Wie heeft tips voor het opstellen van een lijst met gevoelige panden voor de openbaarheidsbeperkingen van bouwdossiers?

Reacties

• • Berry Bots
  • 1722337180

  Bij de ABG-gemeenten hadden we de volgende soorten panden op de lijst(en) staan:

  • gemeentelijke gebouwen (gemeentehuis plus gemeentewerf/milieustraat)
  • brandweerkazernes
  • politiebureaus en/of posten
  • defensie (vliegveld plus munitieopslagplaatsen)
  • gasopslag- en verdelingsstations
  • rioolwaterzuivering
  • banken plus panden met ingebouwde geldautomaten
  • bedrijven die werken met bepaalde gevaarlijke chemische of nucleaire stoffen
  • woning van de burgemeester

  Aanvankelijk hadden we alleen een lijst voor de bouwvergunningen, maar toen we de milieuvergunningen gingen digitaliseren kwamen er wat categorieën bij zoals bedrijven, een gasdistributiepunt en de rioolwaterzuivering.

  De lijsten kwamen tot stand in overleg met de afdeling Vergunningen. Raadzaam is wel om wat zaken zelf in de gaten te houden zoals het sluiten van banken of het plaatsen van nieuwe geldautomaten. Ook bij de komst van een nieuwe burgemeester wil wel eens vergeten worden om de dossiers m.b.t. het nieuwe woonadres dicht te zetten.

  
• • Bram Klapwijk
  • 1722415610

  Vanuit ons archief gaven we laatst deze lijst mee aan een gemeente. Denk er daarnaast ook aan dat je de wettelijke grond van beperking moet meegeven en op welke termijn het dossier/stuk openbaar wordt (zou ook automatisch berekend kunnen worden o.b.v de grondslag).

  - Banken
  - Gevangenissen
  - Politiebureau
  - Militaire en semimilitaire objecten
  - Opvangtehuizen / Blijf van mijn lijf huizen
  - Geldautomaten
  - Station
  - Drinkwaterproductiefaciliteiten
  - Hoogspanning schakelstations
  - Ambtswoning van de burgemeester

  
• • Lars Mogelin
  • 1722516652

  Er is vorig jaar een kennissessie georganiseerd vanuit de KVAN over beschikbaar stellen van bouwdossiers. Daar is dit onderwerp ook ter sprake gekomen. Ging voornamelijk over auteursrechten en persoonsgegevens, maar ook over de beperking in de openbaarheid van gevoelige objecten. Mijn organisatie (gemeente Amsterdam) heeft daaraan ook een bijdrage geleverd. In bijgevoegde link een overzicht van wat er besproken. Daar wordt verwezen naar een kennisdocument waarin in bijlage 2 (laatste pagina) een mooie opsomming staat van categorieën van gevoelige objecten.

  KVAN - Kennisdocument - beschikbaar stellen van bouwdossiers

  

  Lars Mogelin heeft een nieuw document toegevoegd

  315.2-Kennisdocument-Bouwdossiers-KVAN-2024.pdf (PDF, 680 KB)

  • 1722516755

  
• • Jason Tip
  • 1722928371

  We zijn op dit moment bij ons in het archief ook bezig met het opstellen van een lijst met gevoelige panden, we vonden dat de bijgevoegde lijst van gemeente Oosterhout een goede basis biedt.

  

  Jason Tip heeft een nieuw document toegevoegd

  Uitsluitingslijst_gemeente_Oosterhout_2021.pdf (PDF, 73 KB)

  • 1722928293

  
• • Maria Willems
  • 1722933098

  Wij hebben in Zwolle ook het ziekenhuis, de rechtbank, een olieopslag en twee chemische fabrieken op de lijst staan.

  
• • Marcel Jacobs
  • 1723546381

  Naast alle bovengenoemde objecten hebben wij ook de musea op de lijst staan

  
• • Jelto van 't Foort
  • 1723553434

  Op welk moment in het proces voegen jullie de openbaarheidsbeperkingen toe? Mijn voorkeur zou het hebben om direct bij de eerste registratie de openbaarheidsbeperkingen toe te voegen en niet pas vlak voor het overbrenging of pas na het overbrengen, omdat je er anders in het kader van de WOO niet zoveel meer aan hebt. En maken jullie gebruik van alle attributen onder 'beperking gebruik' van het MDTO? Bijvoorbeeld 'beperking gebruik termijn' en 'trigger start looptijd'. Ik zie enkel de looptijden 110j BSN, 75 STAAT en 20j OVERIG, maar vanaf welk moment en zijn dit altijd de toe te passen termijnen?

  
• • Jojanneke van Steenbeek
  • 1723622295

  Iedereen heel erg bedankt voor jullie input, wat mooi om te zien hoe verschillende archiefinstellingen hier mee om gaan. Wij gaan jullie feedback gebruiken voor het opstellen van onze lijst.

  Het zou inderdaad het mooiste zijn als de beperkingen direct bij registratie meegegeven worden. Ook dit gaan wij opnemen in ons proces.

  Op dit moment zijn wij bezig met het ordenen van oude bouwvergunningen voor ons e-depot en moeten wij dus achteraf deze lijst nog toepassen. Zeker niet ideaal en ook niet zoals het hoort maar wel noodzakelijk.

  
• • Theo Vermeer
  • 1723731158

  Toch blijven er bij mij een aantal juridische vragen liggen. 1) als een object meerdere gebruikers heeft (bijvoorbeeld: benedenetage een bank en boven een woning). Volgens de de huidige Archiefwet splitsen we een dossier niet, dus zou naar ons gevoelen een gebruiker van een gevoelig object toestemming tot moeten geven aan de woninghuurder/eigenaar die in het andere deel wil verbouwen en daarvoor tekeningen in wil zien.2) hoe gaan we om met het verschil tussen eigenaren en gebruikers van een object?

  3) ten slotte tobben wij met de vraag hoe we de tekeningen van gevoelige objecten in openbaarheid beperken, want wat vandaag een gevoelig object is kan dat morgen niet meer zijn en sommige objecten blijven veel langer dan 75 of 100 jaar een gevoelig object (stadhuis bijvoorbeeld). Hoe leg je dat vast? Mijn mening is, dat je zo'n lijst gevoelige objecten moet vertalen naar een 'besluit beperkt openbaar achteraf' (zie de handreiking van de VNG 'beperkt waar het moet'), maar hoe leg je dat vast in zulke situaties?

  
• • Jelto van 't Foort
  • 1723732322

  Goede vragen Theo. Ik heb dezelfde vragen.

  
• • Niels van Driel
  • 1724061423

  Deze vragen raken aan het beheer van gegevens die van belang zijn voor de openbaarheid. Archiefinstellingen zullen nauwere banden moeten onderhouden met afdelingen vergunningverlening etc. De vraag is of je daarmee alle veiligheidsrisico’s afdekt. Zolang bijvoorbeeld een gebruiker geen vergunning nodig heeft, kan een huurder buiten beeld blijven. Wie weet er dan dat een pand eigenlijk gevoelig is geworden?

  Gevoeligheid als zodanig telt niet voor de wet en zal dus zo nodig vertaald moeten worden naar openbaarheidsbeperkingen en/of besluiten om tekeningen van dergelijke panden niet online te zetten.

  De nieuwe Archiefwet maakt het makkelijker om alsnog een beperking op de openbaarheid op te leggen (art. 7.5), maar hiervoor is een trigger nodig, dus informatie-uitwisseling.

  In de praktijk blijven er voetangels en klemmen. Het lijkt me niet zo problematisch als een pand verandert van ‘gevoelig’ naar ‘gewoon’. Ingewikkelder is het omgekeerde: dat een gebouw van functie verandert van bijvoorbeeld winkel naar politiewijkbureau, of van woning naar ambtswoning, terwijl de tekeningen van zo’n pand al online toegankelijk waren of mogelijk in kopie circuleren.

  Nog een paar overwegingen:

  1. het lijstje ‘gevoelige’ panden blijft kort, dus redelijk beheersbaar;
  2. art. 7.5 spreekt in termen van ‘tenzij de voortdurende openbaarheid van die documenten onaanvaardbaar zou zijn’. Wat je niet kunt voorzien, brengt beperktere verantwoordelijkheden met zich mee. Je kunt pas ingrijpen als je de conclusie kunt trekken dat langere openbaarheid onaanvaardbaar is;
  3. er is meer dan tekeningen: wat te denken van een woning die op de nominatie staat om mogelijk als ambtswoning voor de burgemeester te dienen, maar waarvan alle hoeken en gaten inmiddels ‘in kaart’ gebracht zijn door het krakersgilde? Ja, ook dat was Rotterdam.

  Terzijde: er is bij het Nationaal Archief een nieuwe handreiking openbaarheid bij en na overbrenging in de maak, als vervanger van de brochure “Openbaar tenzij”.