Korte impressie van de Studiedag Virtuele Studiezaal in de Zeetoren (Hoek van Holland) 8 november 2010

Op maandag 8 november 2010 werd door het Erfgoedhuis Zuid-Holland in samenwerking met de kring van Zuid-Hollandse Archivarissen een studiedag (De ins & outs van een virtuele studiezaal) georganiseerd op een mooie lokatie in Hoek van Holland met het doel tot informatieoverdracht en uitwisseling over de interne en externe aspecten van een virtuele studiezaal voor medewerkers van de Zuid-Hollandse archieven. Ongeveer 50 geïnteresseerde waren hierop afgekomen. Het programma bestond voornamelijk uit lezingen en hoewel er in de middag een workshop stond gepland stond die, tenminste diegene die ik heb bezocht, in het teken van luisteren.

(uitzicht vanuit de Torenkamer)

Na een inleidend woord van de voorzitter van de kring van Zuid-Hollandse Archivarissen, Allow Frings over de invloed van digitaliseren op archiefbeheer en toegankelijkheid was het woord aan Johan van Langen,plaatsvervangend hoofd dienstverlening van het Nationaal Archief. Hij schetste de omslag naar ketenwerken die er bij het Nationaal Archief gaande is. Momenteel vinden cursussen en opleidingen plaats om de kennis overapplicaties (bijvoorbeeld CRM, Drupal, Meebo (chat) en Memorix major) en de kennis van digitale media (cursussen als 23 archiefdingen en DOP) te vergroten. Jan Kuipers van het gemeentearchief Rotterdam gaf inzicht in de technische aspecten van de digitale balie (zoals de virtuele studiezaal daar wordt genoemd).Beschrijving van de processen en (ontsluiten van) metadata zijn en worden erg belangrijk in eendigitale omgeving.

Een volgend verhaal was van Ernest Verhees van het Regionaal Archief Nijmegen. Hij gaf een impressie van de totstandkoming van de archiefwizard met de conclusie dat het eigenlijk was "mislukt" maar dat men er wel enorm van had geleerd..(en daar gaat het ook om!) Met name de notie om de wijze van ontsluitenvan diverse collecties op elkaar af te stemmen. De archiefwizard zelf werd weinig gebruikt. Hij staat nog wel op de site maar er wordt niets meer mee gedaan. Toch zag Ernest wel toekomst in een doorontwikkeling mits ook andere diensten er mee aan de slag zouden gaan en het dus breder werd getrokken.

Vervolgens waren twee onderzoekers, Vera Lakmaker en Janneke Tump aan het woord. Zij deden verslag van waar zij als onderzoeker behoefte aan hadden. Janneke gaf ter introductie drie randvoorwaarden: koffie, goedgehumeurde medewerkers en een goede werkplek. Zij noemde enkele nadelen vanhet niet meer raadplegen van het origineel. Die hadden eigenlijk meer te maken met het niet goed verfilmen of digitaliseren van de bron. Verder maakte ze wat op- enaanmerkingen voor de beperkingen in de wijze van zoeken en zoekmethoden zoals die nu beschikbaar worden gesteld. Zo zijn soms alle naamsvarianten moeilijk te vinden door verschillende schrijfwijzen. Dat zit zozeer niet in de wijze van ontsluiten denk ik maar meer in de tools die je gebruikt om naamsvarianten in een zoekresultaat mee te nemen en dat is een stukje techniek.

Tot slot van de plenaire sessies werd door Corrie-Christine van der Woude het resultaat van het project mijnadres.org gepresenteerd. Een project waarbij Nederlandse en Vlaamse archiefdiensten samen hebben gewerkt ombouwvergunningen via het web te ontsluiten. De meerwaarde zit hem met name in de mogelijkheden om bijvoorbeeld op andere manieren te doorzoeken waarbij constitutionele grenzen niet belangrijk zijn. Verder is het mogelijk op beperkte schaal digitale bouwvergunningen in te zien. Rotterdam heeft een kleine periode gedigitaliseerd. Voor het overige is metadata doorzoekbaar. Dat laatste bleek al een grote klus te zijn die goed in het nieuwe systeem te krijgen zeker ook omdat iedere gemeente zijn eigen methodiek heeft (waar hebben we dat meer gehoord!). De programmatuur is ontwikkeld door Devent-it (bekend van het archiefbeheersysteem Atlantis). Bedoeling is om BRAIN de promotie voor deze toepassing in Nederland te laten doen. Gezien het feit dat er sprake is van een instaptarief is de ontwikkelde applicatie vermoedelijk niet opensource ontwikkeld is hetgeen toch wel verwacht mag worden om doorontwikkeling te kunnen ondersteunen.

Daniël van Bokhoven gaf ten slotte een demonstratie van het systeem. Het oogt mooi en heeft enkele mashup mogelijkheden. Zo kun je koppelingen met een bouwvergunning leggen met fotos op FlickR. Daniël zag ook mogelijkheden dat te doen met bijvoorbeeld Funda zodat je als koper ook meteen de bouwvergunning in kunt zien.

Tot slot heb ik een deelsessie bijgewoond waarin de relatie tussen gemeente en archiefdienst centraal stond. De gemeentearchivarissen van Den Bosch (Rolf Hage) en Leiden (Ariela Netiv) gaven een presentatie waaruit geconcludeerd kon worden dat beiden graag onderdeel blijven uitmaken van de gemeente maar waarbij men wat onafhankelijk wil opereren van de een gemeentelijke ICT afdeling. De technische invalshoek legt vaak veelbeperkingen op in het goed toegankelijk maken van archieven en het open stellen van gegevens voor het publiek.

De andere sessies gingen over Digitaliseren op Verzoek (Haags gemeentearchief) en (een evaluatie van pilots) chatten met de klant (Nationaal Archief en Gemeentearchief Rotterdam) wellicht dat anderen wat meer over de resultaten daarvan kunnen vertellen!

Pluim voor Tamara van Zwol en Marloes Wellenberg (en hun behulpzame collega's natuurlijk) van het Erfgoedhuis Zuid-Holland voor het organiseren van de studiemiddag. En daar laten ze het niet bij want op 15 december a.s. is er een studiemiddag pilot open bronnen in het meisjeshuis in Delft.