Oproep aan archivarissen: hulp en duiding gevraagd bij overdracht adoptiedossiers vanuit mensenrechtenperspectief

Vraag : Duiding gevraagd bij overdracht #adoptiedossiers,

Ik richt me nadrukkelijk tot jullie professionele expertise, omdat juist archivarissen unieke kennis hebben over contextbehoud en verantwoordelijkheid in dit soort overdrachten.

Archiefkundige en mensenrechtelijke perspectieven

Beste archivarissen,

Als onderzoeker archief en adoptie wend ik mij tot jullie met een verzoek om professionele duiding bij de overdracht en het beheer van adoptiedossiers en persoonsdossiers van adoptievergunninghouders, evenals de bredere adoptiedocumentatie over de uitvoering van interlandelijke adoptie die wordt overgebracht naar een RvIHH en daarna het Nationaal Archief.

In mijn onderzoek valt met name de beperkte transparantie op rondom de totstandkoming van overdrachtsafspraken en -overeenkomsten tussen particuliere archiefvormers en de ontvangende instelling(en). Voor betrokkenen is onvoldoende (pro actief) inzichtelijk hoe deze besluiten zijn genomen, welke archiefkundige keuzes daarbij zijn gemaakt en wat dit betekent voor de toegankelijkheid en duiding van hun eigen levensgeschiedenis.

Ik ervaar in gesprekken met uiteenlopende partijen (ministeries, inspecties, advocaten, uitvoeringsorganisaties ,INEA, archiefinstellingen en adoptievergunninghouders etc.) dat blijkt dat er geen eenduidig beeld bestaat van hoe deze overdrachten archiefkundig zijn ingericht en welke gevolgen zij hebben voor:
a) context en volledigheid van dossiers
b) vindbaarheid en feitelijke toegankelijkheid voor betrokkenen
c) verantwoordelijkheid en toezicht in de fase vóórdat sprake is van overheidsarchief

Uit de beperkte beschikbare informatie lijkt bovendien dat adoptievergunninghouders verschillend handelen in de voorbereiding van overdracht. Vanuit archiefkundig perspectief weten we dat iedere verplaatsing, herordening of hercontextualisering risico’s kent voor informatie- en contextverlies. Wanneer dossiers betrekking hebben op identiteit, afkomst en mogelijke mensenrechtenschendingen, krijgen deze risico’s een extra gewicht.

Dit roept ook vragen op over toezicht en zorgplicht in de periode waarin dossiers nog geen overheidsarchief zijn, terwijl beslissingen in die fase wél bepalend zijn voor latere inzage en waarheidsvinding. Inspectie vindt immers pas plaats zodra formeel sprake is van overheidsarchief, waardoor een archiefkundige en ethische tussenruimte ontstaat.

Vanuit mensenrechtenperspectief, waaronder het recht op identiteit, het recht op toegang tot informatie en het recht op waarheid, is dit een relevante en ongemakkelijke constatering. Het spanningsveld tussen AVG, Archiefwet en deze rechten lijkt in de praktijk niet altijd expliciet vanuit het perspectief van betrokkenen te worden gewogen.

Graag nodig ik archivarissen/professionals uit om ons mee te helpen te reflecteren op de volgende vragen:
1. Welke archiefkundige en ethische afwegingen zijn gemaakt bij deze overdrachten?
2. Hoe wordt binnen deze processen het spanningsveld tussen privacybescherming en het recht op kennis van de eigen levensgeschiedenis gewogen?
3. Waar ligt volgens u de professionele verantwoordelijkheid van archivarissen in de fase vóórdat dossiers overheidsarchief worden?
4. Bij wie kunnen betrokkenen terecht voor transparante en eenduidige uitleg over deze processen?

Ter context verwijs ik naar de bijgevoegde notitie (zie bijgevoegde pdf), waarin het formele kader van de overdracht wordt geschetst en het ministerie van Justitie en Veiligheid als eigenaar van deze dossiers is/wordt aangewezen. Dit roept de vraag op hoe eigenaarschap zich verhoudt tot moreel gezag en tot de rechten van degenen wier levensgeschiedenis in deze archieven ligt besloten. (Terwijl dezelfde overheid, hetzelfde ministerie, die hier nu over besluit, bijdroeg aan deze documentatieopstellingen, vernietigingen en wegkeek bij grove misstanden)

Mijn intentie is niet om te beschuldigen, maar om binnen jullie vakgebied het gesprek te blijven voeren over transparantie, contextbehoud en menselijkheid. Dat schuurt helaas wel eens! Juist binnen dit platform is deze reflectie van grote waarde omdat we het niet alleen doen, noch weten.

Ik nodig u daarom uit om inzichten te delen evt. hieronder of op mijn e-mailadres, en waar relevant ook te betrekken bij de lopende consultatie. (tot 5 april 2026 loopt deze)

Met hartelijke groet,
Durga Saraya
Onderzoeker archief en adoptie

durgasaraya1@gmail.com