Raadpleging in een besloten online omgeving, ‘de digitale studiezaal’, waar geregistreerde gebruikers toegang toe hebben via bijvoorbeeld hun DigiD of, minder zwaar, via door henzelf gekozen inlogcodes. Laat de zwaarte van de inlog afhangen van het privacyrisico verbonden aan het betreffende archief. Je kunt de bezoeker ook bij deze maatregel laten verklaren, dat hij met persoonsgegevens zal omgaan conform de AVG, zie maatregel 2.
Hierbij kan ook weer van de onderzoeker worden gevraagd, te verklaren dat hij openbare persoonsgegevens alleen zal gebruiken voor wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek conform AVG art. 5b. Bij bijzondere/strafrechtelijke persoonsgegevens gelden de strengere eisen van Uitvoeringswet AVG art. 24 en/of 32.
Laat de onderzoeker verklaren dat deze alleen archieven met persoonsgegevens zal gebruiken voor historisch, wetenschappelijk of statistisch onderzoek conform AVG art. 5.1b. Bij bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens gelden de strengere eisen van Uitvoeringswet AVG art. 24 en/of 32. Neem deze voorwaarden op in de onderzoekersverklaring wanneer dit type gegevens in het geding zijn.
Je kunt een toegang op een archief of archiefonderdeel pseudonimiseren, bijvoorbeeld namenindexen op een archief of archiefonderdeel, of namen al dan niet in combinatie met andere persoonsgegevens in een inventaris of index. Dat wil zeggen, de persoonsgegevens in het origineel van de index of inventaris blijven behouden, maar worden weggelaten uit het publieksexemplaar. het publieksexemplaar kan dan volledig openbaar zijn. Bezoekers die de or...
Aanvullend op het onder voorwaarden inzage geven van beperkt openbaar archief, kun je maatregelen nemen zoals raadpleging onder toezicht, bijvoorbeeld in een aparte ruimte. Je kunt ook een verbod instellen op gebruik van camera en telefoon en op het maken van kopieën. Dit kun je opnemen in de huiisregels en/of het studiezaalreglement.
Op grond van Archiefwet 15.3 en 17.1 kan een verzoeker alsnog toegang gegeven worden tot beperkt openbaar archief, onder voorwaarden zoals beschreven in Uitvoeringswet AVG artikelen 24 en 32f. Neem die voorwaarden op in de tekst van het formulier waarmee een dergelijke aanvraag gedaan wordt. Voor archiefinstellingen, die niet onder de Archiefwet vallen, geldt mutatis mutandis hetzelfde. Zie ook advies en voorbeelden van aanvraagformulieren ...
Wanneer een termijn langer dan 75 jaar nodig is voor beperkingen op de openbaarheid van archieven, moeten zorgdragers die onder de Archiefwet vallen hiervoor op grond van artikel 15.4 van de Archiefwet toestemming hebben van de minister van OCW of de provincie. In het voorstel van wijziging van de Archiefwet is de maximale termijn van beperkte openbaarstelling verlengd. Instellingen die niet onder de Archiefwet vallen, kunnen zelf bepalen ...
Alsnog beperkt openbaar (laten) stellen (bij archiefbewaarplaatsen: door of namens de zorgdrager) van aangetroffen materiaal met bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens, op grond van artikel 15.2 Archiefwet. Dit voor een termijn bijvoorbeeld 50 of 75 jaar, tot er voldoende tijd is verlopen en de informatie bij openbaarheid geen nadelige gevolgen meer kan opleveren voor de betrokkenen. Bij instellingen die niet onder de...
Inhaalslag Je kunt de openbare archieven onder jouw beheer systematisch nalopen op de aanwezigheid van bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Let wel: dit gaat alleen om archieven waarin nog levende personen kunnen voorkomen. Hoe voer ik een systematische inhaalslag uit? Allereerst maak je een risico-analyse op de archieven die je als instelling beheert, met prioriteit voor archieven waarin naar verwachting veel bijz...
Je kunt je bezoekers registreren met legitimatie en hen daarbij akkoord laten geven op de huisregels of studiezaalreglement, voordat zij openbaar archief mogen raadplegen. Neem in huisregels en/of studiezaalreglement de inhoud van AVG artikel 5.1b op: raadplegen van archieven met persoonsgegevens mag alleen met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
Bij digitaal archief, of het nu gaat om digitaal geboren materiaal (digital born) of gescande originelen, kunnen - combinaties van - aanvullende maatregelen worden genomen. Bij digitaal geboren archief is het toepassen van privacy by design uiteraard van groot belang, ook bij de overbrenging kan hiervan worden geprofiteerd. Ook kan, bij bestanden waar heel veel bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens voorkomen, v...
Bij digitaal archief, of het nu gaat om digitaal geboren (digital born) materiaal of gescande originelen, kunnen - combinaties van - aanvullende maatregelen worden genomen. Bij digitaal geboren archief is het toepassen van privacy by design uiteraard van groot belang, ook bij de overbrenging kan hiervan worden geprofiteerd
Bij analoog archief kunnen aanvullende (combinaties van) maatregelen worden genomen, om te voorkomen dat archieven met bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens openbaar worden.
Als de overbrengende partij al maatregelen heeft genomen in het kader van privacy by design en dataminimalisatie, wordt het bij overbrenging voor de archiefinstelling gemakkelijk om zonodig dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens te bieden. Men kan dan van dezelfde technieken gebruik maken als de archiefvormer, bijvoorbeeld pseudonimiseren bij het beschikbaar stellen van archieven. Zo niet, dan moeten andere of aanvullende maatregel...
Bij overbrenging overleg je als archiefinstelling met de overbrengende partij, hetzij overheid, hetzij particulier, over de eventuele aanwezigheid van bijzondere en/of strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens in het over te brengen archief. Dit deel van het archief wordt dan beperkt openbaar gesteld op grond van artikel 15.1 Archiefwet. Ook achteraf kan nog een beperking op de openbaarheid worden gesteld op grond van artikel 15.2 van de ...
Nee. Omdat in het verleden niet altijd beperkingen op de openbaarheid zijn gesteld bij de overbrenging terwijl dat wel had gemoeten, moet dat in zo’n geval achteraf gebeuren. Daarom is bij de meeste archiefinstellingen een systematische inhaalslag nodig of gaande, op basis van een risico-analyse. Zie bijvoorbeeld de aanpak van het Haags Gemeentearchief en het projectplan van het gemeentearchief Steenwijkerland. Hoe voer ik een systematische ...
Die gelden deels. Ambtenaren De AVG noch Archiefwet geven hier concrete richtlijnen voor. Wel bestaat er enige jurisprudentie. Hieruit valt af te leiden dat professionele gegevens van (mogelijk) nog in leven zijnde ambtenaren zoals hun naam, zakelijke telefoonnummer en mailadres niet worden beschouwd als privé gegevens. Toch kan er aan openbaarmaking van de gegevens van (mogelijk) nog levende en/of nog in dienst zijnde ambtenaren een privacy-...
Dit mag deels. Democratisch principe In principe zijn de vergaderingen van volksvertegenwoordigingen openbaar, zijn streams tijdens de vergadering dat ook en video-opnamen meestal ook. Het besprokene komt ook in de openbare verslagen van die volksvertegenwoordiging terecht. Insprekers weten dit en worden daar, als het goed is, op gewezen voordat ze spreken. Dat namen en andere gegevens van insprekers bekend worden, is dan ook niet te voorkome...
Hieronder vind je de maatregelen die bij elk type archief genomen kunnen worden, ongeacht de vorm.
Nee, de beperking van de openbaarheid gaat niet automatisch. Voor archiefbewaarplaatsen: De Archiefwet schrijft in artikel 2A voor, dat deze gegevens niet ter beschikking gesteld mogen worden. Maar ook stelt Archiefwet artikel 15, dat het beperkt openbaar stellen van archieven door een beslissing van de zorgdrager bij de overbrenging (15 eerste lid) dan wel achteraf (15 tweede lid) moet gebeuren. Daarbij moet worden bepaald voor hoelang de ...