invulhandboek vervanging, met handleiding

Beste allemaal,

Met veel plezier kunnen wij berichten dat gemeenten in de regio Zuidoost-Noord-Brabant en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) een invulhandboek en een handleiding vervanging archiefbescheiden hebben gemaakt! Ook zijn er toetscriteria ontwikkeld voor visuele controle van scans, controle technische metadata en controle beschrijvende metadata, inclusief beoordelingsformulieren. Voor de liefhebber: deze documenten zijn als bijlagen bij dit bericht ingesloten.

In het vervangingshandboek dient ook het door het college van B&W vastgestelde metadataschema opgenomen te worden. Een andere regionale werkgroep heeft samen met het RHCe hard gewerkt aan het maken van een regionaal basismetadataschema. Dit schema is 24 juni 2019 overeengekomen (voor geïnteresseerden: lees hierover meer in het berichtje van 1 augustus 2019 in de KIA-groep Metadata).

Handboek vervanging archiefbescheiden
Het RHCe wil zoveel mogelijk aansluiten bij wat landelijk wordt geadviseerd/gedaan, daarom zijn het invulhandboek en de handleiding sterk gebaseerd op de landelijke ´Handreiking vervanging archiefbescheiden´, versie 2, uit 2016 van Archief2020. De opzet is wel anders: van de landelijke handreiking is een invulhandboek gemaakt met bijbehorende handleiding. De handleiding heeft dezelfde opbouw als het invulhandboek: door middel van acht stappen wordt een gemeente door het vervangingstraject geleid. In de handleiding wordt uitleg gegeven en worden bij iedere stap vragen gesteld zodat de gemeente weloverwogen keuzen maakt. De antwoorden op de vragen worden in het invulhandboek getypt. Alle vragen beantwoord? Klaar is het handboek!

Verwachte voordelen invulhandboek
· Een gemeente heeft (veel) minder werk (hoofdzakelijk invullen invulvelden).
· Een gemeente weet dat alle noodzakelijke onderdelen in het handboek worden behandeld.
· Een gemeente weet dat het handboek up to date is, omdat het RHCe alle ontwikkelingen bijhoudt op dit gebied. Let op! Het is dus wel belangrijk dat de laatste versie wordt opgevraagd.
· Voor het RHCe is het invulhandboek ook fijn, want daardoor lijken alle handboeken op elkaar en kan het RHCe snel toetsen.
· Dat is weer fijn voor een gemeente, want deze ontvangt daardoor snel advies van de archivaris.

Een gemeente is overigens niet verplicht om met het invulhandboek te werken. Als een gemeente graag zelf een vervangingshandboek wilt schrijven, kan dat ook. De gemeente dient er wel rekening mee te houden dat het maken van een vervangingshandboek niet eenvoudig is, en dus goed moet kijken wie in de organisatie dit kan oppakken alsook dat deze persoon hier voldoende tijd voor krijgt.

Bedankt!Het RHCe wil alle gemeenten hartelijk bedanken voor hun bijdrage: gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen, Son en Breugel, Bergeijk, Eersel, en Reusel-De Mierden. Deze gemeenten waren gesprekspartners en hebben proefgedraaid.

Zelf aan de slag?
Ga jij het invulhandboek, de handleiding en/of de toetscriteria gebruiken, en kom je iets tegen wat verbeterd kan worden? Laat dit dan weten. Zo maken we er samen een betere versie van!

Vragen? opmerkingen? Neem contact op met Ivonne Lipsch van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, i.lipsch@rhc-eindhoven.nl.