Hechtmechanisme zipclips ('zippels') in statisch archief
- feb 2011
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 9
- 64
Hier volgt een voorbeeld uit de praktijk van een inventarisator in het papieren tijdperk:
Er schijnen voor- en tegenstanders te zijn van het gebruik van zogenaamde 'zipclips' ('zippels') om papieren archiefstukken aan elkaar te hechten.
Tegenstanders vinden dat deze 'zippel' extra ruimte inneemt en bovendien het omslagvel van de archiefstukken kan beschadigen.
Waarschijnlijk vragen zij zich ook af of deze 'zippels' het 'eeuwig leven' hebben ?
Voorstanders (zoals ik, als ex-DIV'er) vinden dat stukken niet gauw door elkaar kunnen raken als je 'zippels' gebruikt en dat het zodoende altijd duidelijk is welke stukken bij elkaar horen.
Want ik geef het u te doen om bijvoorbeeld een stapel niet ingebonden notulen van meerdere pagina's die door elkaar geschud zijn, te herordenen. (en wat kost dat ?)
Bovendien zijn de 'zippels' tegenwoordig van 'zuurvrij' materiaal.
Om mijn pleidooi voor het gebruik van 'zippels' te onderstrepen, heb ik onlangs het volgende gedichtje gemaakt:
Pro Memorie
Aangetroffen door een knecht:
diverse stukken zogezegd
daarvan komt niet veel terecht
zonder 't aangaan van een gevecht
om de orde die is gehecht
aan ùw geheugen, met het recht
op een archief wint u het plecht !
Echt !
Wim v.d. Hoonaard.
Verken
Gezocht: versterking van de Lobby-commissie
Voor de commissie Lobby van de KVAN zijn wij op zoek naar één of twee nieuwe leden die zich in willen ...
Overheid gaat ten onrechte uit van rationele burger
Ik geloof dat archiefdiensten het dan iets beter doen dan 'de overheid' in het algemeen:"Met de opkoms...
Reacties
Ik wou toch nog even de laatste .regels van mijn gedicht wijzigen in:
(....)
aan ùw geheugen met het recht
op een archief is het pleit beslecht.
Echt !
Wim v.d. Hoonaard.
Bij Archief Delft worden inderdaad ook de zippels geweerd waardoor documenten los in blauwe mappen komen te zitten. Ik onderken ook het risico dat daarmee wordt gelopen dat de orde van de documenten (en wellicht dus ook een contextueel verband) verloren kan gaan. Zelf neig ik ook meer, vanwege dat feit, voor behoud van zippels maar ik denk dat ik daar zelf min of meer alleen in sta. Ik zou niet weten wat voor ruimte besparing er ontstaat en of dat opweegt tegen het andere belang. Ik zal binnenkort die discussie toch nog wel eens willen aangaan. Maar voorzie niet dat we met terugwerkende kracht dat gaan herstellen. Dan hoop ik dat digitalisering ook daar een uitkomst kan bieden.
Het extra ruimte-probleem van zippels zie ik niet als een probleem. Zippels vragen wel extra ruimte, maar of dat een bezwaar is tegen het gebruik? De beschadigingen zijn volgens mij wel een probleem, maar niet zozeer ten aanzien van het omslagvel als wel schade aan de stukken zelf. Immers, bij het doornemen van een gezippeld dossier blijkt in mijn praktijk maar al te vaak dat stukken gaan scheuren op en bij de perforaties. In de praktijk krijg je dan beschadigde (half)losse stukken in een gezippeld dossier, waardoor die losse stukken buiten het dossier gaan steken en daardoor nog meer schade oplopen. Alleen al om die reden zou ik de zippels achterwege laten. Het risico van het verloren gaan van de (volg)orde bij het ontbreken van zippels is natuurlijk aanwezig. Maar het gebruik van zippels voorkomt dat niet, deze kunnen immers open en dicht. Gebruikers zullen stukken ook vaak uit de zippels halen, dat leest namelijk een stuk gemakkelijker. Ook het kopiëren van een gezippeld stuk gaat vrijwel niet, zeker niet zonder het risico van schade. Daarnaast: niet alle stukken in een dossier zitten in de zippel. Regelmatig kom ik stukken tegen die niet gezippeld zijn maar wel geniet of gepaperclipt (is dat een bestaand woord?) zijn aan een ander stuk. Je kunt natuurlijk bij de verzorging van een dossier alsnog dergelijke stukken ontnieten en in de zippel stoppen, maar vaak gaat het daarbij om allerlei aantekeningen op kleine stukken papier, helemaal volgeschreven. Waar ga je die dan perforeren zonder tekstverlies? Of desnoods met één gaatje, waardoor het stukje papier scheeft in het dossier komt te zitten met alle beschadigingen van dien? Ik vraag me af of het zippelprobleem een wezenlijk ander probleem is dan het gebruik van welk bind- of hechtmiddel dan ook. Immers, elk bind- of hechtmiddel veroorzaakt schade aan de stukken, neemt extra ruimte in, maar zorgt wel voor het contextueel verband. We hebben met zijn allen geaccepteerd dat bijvoorbeeld paperclips zoveel mogelijk verwijderd worden uit de stukken vanwege de schade die ze kunnen veroorzaken, maar we accepteren dan wel dat het verband zoek kan raken. Terwijl er toch prima zuur- en weekmakervrije kunststof paperclips zijn die we in de plaats van de metalen paperclips kunnen plaatsen (en er zijn ook goede kwaliteitsnieten verkrijgbaar die misschien best aan de eisen goede staat kunnen voldoen). Waarom dan niet accepteren dat de zippels uit het dossier gaan? Een laatste: het gebruik van zippels geeft een gevaarlijk gevoel van zekerheid dat kan uitmonden in ongelukjes als het op de grond vallen van de inhoud van een volledig dossier. Losse stukken in een map geven die 'zekerheid' van gebondenheid niet, waardoor de gebruiker vaak voorzichtiger met het dossier omgaat.
Ik zeg ook maar eens wat zonder enige ervaring op het gebied van DIV en de archiefvorming bij mij thuis kan ook beter.
Maar gewoon de pagina's in het dossier nummeren. Dan is reconstructie altijd mogelijk.
Want jullie vergeten dat als er stukken uit de zippel gelicht worden, voor raadpleging, om eens lekker uit te vouwen of om te kopiëren dat ze niet altijd op de juiste plaats worden teruggeplaatst, zeker niet als het meerdere niet op achter elkaar gezippelde stukken gaat.
Goh, dat ik me nog eens zou uitlaten over het gebruik van de zippel! ;)
@Luud: Ik mag niet schrijven op archiefstukken.
@Aike: van die zuurvrije paperclips wist ik niets af. Maar ik ben niet zo'n voorstander van paperclips omdat daarmee andere stukken erachter kunnen 'haken' en stukken los kunnen raken door dat haken en door elkaar kunnen komen te zitten.
Dank jullie wel voor de serieuze reaktie. Het is ook een serieuze zaak. Het zou allemaal geen probleem zijn ALS WE DE GEBRUIKER VAN DE ARCHIEVEN KONDEN VERTROUWEN (zie laatste zin van AIKE). Dan zou ik NIETS HECHTEN.
@Bennie: Ook bedankt voor de reaktie. Er blijken dus echt voor- en tegenstanders te bestaan voor het gebruik van zuurvrije zippels.
Natuurlijk kan digitalisering een oplossing zijn. Maar dan moeten de papieren wel in orde (!) zijn, voordat je ze 'erin stopt'.
(ook bij de computer geldt, zoals we weten: 'Wat je erin stopt krijg je er weer uit'). Bennie Blom zei:
Bij Archief Delft worden inderdaad ook de zippels geweerd waardoor documenten los in blauwe mappen komen te zitten. Ik onderken ook het risico dat daarmee wordt gelopen dat de orde van de documenten (en wellicht dus ook een contextueel verband) verloren kan gaan. Zelf neig ik ook meer, vanwege dat feit, voor behoud van zippels maar ik denk dat ik daar zelf min of meer alleen in sta. Ik zou niet weten wat voor ruimte besparing er ontstaat en of dat opweegt tegen het andere belang. Ik zal binnenkort die discussie toch nog wel eens willen aangaan. Maar voorzie niet dat we met terugwerkende kracht dat gaan herstellen. Dan hoop ik dat digitalisering ook daar een uitkomst kan bieden.
Mogelijke oplossing:
Een zippel is niet meer nodig als:
Iedereen die een document maakt dat uit meer dan één pagina bestaat, geeft duidelijk aan met paginanummers en een extra aanduiding bij welk document die bladzijde hoort...
(wordt dit overigens wèl gedaan met digitale pagina's ?)
(ik lijk wel een schoolmeester).
Ik wil wel even een kleine knuppel in het hoenderhok gooien: waarom zou je niet op archiefstukken mogen schrijven? In alle fasen van archiefvorming en -beheer worden er allerlei toevoegingen aan stukken gedaan. Die toevoegingen hebben betrekking op de inhoud (bv aantekeningen in de marge, doorhalingen en aanvullingen gesteld door een ander dan de oorspronkelijk opsteller van een stuk) zowel als op het beheer (allerlei registratuurkenmerken, verblijfskenmerken etc.). Waarom zou je dan in de statisch fase geen beheerskenmerk op een stuk mogen zetten? Ik zie dat niet zo. Ik kan me ook herinneren dat dat in het verleden volstrekt normaal was, zie de vele stukken met stempels van archiefbewaarplaatsen die als kenmerk op stukken werden gezet. Een andere vraag is of je wel moet willen dat elk stuk uiteindelijk van een 'paginanummer' wordt voorzien. Dat levert toch echt dagwerk op, zeker bij de grotere archiefbewaarplaatsen.
O ja, Wim, ik heb volgens mij niets gezegd over de betrouwbaarheid van gebruikers van archieven ... Wim van den Hoonaard zei:
@Luud: Ik mag niet schrijven op archiefstukken.
@Aike: van die zuurvrije paperclips wist ik niets af. Maar ik ben niet zo'n voorstander van paperclips omdat daarmee andere stukken erachter kunnen 'haken' en stukken los kunnen raken door dat haken en door elkaar kunnen komen te zitten.
Dank jullie wel voor de serieuze reaktie. Het is ook een serieuze zaak. Het zou allemaal geen probleem zijn ALS WE DE GEBRUIKER VAN DE ARCHIEVEN KONDEN VERTROUWEN (zie laatste zin van AIKE). Dan zou ik NIETS HECHTEN.
@Aike: Bedankt voor de reaktie. Ik denk dat we ons 'gezond verstand' maar moeten gebruiken t.a.v. wel of niet schrijven (c.q. stempelen) op archiefstukken. En als we dan schrijven, dan maar met potlood, lijkt mij.
Wat betreft de 'zippels': ook het 'gezond verstand' gebruiken. Als er een vermoeden is dat stukken bij het door elkaar raken hun orde en de begrijpelijkheid verliezen, toch maar 'zippelen'.
Zippels gebruiken bij dossiers waarin m.b.t. 'tabstroken' diverse 'facetten' zijn gerangschikt, lijkt mij bijvoorbeeld onontbeerlijk ! (want hoe weet je als het door elkaar raakt, welke stukken bij welke tabstrook hoort; dat kost dagen werk !).
Inderdaad had je (AIKE) niets gezegd over betrouwbaarheid van gebruikers van archieven, maar er kan natuurlijk altijd iets fout gaan, als men stukken door elkaar haalt. Ook kunnen er stukken uit een omslagvel vallen. (gelukkig gebeurt dit bijna nooit...).
Dit kan uiteraard ook gebeuren bij archiefpersoneel zelf...
Toch vraag ik me nog wel af, hoe DIGITALE STUKKEN met elkaar in verband gebracht worden (hoe worden pagina's aan elkaar 'gehecht' ? Of is dat niet nodig ? Gaat dat automatisch ? Kunnen hier ook pagina's door elkaar raken ? Dat kan wel bij geSCANde stukken, lijkt mij !).