Virtueel scrummen kan heel agile

De 5e sprint van het scrumteam Archiving by design op 30 april heeft veel moois opgeleverd. Behalve een flinke stap richting afronding van het referentiemodel ontwerpprocesinformatiesysteem, hebben we geleerd dat virtueel scrummen ook heel agile kan.

De fysieke wereld hebben we voorlopig verruild voor een online wereld. Agile betekent wendbaar, flexibel. In de huidige situatie moeten we dat ook écht wel zijn. En dat is ons, tijdens onze 1e online sprintsessie best goed gelukt.

Backlog referentiemodel virtueel getackled
Met ongeveer 12 collega’s en 6 Teamskanalen zijn we verder gegaan met de backlog voor het referentiemodel. De aftrap en terugkomst gebeurde in het algemene kanaal. Elk groepje scrumde vervolgens in zijn eigen kanaal. De product owner vloog virtueel in bij de verschillende groepjes. VNG stelde hun Teamsomgeving beschikbaar, waarvoor dank.

Het model moet ons experts informatiebeheer helpen de momenten in een traject en de stakeholders / rollen die daarin acteren, te identificeren zodat we vroeg genoeg de bouwstenen voor archiving by design in het proces kunnen leggen. Dit model is een van de producten die het scrumteam oplevert.

Duurzame vorm van sprinten?
Deze manier van sprinten en scrummen beviel goed.
Het werkt verrassend efficiënt en de sprints zijn ‘cleaner’, intenser, lijkt wel. Misschien dat videobellen juist dwingt tot agile werken. Omdat het een andere manier van concentratie vergt, ben je misschien doelgerichter : je concentreert je op wat nodig. Het betekent wel dat je sneller vermoeid raakt. Dat was wel de algemene bevinding. Kortere sessies zijn dan geen overbodige luxe.
En het is voor straks, als het weer mogelijk is om fysiek bij elkaar te komen, een tijdsbesparend alternatief voor collega’s die moeten reizen, er wel bij willen zijn maar om agenda-technische redenen dat niet redden. Ik zie een hybride vorm wel ontstaan.

Tips

• Als team ruim van te voren het inbellen testen is goud

• Niet langer dan 2 uur vergaderen.

• Las een korte pauze in. Even ‘de ogen van de bal’ de benen strekken, de stem smeren, etc. doet wonderen voor de concentratie en focus.

• Je hoeft het beeld niet altijd aan te hebben. Mijn ervaring is dat alleen geluid minder vermoeiend is dan beeld + geluid.

Op naar de volgende sprint op donderdag 14 mei!

Wie of wat is dat scrumteam?
Het scrumteam bestaat uit verschillende deskundigen vanuit diverse overheidsinstellingen en archiefdiensten. Het team komt maandelijks een dagdeel bij elkaar, meestal in Utrecht, voor een werksessie volgens de principes van 'scrum in a day': elk dagdeel is een sprint waarbinnen een (deel)product wordt opgeleverd en gepubliceerd op KIA. Het team werkt vanuit een backlog die wordt geprioriteerd door de product owner. De sessies worden begeleid door een scrum master.
Het doel is om het principe van 'archiving by design' landelijk naar een hoger niveau te tillen door instrumenten te ontwikkelen en kennis en ervaring uit te wisselen.
Zie ook deze eerdere blog.

Reviewen of meedoen?
Als je mee wil doen aan het scrumteam, meld je dan bij Rens Ouwerkerk, bij de scrummaster (Gerard Koster van de gemeente Utrecht) of bij de product owner (Erik Saaman van het Nationaal Archief).
Als je niet actief mee kunt doen, maar wel de producten wil reviewen dan kan dat natuurlijk ook. Een bijdrage leveren door kritisch mee te lezen wordt altijd zeer gewaardeerd en de commentaren nemen we mee bij de verdere uitwerking.