Wie gebruikt MS Purview voor het voldoen aan de Archiefwet aangaande e-mailarchivering?

Reacties

• • Remco van Beek
  • 1733815631

  Hallo Ron,

  Wij zijn specialisten op het Microsoft-platform voor overheden en hebben veel ervaring in het configureren van deze inrichting bij onze klanten. Als je wilt, kan ik een van mijn collega's vragen even contact met je te zoeken?

  Groet,
  Remco

  
• • Rene IJperlaan
  • 1733818924

  Ha Ron,

  Zie dit artikel op KIA Het implementeren van de sleutelfunctiemethodiek voor e-mailarchivering bij de gemeente Utrecht - KIA community . Als je op KIA zoekt op "Purview" vindt je nog tal van andere artikelen die je wellicht wat verder helpen..

  Succes, René

  
• • Thom Schuring
  • 1733822204

  Dag Ron, we hebben het zelf nog niet ingericht, maar ik heb de volgende LinkedIn post hierover ooit opgeslagen: https://www.linkedin.com/pulse/purview-records-management-inzetten-tbv-de-dennis-hogewoning-apeye/

  
• • Robert Wetting
  • 1733828056

  Aangepast op 10 december

  In aanvulling van het artikel wat @thomschuring noemt zijn dit nog twee nuttige artikelen. Het artikel van Eric Burger is meer voor beeldvorming. Het andere artikel van Dennis Hogewoning is het vervolg op het artikel waar Thom naar verwijst.

  1. https://ericburger.nl/emailarchivering/e-mailbewaring-volgens-capstone-met-microsoft-365-purview/
  2. https://www.linkedin.com/pulse/how-purview-inzetten-voor-de-archiefwet-technische-hogewoning-70hue/?trackingId=XUs3XT1/TPuUsokH7ZuToQ==

  
• • Ronald de Wit
  • 1733833885

  Beste Ron,

  Ik ben als projectmanager binnen een gemeente betrokken bij het inrichten van MS Purview om zo te voldoen aan de selectielijst e-mailbewaring en zijn met de laatste uitdagingen bezig om live te kunnen gaan. Indien gewenst kun jij contact met mij opnemen.

  Groet, Ronald

  
• • Seger de Laaf
  • 1733909630

  Aangepast op 11 december

  Hoi Ron, bij het Rijk zijn we Microsoft al enige tijd aan het onderzoeken als systeem voor het veiligstellen of archiveren of e-mails. In mijn beleving zijn er een aantal zelfstandige bestuursorganen en gemeenten die al redelijk ver zijn met deze oplossing: Bij de Tweede Kamer zou je Vincent Lageweg kunnen bellen of Eric Knijff van de Politie Nederland. Bart Ballaux weet er meer van bij de Gemeente Rotterdam. Als je een partij met ervaring zoekt die je kan begeleiden bij de implementatie, kan ik Content Strategy (Adriaan) aanraden. Suc6!

  
• • Jelto van 't Foort
  • 1734342440

  Ik zie vooral beren op de weg inzake e-mailarchivering voor gebruikers. Ik denk dat het best lastig voor een normale gebruiker is om te identificeren en selecteren wat wel en niet archiefwaardig is. Gebruikers zijn met name bekend met hun eigen werkprocessen en zullen een goede inschatting kunnen maken welke e-mails daarvoor in de daarvoor in bestemde vakapplicatie(s) moeten worden opgenomen. Archivering zou dan logischerwijs via de vakapplicatie(s) moeten lopen en ofwel de vakapplicatie is archiefwaardig of moet worden gekoppeld aan een zaaksysteem of DMS.

  Zoeken we nu naar een manier om een weerbarstige praktijk te ondersteunen of moeten we eigenlijk gedrag aanpakken waarbij zakelijke mails zo min mogelijk via persoonlijke mailadressen moeten worden ontsloten? Moet je niet al bij onboarding wijzen op de verantwoordelijkheid van medewerkers om verantwoord met inkomende, interne en uitgaande mails om te gaan? Mijn gevoel zegt dat we hiermee slecht gebruik van email(opslag) stimuleren en goedpraten terwijl het wel heel lastig is te voldoen aan de archiefwet.

  Ik weet ook niet of het helpt dat we selectienummer 30 op hebben genomen in de selectijlijst, omdat je volgens mij hiermee alleen maar een archiefnominatie kiest en geen echte classificatie (overige 29 selectienummers) toepast. Kortom.. ik ben benieuwd naar goede praktijkvoorbeelden waarbij dit zorgvuldig in is gericht.

  
• • Jack Karelse
  • 1735025419

  Eens @jeltovantfoort Het is een beetje 'alles beter dan niets'.
  Het is een lastig vraagstuk. Of juist niet.....

  
• • Ilona van der Linden
  • 1736155915

  Aangepast op 6 januari

  Ha Ron, vanuit de gemeente Utrecht waren we een van de eerste die live waren met e-mailarchivering, waarvoor wij inderdaad Purview vanuit M365 hebben gebruikt. Laat maar weten als je daar een keer over wilt sparren, of ik verbind je door met een van de functioneel beheerders voor de echt technische vragen. Ik raad je ook aan om deze eens te bekijken, hier vertellen ik (Utrecht) en Wouter (Tilburg) over onze oplossing: Grip op informatie: E-mailarchivering op basis van de capstone-methodiek 12-11-2024
  @jeltovantfoort capstone is een super slechte oplossing, maar wel beter dan niets doen. Vanuit de gemeente Utrecht zien we dit echt als vangnet, we vragen nog steeds mensen om belangrijke communicatie op te slaan bij de dossiers. Maar we zien ook dat we al jaren mensen het juiste gedrag proberen aan te leren, en al jaren gaat dat niet goed. Mensen ruimen hun eigen mailboxen nauwelijks (verwijderde items en verzonden items al helemaal niet) op, en met deze oplossing zet je wel een maximum termijn daaraan. Beheer is uiteindelijk geregeld. Tenzij jij in jouw organisatie iedereen laat mailen vanuit de taakapplicatie of zaaksysteem en inderdaad alles vanaf het begin strak hebt ingeregeld, dan zou je capstone misschien niet nodig hebben. Ik ben echter bang dat er maar weinig organisaties zijn die dat kunnen zeggen.