke standaard OAIS.

Een vast onderdeel van iedere plenary is het zogenaamde social event. De ontvangende organisatie organiseert voor de internationale delegaties iets dat zowel vermakelijk als leerzaam is. Samen met NEN organiseerden het NA en de KB rondleidingen, presentaties, en natuurlijk hapjes en drankjes.

Zelf gaf ik een presentatie over hoe we bij het NA internationale standaarden gebruiken in de ontwikkeling van kennisproducten, en hoe het gebruik van de NA kennisproducten weer terugkoppelt naar de ontwikkeling van internationale standaarden. Natuurlijk is het interessant om te delen met internationale collega’s hoe het werk van ISO werkgroepen landt in de Nederlandse praktijk, en hoe praktijkervaringen weer gebruikt kunnen worden in de verfijning van internationale standaarden. Even relevant is het om dit met jullie, de beoogde gebruikersgroep van de kennisproducten, te delen en in een bredere context te plaatsen. Het is immers jullie gebruik van de kennisproducten en de terugkoppeling daarover die leidt tot nog meer relevantie in internationale standaarden.

De vraag die hier naar voren komt, is waarom een simpele copy paste van de standaarden niet genoeg is. Waarom deze nog verpakken in een kennisproduct? Het antwoord hierop ligt in een kerngedachte van het DUTO-raamwerk: passende maatregelen. Het is lastig generieke, abstracte, internationale standaarden te vertalen naar passende maatregelen op nationaal, lokaal en organisatie niveau. Dit is de rol die het NA neemt in de vorm van kennisproducten, standaarden zo vertalen dat deze gebruikt kunnen worden in passende maatregelen. En daarbij ook gedeeltes uit standaarden nemen om zo tot concepten te komen die beter aansluiten op de Nederlandse praktijk. Zo is het processen – functies – eisen model van het DUTO-raamwerk te zien als een fusie van ISO 16175 en ISO 15489.

De terugkoppeling vanuit het gebruik van NA kennisproducten naar de ISO werkgroepen vindt met name plaats wanneer kennisproducten de beheerfase in gaan. Dat is wanneer er evaluatie en feedback bij ons binnenkomt. Dan kunnen we mogelijk ook tot het inzicht komen dat er ISO standaarden zijn die aanpassingen nodig hebben, en dit onder de aandacht brengen.

De gehele presentatie is hier bijgesloten. Naast mijn presentatie, waren er ook nog presentaties van de KB en van VNG. Deze zijn hier ook bijgesloten. Vanuit de KB presenteerde Jeffrey van der Hoeven over preservation en de digitale collectie van de KB. Vanuit de VNG presenteerden Jonne Schaafsma en Joost van Koutrik over de selectielijsten voor gemeenten. Beide presentaties toonden de meerwaarde van standaarden in de wereld van archief, informatie, erfgoed en bibliotheken.

Voor wie het interessant vindt om mee te denken over standaardisatie, de NEN commissie voor informatie- en archiefmanagement is altijd geïnteresseerd in nieuwe leden.