Het archief van het archief ...

Ik werk zelf bij een streekarchief met 14 medewerkers. Ons archief is niet in het bezit van een Document Management Systeem of zaaksysteem. Daarvoor zijn wij te klein en was/is een dergelijke oplossing te kostbaar. Dossiervorming geschiedt bij ons op het netwerk, waar een mappenstructuur is aangemaakt die wordt bijgehouden met behulp van de RMTool van het VHIC. Na afronding van een dossier of zaak wordt deze geschoond, voorzien van extra metadata en met de RMTool en overgeheveld naar ons “archief”, wat in feite niet meer is dan een verzameling mappen met documenten op een andere netwerkschijf. Wij vernietigen ook met behulp van de RMTool.

De gemeente waar wij onze ICT-voorzieningen van afnemen wil op termijn af van de traditionele netwerkschijven. Tja, wat dan? De te bewaren dossiers uit ons statische archief kan ik opnemen in ons e-depot, maar wat voor oplossing zouden wij kunnen gebruiken voor ons dynamische c.q. semi-statische archief? Teams (in combinatie met Sharepoint)? Ik ben heel benieuwd wat andere kleinere en middelgrote archiefinstellingen momenteel gebruiken als oplossing voor hun eigen documenten- c.q. archiefbeheer. Laat de reacties maar komen.