Netwerkschijf opgeschoond? Ervaringen gezocht!

Wij zijn bij het RIVM een traject gestart om met behulp van software de netwerkschijven te analyseren en op te schonen. Ik ben bereid om in een gesprek toe te lichten wat we doen. Je kan contact met mij opnemen via thomas.meuwese@rivm.nl

Wij zijn als gemeente een traject gestart door het aanschaffen van een recordmanagementtool (RM-tool van VHIC). Ervaringen kan ik nog niet delen, we starten per vandaag met de inventarisatie.

Aangepast op 23 juni

Wij gebruiken hiervoor ook de RM tool, maar als basis hebben we van ICT een treesize export ontvangen, waardoor we wel al op voorhand een praatstuk hebben. Ook wij starten hiermee volgende maand. Wat we ook ingepland hebben is een extra curcus Clean up day van VHIC, die ons (naast onze eigen goede ideeen) nog wat extra handvatten kan geven en ervaringen met ons zal gaan delen.

Aangepast op 24 juni

Vanuit VHIC hebben we een stappenplan opgesteld voor het opschonen van een netwerkschijf met behulp van de RMTool, dat biedt wellicht ook inspiratie. Ik voeg hem hieronder bij.

Binnen EZK DIA heb ik kortgeleden een Opruimweek georganiseerd. Aan de hand van 5 thema's konden teams aan de slag met opruimacties. Hier is een spelelement aan toegevoegd, zowel op teamniveau als voor individuele medewerkers. Dezer Opruimweek ging breder dan alleen de netwerkschijven. We hebben medewerkers richtlijnen meegegeven om de eigen netwerkschijven op te ruimen en zo nodig informatie aan bestaande/lopende dossiers toe te voegen. We zijn medewerkers echt zelf aan het werk gezet. De reacties waren positief, en er is ook behoorlijk wat informatie van de netwerkschijf naar dossiers in het DMS overgezet. De opzet van de Opruimweek en de thema's kan ik met jullie delen.

Bij een eerdere opdracht heb ik een demo gezien van Bitstop van Van Kaliber. Zij lieten een scan draaien op een netwerkschijf waarna de gevonden documenten automatisch van metadata voorzien werd. Wellicht ook interessant om daar je licht op te steken: Home - Van Kaliber

@nweenink Ik heb interesse in de opzet en thema's. Kun jij mij deze laten toekomen?

Een mooie uitdaging! Ik heb zelf hier geen ervaring mee, maar de gemeente Meppel heeft een stuk AI ('ClassifAI') gebruikt om de medewerkers te helpen om te bepalen wat er met een bestand moet gebeuren.

De tool neemt geen automatische beslissingen maar is vooral om te helpen opruimen. Het verplaatsten moet nog door de werknemers zelf gedaan worden. De tool voegt ook een stukje metadata toe, meen ik mij te herinneren.

Succes met dit project! Deel je straks ook hoe het is gegaan?