In de loop van 2023 ontving een deel van jullie een vragenlijst ten behoeve van de invoering van de Wet open overheid. Hierbij stelde we het op prijs als jullie opmerkingen hadden. Sommige van jullie hadden dat en daar geven we nu een reactie op.
In 2023 heeft de VNG voor het eerst een vragenlijst over de implementatie van de Wet open overheid uitgezet. Het is een eerste uitvraag die we de komende vijf jaar ieder jaar zullen herhalen. In de vragenlijst vroegen wij of er nog opmerkingen waren. Hieronder beantwoorden we een deel van de opmerkingen met de antwoorden. De andere opmerkingen zijn persoonlijk beantwoord.
LET OP heb jij of jouw organisatie geen vragenlijst ingevuld (dat kun je hier zien) geef dan je naam door via gripopinformatie@vng.nl.
Deze vragenlijst bevat erg veel verplichte vragen, die ofwel niet van toepassing zijn, ofwel waar het juiste antwoord niet bij staat. Houdt daar rekening mee met het beoordelen van representativiteit.
We passen de welkom tekst van de vragenlijst 2024 aan met wat meer uitleg en geven nu een algemene reactie op het forum maar we passen de rigiditeit niet aan. We beseffen dat er behoefte is om grijze antwoorden te geven. Echter de onderwerpen die uitgevraagd zijn maken onderdeel uit van het meerjarenplan van de VNG ten behoeve van de implementatie van de Woo en daarmee willen we duidelijk antwoorden en voortgang kunnen meten. Dat kunnen we niet uit verklarende antwoorden halen.
Als bedrijfsvoering organisatie was niet alles van toepassing. Het was praktisch geweest als het mogelijk was geweest om een toelichting te geven. Er moet enige nuance in de antwoorden gelezen worden omdat niet alle vragen geheel van toepassing zijn.
Voor gemeenschappelijke regelingen waaronder ook bedrijfsvoering organisaties vallen krijgen in 2024 een eigen vragenlijst waarbij we sommige vragen aan zullen passen of vervangen voor meer passende vragen. We passen de rigiditeit niet aan. We beseffen dat er behoefte is om grijze antwoorden te geven. Echter de onderwerpen die uitgevraagd zijn maken onderdeel uit van het meerjarenplan van de VNG ten behoeve van de implementatie van de Woo en daarmee willen we duidelijk antwoorden en voortgang kunnen meten. Dat kunnen we niet uit verklarende antwoorden halen.
De vragen zijn soms qua antwoordmogelijkheden zodanig van opzet dat ze niet helemaal aansluiten op de werkelijkheid zoals deze bestaat in Den Haag. Bijvoorbeeld, hoeveel procent van de aanvragen wordt binnen de tijd afgedaan. De antwoorden kennen niet de mogelijkheid om aan te geven weten we niet/onbekend. Dus daar hebben we maar een slag naar geslagen.
We hebben voor de vragenlijst van 2024 de antwoordmogelijkheden aangepast en de mogelijkheid om onbekend aan te geven. Wel willen we u erop wijzen dat antwoorden ook zichtbaar zijn voor inwonenden, bedrijven en onderzoekers. We willen u aanraden zo spoedig mogelijk inzicht te krijgen in de Woo aanvragen die binnen de termijn zijn afgedaan omdat dit een wettelijk eis is.
Deze vragenlijst is prima van toepassing voor gemeenten, maar veel lastiger voor gemeenschappelijke regelingen om te beantwoorden. Hier graag een volgende keer meer aandacht voor!
Gemeenschappelijke regelingen, waaronder ook bedrijfsvoering organisaties vallen, krijgen in 2024 een eigen vragenlijst waarbij we sommige vragen aan zullen passen of vervangen door meer relevante vragen. We passen de rigiditeit niet aan.
Bij een volgende vragenlijst zou het fijn zijn als vragen eerst tijdelijk overgeslagen kunnen worden om die later in te vullen. Nu volgt er namelijk een foutmelding en is dat niet mogelijk. Verder zou het fijn zijn als er niet enkel met vorige en volgende door de vragen heen gegaan kan worden, maar als er ook middels nummers terug gegaan kan worden naar een eerdere vraag.
We kijken naar een alternatief, maar dat is binnen onze organisatie niet eenvoudig. We hebben intern met een tijdrovende procedure te maken voor bijvoorbeeld aanpassingen. U heeft de mogelijkheid een Forms variant (die binnen de VNG blijft) aan te vragen maar die kunt u tussentijds niet opslaan. Indien u echter vooraf de antwoorden verzameld, aan de hand van een document met de vragen erin, kunt u de vragenlijst invullen en direct versturen.
De antwoordopties in deze vragenlijst waren niet altijd even toereikend voor ons. We hebben de best passende antwoorden gekozen, maar sluiten niet altijd even goed aan dus.
De vragenlijst bevatte veel vragen die (na ander antwoord) niet van toepassing waren. Deze waren wel verplicht om in te vullen, of er was geen optie om aan te geven dat het niet toepasselijk bleek.
We hebben voor de vragenlijst van 2024 de antwoordmogelijkheden hier en daar aangepast en de mogelijkheid om onbekend aan te geven. De gemeenschappelijke regelingen krijgen in 2024 een eigen vragenlijst waarbij we sommige vragen aan zullen passen of vervangen voor meer passende. We passen de rigiditeit niet aan.
Deel de antwoorden op in categorieën zodat beter bepaald kan worden wie de antwoorden kan geven. De antwoorden gaan nu door onze gehele organisatie heen waardoor het niet te doen is om altijd precies het juiste antwoord te geven vanuit één persoon. Geef daarom ook de optie 'onbekend of ik weet het niet' als mogelijkheid om in te vullen.
De vragen zijn opgedeeld in de onderdelen van de Wet open overheid namelijk passieve en actieve openbaarmaking en informatiehuishouding. Ik begrijp dat u dit laatste onderdeel opnieuw zou willen opsplitsen. Het is zo dat u de antwoorden vaak zal moeten verzamelen. Echter als je kijkt naar het doel van de Woo dan zijn deze drie onderdelen wel verbonden. Als organisatie dien je te voldoen aan alle drie de onderdelen en dien je dus ook zicht te hebben op de voortgang. We benadrukken opnieuw dat alleen voldoen aan passieve of actieve openbaarmaking onvoldoende is. We leveren wel bij elke vragenlijst een document met de vragen die we gaan stellen.
In deze lijst wordt niet de optie 'niet bekend' gegeven bij de vragen, waardoor ik nu 'nee maar wordt aan gewerkt' bijvoorbeeld moet invullen, terwijl ik e.e.a. nog niet zeker weet. Wellicht handig dit bij een volgende vragenlijst nog aan te vullen? Desnoods met een mogelijkheid voor toelichting waarom niet bekend.
Gemis aan een vrij invulveld of opmerkingen. Sommige vraagstellingen vragen om extra uitleg bij het antwoord. Enkele vragen gaven weinig ruimte: we gaan het doen of we gaan het niet doen. Het is dan prettig, als er altijd een optie tussen zitten:
- weten we nog niet
- of anders...(om een andere insteek te benoemen).
We hebben voor de vragenlijst van 2024 de antwoordmogelijkheden hier en daar aangepast en de mogelijkheid om onbekend aan te geven. Wel willen we u erop wijzen dat antwoorden ook zichtbaar zijn voor inwonenden, bedrijven en onderzoekers. We willen u aanraden zo spoedig mogelijk inzicht te krijgen in alle onderdelen van de Woo.
De vragenlijst is soms erg rigide en klopt soms niet geheel met het antwoord van de vraag ervoor en zijn soms kort door de bocht. Desondanks heb ik de vragenlijst toch ingevuld in het belang van het dashboard. Op individueel organisatieniveau vind ik de vragenlijst geen goed beeld geven. Een rapportage vind ik dan niet passend.
Het zou wenselijk zijn om vragen te kunnen overslaan, en achteraf melding "openstaande vragen met de nummers" bij het afronden.
We beseffen dat er behoefte is om grijze antwoorden te geven. Echter de onderwerpen die uitgevraagd zijn maken onderdeel uit van het meerjarenplan van de VNG ten behoeve van de implementatie van de Woo en daarmee willen we duidelijk antwoorden en voortgang kunnen meten. Dat kunnen we niet uit verklarende antwoorden halen.
En nog een opmerking op de vraag inzake welke categorieën al openbaar worden gemaakt: wij publiceren een deel van de beschikkingen en bestuurlijke stukken.
We hebben voor de vragenlijst van 2024 de antwoordmogelijkheden op dit punt aangepast.
Samenvatting: De Woo vereist een door de minister aangewezen infrastructuur om landelijk te zoeken. Bij een tweede referentietraject naar hoe die infrastructuur eruit kan zien is ook een vragenlijst rondgezonden. De uitkomsten leest u hier.
Samenvatting: Het opstellen van preserveringsbeleid kan een uitdaging zijn voor uw gemeente. Preserveren behelst vele onderwerpen en afhankelijk van het instapniveau moet je bepalen welke onderwerpen voor uw organisatie van belang zijn (need-to-have) en welke optioneel meegenomen of weggelaten kunnen worden (nice-to-have).
Samenvatting: Steeds meer organisaties werken met Microsoft 365 . Het is een goede oplossing om digitaal samen te werken. Heel mooi maar de realiteit is dat als je M365 niet goed inricht gaat het mis. Wil je meedoen en meedenken aan diverse onderwerpen? Meld je dan voor de werkgroep via gripopinformatie@vng.nl.