Bestuurlijke besluitvorming in één applicatie?

Goedemorgen Robin,

In Maastricht gaan we net met het zelfde vraagstuk aan de slag. En dan ook het ambtelijke voortraject erbij, zodat we echt vanaf vraag/concept tot en met Raadsbesluit in een applicatie hebben.

Misschien kunnen we elkaar op de hoogte houden.

Groetjes,

Rachèl

@robinlambermont Binnen gemeente Laarbeek en gemeente Gemert-Bakel zijn we aan het onderzoeken of we het bestuurlijke besluitvormingsproces in iBabs kunnen vormgeven. De eerste resultaten lijken positief uit te pakken. Mocht je het interessant vinden dan kunnen we altijd even (digitaal) een kopje koffie doen. 😉

Vraag: hoe wordt hier rekening gehouden met de Wet Dualisering Gemeentebestuur? Obv rechten binnen het systeem? Is er straks een archief van de Raad en hoe stel je dat beschikbaar?

Hoi @yvonneversteeg,

We regelen dit inderdaad in de rechtenstructuur. We hebben een apart gedeelte voor de ambtelijk overleggen, bestuurlijke overleggen en de raad.

Wat bedoel je precies met beschikbaar stellen?

Als je open raadsinformatie bedoeld: In iBabs zit ons publieksportaal (https://laarbeek.bestuurlijkeinformatie.nl/) waar de openbare informatie op getoond wordt, deze is ook gekoppeld aan het landelijke platform, Open Raadsinformatie .

Dag Robin,
Wij proberen al een tijdje iBabs archiefwaardig in te richten, zodat betrokkenen niet meer vooraf en achteraf ook in het zaaksysteem acties moeten verrichten. De leverancier heeft toegezegd dit jaar met een oplossing te komen. Zoals wij het hoorden is dit gekoppeld aan MS-Sharepoint, waardoor het nog steeds niet in iBabs zelf zit. Dat voelt voor ons niet als vooruitgang.

Dag Robin,

wij bij de gemeente 's-Hertogenbosch hebben recent een aanbesteding voor RIS/BIS uitgevoerd waarbij wij met dezelfde uitdaging zaten. Ook wij zien de noodzaak om naar een integrale oplossing te gaan waarbij een RIS/BIS een logischere plek is dan het zaaksysteem. Wel hebben wij de knip gelegd vanaf het moment dat het besluitpunt de route in gaat om te paraferen. Wij willen dit gedeelte van het proces uit ons huidige zaaksysteem halen en naar het RIS/BIS overhalen. Het maken van de stukken willen wij in eerste instantie behouden op de plekken die hiervoor meer dan geschikt zijn zoals M365.

Voorafgaand aan de aanbesteding hebben wij een marktconsultatie uitgevoerd. Uit onze marktconsultatie is gekomen dat de helft (2 van de 4) van de marktpartijen de door ons gewenste functionaliteit op dit moment beschikbaar hebben. Vanwege deze bevinding en onze interne conclusie dat we voor deze overgang tijd nodig hebben om onze organisatie daarin te mee te nemen, hebben wij in onze aanbesteding meegenomen om dit uiterlijk per 31-12-2027 beschikbaar te hebben.

Voor meer informatie over onze aanbesteding kun je op Tenderned kijken:

https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/380847

Groet Roel

Bedankt allemaal voor de reacties! Goed om te zien dat we lang niet de enige zijn die worstelen met dit vraagstuk. @daphnebouwhuis en @rachelwijnhovenruijt ik kom graag met jullie in contact om dit te bespreken. Ik stuur jullie nog een bericht via LinkedIn.

@arnoudhuijgen met iBabs zitten we ook met een soortgelijk vraagstuk. Daar ga ik ook graag met je over in gesprek!

En ook bedankt @roelclaassen, dit is precies onze situatie! Ik ga de Tenderned stukken doornemen en zoek mogelijk nog contact met je.

Wat is de redenering achter "alles in een systeem"? Ik dacht dat we sinds afgelopen juni met alle gemeenten gekozen hadden voor "Common Ground"?

Aangepast op 16 september

@bartelvanstrien: ik begrijp je vraag niet helemaal. Volgens mij hoeft 'alles van het BBV in één systeem' de common ground gedacht niet te bijten. Op dit moment, is er naar mijn weten nog geen common ground component dat het hele BBV proces kan faciliteren. Zo wel hoor ik het graag 😀

Wij zijn bijvoorbeeld bezig met het implementeren van het common ground platform PodiumD maar we hebben niet de beheerderscapaciteit om complexe processen in te kunnen richten in PodiumD (we kiezen voor ZAC en niet voor GZAC). Vandaar ons onderzoek naar iBabs als oplossing voor het BBV proces. We zijn uiteraard wel van plan het platform aan iBabs te koppelen.

Helder, dan heb ik de opmerking alles in een systeem verkeerd begrepen. Het proces bestaat lijkt mij uit twee workflows. De ene workflow betreft het maken, veranderen en bewaren van de stukken. Dat kan in ZAC of een andere zaak afhandel component. De tweede workflow betreft het geleiden van het stuk door de organisatie. Daarvoor is een BBV-procesoplossing het meest logisch. Ik begrijp nu uit je verhaal dat dat is waar jullie voor kiezen en dat is inderdaad de "Common Ground" manier.

@arnoudhuijgen en nog een paar,

wij hebben al jaren iBabs gekoppeld aan ons zaaksysteem (zelfs een zs migratie gedaan "onder" iBabs).

Archiefwaardige dossiervorming in het zs en iBabs voor het vergaderproces (incl. de distributie naar alle deelnemers aan de vergadering, notulering, amendering, moties, registratie van stemmingen etc.) en de (Woo) publicatie naar open.raadsinformatie.nl.

Na een vergadering, als de verslaglegging volledig is, kan iBabs zelf een zaakdossier aanmaken van die hele vergadering en alles wat er bij hoort.
Volgende stap wordt nog het toevoegen van de audio- en video van de commissie- en raadsvergaderingen.
Het AV systeem in de betrokken vergaderzalen wordt daar nu geschikt voor gemaakt.

Het is inderdaad zo dat medewerkers met beide systemen (zs en RIS) moeten kunnen werken, maar je doet geen dubbel werk.

@jaaphuibvanderknaap Wat goed om te lezen dat jullie dit hebben ingericht. We hebben ook iBabs en zijn nu bezig met het proces om de agenda voorafgaand aan de vergadering te publiceren. Ik heb 2 vragen rondom de collegestukken:

1. Ik zie dat jullie de agenda van het college ook al vooraf agenderen. Hoe lang ver van te voren publiceren jullie dit? En hebben jullie een opgetekend proces daarvan dat je kunt delen met ons?
2. Nemen jullie de AVG regels mee in het openbaarmaken van de collegestukken? (bijvoorbeeld het weglakken van handtekeningen en persoonsgegevens van behandelaren in aanbiedingsbrieven?).

1. stellers van stukken agenderen hun stuk (met bijlagen etc. afkomstig uit het zaakdossier) op een agenda van een vergadervorm (o.a. CIO office, CMT, Pho, College, commissie, raad).
   Via een agendaoverleg (in het voortraject vaak met de steller erbij, vanaf college specifiek voor de vergadervorm) wordt de agenda vastgesteld en daarna gepubliceerd.
2. De steller is verantwoordelijk voor het dossier. Er kunnen stukken "achter een slotje" worden gezet en eventueel een volledig geheim agendapunt.
   Persoonsgegevens moeten eventueel worden gelakt.
   Vanaf college worden de agenda's en besluiten automatisch gepubliceerd. Stukken achter een slot niet, maar de rest wel.

E.e.a. is wel beschreven, maar niet door mij. Ik stuur je even een e-mail.

Allemaal ook even de nieuwe IdEA visualisatie bekijken natuurlijk:
https://democratiedichtbij.nl/het-project/idea-visualisatie

Wat hier niet genoemd wordt is dat vergaderingen en zaken eigenlijk niet hetzelfde zijn, omdat besluitvorming altijd onderdeel is van een bredere zaak en vergaderen geen doel op zich is. Tenzij je het verslag of de besluitenlijst als zaakresultaat gaat beschouwen.. In één vergadering komen in mijn ogen meerdere zaken langs waarover besloten moet worden, en binnen één zaak kan er vaker besluitvorming nodig zijn of andere interacties met de raad (bijv. raadsinformatiebrieven en reacties op moties).

iBabs kan geen vergadering-overstijgende dossiers aanmaken, waardoor je voor iedere besluitvorming opnieuw stukken moet toevoegen. Ze hebben wel een soort dossierfunctie voor informatievoorziening aan de raad, maar dat is meer iets dat handmatig apart gevuld moet worden.

@robhaans we gebruiken beide en dat kan gewoon.

1 dossier in iBabs is 1:1 gekoppeld aan een zaakdossier
inderdaad een inhoudelijk punt dat mogelijk door meerdere vergadergremia geleid moet worden.
iBabs plaatst steeds een "voorblad" document in het zaakdossier waarin de verslaglegging van de behandeling van dat dossier (agendapunt) in vastgelegd is.
Zo reist een dossier van (bijvoorbeeld) directie naar portefeuilehouder, college van B en W, commissie en uiteindelijk Raad.

Een vergadering behandelt in de regel meerdere agendapunten.
Dat zijn dus meerdere dossiers die door de agendabeheerder in de juiste volgorde etc. worden geplaatst.

Los van die dossiers kan iBabs ook een volledige agenda archiveren.
Dan heb je 1 dossier met alle agendapunten, verslaglegging, bijlagen etc. met als titel: Vergadering College van B en W dd 23 september 2025. Daar komen ook de besluitenlijsten etc.bij en alle (digitaal) ondertekende stukken.

Bij commissie- en raadsvergaderingen straks ook nog de audio- en videotulen.

Aangepast op 29 september

Dat is op zich mooi, maar als ik bijvoorbeeld de vaststelling van de Nijmeegse nachtvisie bekijk, dan is die zaak minimaal 5 keer langs een vergadering in IBabs geweest: voor het vaststellen van een startnotitie, voor de behandeling van moties, voor reacties op die moties, voor het advies van adviescommissie, voor vaststelling in college en raad, voor amendementen en de reacties daar weer op, etc etc. Dat zijn dus minimaal 5 IBabs dossiers voor in mijn ogen maar 1 echt zaakdossier.

1 iBabs dossier kan je in meerdere vergaderingen agenderen en komt overeen met 1 zaakdossier.

Los van dat agendapuntdossier, kan iBabs dus ook (automatisch) agendadossiers maken die alles van 1 instantie van 1 vergadervorm in een dossier zet.

Ja dan heb je sommige stukken inderdaad meerdere keren in je archief. Maar het is wel duidelijk welke versie de juiste is, want de besluitvorming staat erbij in hetzelfde dossier.

Aangepast op 30 september

Het is nieuw voor mij dat je een dossier in meerdere achtereenvolgende vergaderingen kan agenderen. En goed dat je dan ook een vergadering niet als een zaak ziet. Maar voor ieder vergaderingen een complete zaakdossier agenderen, dus ook met alle voorliggende stukken en besluiten over die zaak, lijkt me overkill. Het college of de raad neemt niet alleen over het eind-document van de zaak een besluit. De kans is groot dat je alleen deel-zaken als agendapunt neerzet en je dan op een of andere manier die deelzaken aan elkaar moet relateren (voorgaande deelzaken binnen de zaak).

In iBabs kan je bij elke vergadering kiezen welke stukken uit het dossier geplaatst worden bij die vergadering.

De dossier behandelaar is ervoor verantwoordelijk dat de juiste stukken in de agendering komen.

In een vergadering zie je dus alleen wat relevant is voor die vergadering.