De archivaris en Open Standaarden en Open-Source

Wat moeten archivarissen en archiefdiensten nu met open standaarden en open source? In de rubriek "in het zonnetje gezet" van dit forum riep ik iets van dat je als archivaris positie moet innemen in de open beweging. Daarvan wil ik in dit blogartikel een tipje van de sluier oplichten als het gaat om open standaarden en open-source.

Eerst wil ik even een tweetal initiatieven voor het daglicht brengen. Namelijk de doelstellingen van NOiV en daarnaast uitgangspunten van het zogenaamde "manifest voor de open overheidsorganisaties".

NOiV en Manifest voor de open overheidsorganisaties

Reeds in 2002 is er door de Tweede Kamer een motie aangenomen (bekend onder de naam motie Vendrik) die het beleid voor de publieke sector inzake open standaarden en open-source het laatste decennia heeft bepaald. De motie had twee speerpunten namelijk: Ten eerste ervoor te zorgen dat in 2006 alle door de publieke sector gebruikte software aan open standaarden voldoet en ten tweede de verspreiding en ontwikkeling van software met een open broncode in de publieke sector actief stimuleren en hiervoor concrete en ambitieuze doelstellingen te formuleren. Dat resulteerde in een programma OSSOS en uiteindelijk in 2007 in het actieplan Nederland Open in Verbinding dat soms ook het actieplan Heemskerk, naar de staatssecretaris die het initiatief tot dit actieplan heeft genomen, wordt genoemd. De doelstellingen van het actieplan zijn:

1. de interoperabiliteit tussen overheid onderling en tussen overheid en bedrijfsleven en burgers vergroten (door gebruik van Open Standaarden);

2. de leveranciersafhankelijkheid verminderen (door gebruik van Open Standaarden en Open Source Software);

3. een eerlijke softwaremarkt, de innovatie en de economie bevorderen (door gebruik van Open Source Software)

Een jaar voordat staatssecretaris Heemskerk zijn actieplan presenteerde zijn een aantal gemeenten gekomen met het initiatief tot een "manifest van de open gemeenten", dat is getekend in eerste instantie door de gemeenten Almere, Assen, Den Haag, Eindhoven, Enschede, Groningen, Haarlem, Leeuwarden en Nijmegen. Dit initiatief is inmiddels ingebed in NOiV en draagt de naam manifest voor de open overheidsorganisaties, zodat alle in de publieke sector actieve actoren kunnen meedoen. Dat het is ingebed in NOiV is gezien de elementen die het manifest ondersteund niet verwonderlijk. Dit zijn namelijk:

1. Leveranciersonafhankelijkheid: Oplossingen kunnen door meer partijen worden onderhouden. Oplossingen kunnen op verschillende platforms werken.

2. Transparantie, controleerbaarheid en beheersbaarheid: De werking van oplossingen is inzichtelijk om te voldoen aan de wettelijke bepalingen van de WBP, om audits uit te voeren en voor controle op de informatiebeveiliging.

3. Interoperabiliteit: Pakketonafhankelijke koppelingen en open standaarden volgens de OSOSS definitie in toepassingsgebieden als tekstverwerker, middleware, mail, agenda en geografische informatiesystemen.

4. Digitale duurzaamheid: Oplossingen kunnen onderhouden worden door anderen dan eerste leverancier en er is ruimte voor latere innovatie. De gegevensopslag geschiedt in een toekomstvast formaat.

Twee elementen worden expliciet genoemd in het actieplan. Transparantie en digitale duurzaamheid ontbreken in het actieplan.

Wat moeten wij als archivarissen en beheerders van archiefdiensten nu met open standaarden en open-source en het beleid van de overheid daarin zoals dat wordt gepromoot door Nederland Open in Verbinding (NOiV) en het manifest.

Er zijn volgens mij twee aspecten met dit fenomeen verbonden. Enerzijds de eigen bedrijfsvoering van het beheer van archieven de archiefdienst en anderzijds de toezichtsfunctie op het beheer van nog niet overgebrachte archieven bij de zorgdrager.

Eigen bedrijfsvoering

In 2008 heeft Hade Mugie haar studie afgerond met de scriptie Archieven Open U (die overigens samenging met een blog, dat volgens mij nu niet meer erg actief is), wat voornamelijk eigenlijk alleen het eerste aspect (eigen bedrijfsvoering) behandeld. Haar twee aanbevelingen voor open standaarden waren dat instellingen metadata-standaarden (voor ontsluiting van archieven, bijvoorbeeld ISAD(G) (en hieruit voorvloeiende uitwisselingsstandaard EAD) en ISAAR(CPF) en moeten gebruiken daar waar het kan en Open bestandsformaten moeten zo snel mogelijk de plaats innemen van gesloten bestandsformaten.Natuurlijk kun je binnen je eigen dienst wel vorm geven aan deze aanbeveling. Bij dit laatste raakt ze ook aan het aspect van de archivaris als toezichthouder. Je hebt immers niet zonder meer in de hand wat voor bestandsformaten er op je af gaan komen.

Wat open-source betreft worden er geen specifieke aanbevelingen gegeven. Er is immers nog weinig open-source software op de Nederlandse markt. De meeste diensten maken gebruik van closed-software varianten. Op de laatste KVAN dagen in Kerkrade was er een sessie Leveranciers in de verandering: 60 minuten zuivere koffie. Daar viel me op dat één leverancier überhaupt niet wilde denken aan open-source en een andere juist archiefdiensten aan raadde bij nieuw te ontwikkelen producten open-source leidend te laten zijn. Persoonlijk denk ik dat de laatste het bij het rechte eind heeft en de eerstgenoemde eigenlijk af valt als leverancier. Ook archiefdiensten dienen zich te conformeren aan actieprogramma NOiV.

Samenwerking is belangrijk in dit kader en goed voorbeeld doet volgen. Archiefdiensten zouden zich actiever beleid op open-source en open standaarden moeten en kunnen inzetten. Samenwerking: Ik denk dat bijvoorbeeld een samenwerkingsverband als STAP (Stichting Archiefprogrammatuur). Zij hebben een aantal projecten en producten en zouden open-source in hun beleid moeten opnemen. Zo zou volgens mij een ABS-Archeion open-source beschikbaar moeten komen en zouden producten die ontwikkeld worden in WieWasWie ook open-source beschikbaar moeten zijn. Het wordt tijd dat de deelnemers in dit initiatief dit als een beleidsdoel gaan vaststellen. Eens hadden we ook een initiatief als Taskforce Archieven, waarvan de website nog steeds actief is maar in december 2008 is de stekker eruit getrokken. Ook zo'n instelling had hier iets in kunnen betekenen.

Goed voorbeeld: In de jaren negentig van de vorige eeuw heeft Archief Delft het pakket Digitale Stamboom laten ontwikkelen. Een aantal andere instellingen sloot zich als deelnemer aan. In 2001 is het intellectuele eigendom gekocht uit een failliete boedel en in het bezit gekomen van de gemeente Delft. Aan het eind van dit jaar is door de deelnemers (Noord-Hollands Archief, RHC Eindhoven, Haags Gemeentearchief, Gemeentearchief Rotterdam, Archief Delft en Archief Eemland), in samenwerking met het project WieWasWie gekozen voor een doorontwikkeling van het pakket. Het pakket is in eerste instantie bedoeld als beheerspakket voor nadere toegangen, en hoewel vanaf de start de insteek burgerlijke stand, dtb etc. was, is er nu voor gekozen om het archiefbrononafhankelijk te maken. Er is tevens voor gekozen om het open-source om te bouwen. Allereerst sluit het pakket aan op standaarden die ontwikkeld worden in WieWasWie en reeds bestaande standaarden als Open Archives Initiatieve (OAI). Door het open source te ontwikkelen kan ieder ander gebruik maken van het pakket en hopen we dat uitbreidingen door een ieder ter hand kunnen worden genomen. Waar nu nog over wordt nagedacht is op welke wijze de ontwikkeling van het pakket wordt georganiseerd. Het is immers wel zo dat er een forum of organisatie zal moeten zijn die het pakket beheerd en beslissingen zal nemen over wat als standaard wordt opgenomen en wat als soort van plugin beschikbaar blijft.

Er heerst bij sommige nog de angst dat anderen er met de code vandoor lopen en dat investeringen zich niet terug verdienen. Daar tegenover staat volgens mij dat werken van de overheid met publieksgeld wordt bekostigd en dat het resultaat ook publiek zou moeten zijn. Het auteursrecht blijft bestaan (je staat in een open-source omgeving die niet af) en het hangt er vervolgens vanaf welke licentie je kiest (bijvoorbeeld GPL). Er is sprake van geheel ander businessmodel dan traditioneel met licenties het geval is. Gebruikers worden juist uitgedaagd om het pakket te gebruiken en bruikbare aanvullingen aan te dragen.

Huidige open-source pakketten die ontwikkeld worden lijken aan Nederland voorbij te gaan. Ik ken nog geen implementaties van bijvoorbeeld ICA-AtoM, Webcurator of de Archivist Toolkit. Dat heeft wellicht enerzijds te maken met de posities van de huidige leveranciers als ook de beperkte kennis en capaciteit van archiefdiensten afzonderlijk om dit soort wezenlijke keuzes te maken. Ook daar is samenwerking dus belangrijk en zouden STAP en wellicht BRAIN een rol kunnen spelen. Het uitgangspunt van NOiV bij open-source is overigens het zogenaamde 'comply-or-explain and commit' principe (op p.13 van het document wat onder deze link zit staat is dit principe beschreven).

Toezicht

Archivarissen hebben het archiefwettelijk toezicht op nog niet overgebrachte archieven. De inzet van open standaarden en het gebruik van open-source dragen bij aan een duurzaam informatiebeheer. Aangezien het actieprogramma voor de gehele publieke sector van toepassing is, is het dus belangrijk dat de zorgdrager dit beleid implementeert. De archivaris zou hierop moeten toezien. Er zijn reeds vele gemeenten aangesloten bij het manifest maar de vraag is hoe de implementatie van de doelstellingen van de doelstellingen uit het manifest gaat plaatsvinden. In het Open Source Jaarboek 2009/2010 staan veel interessante artikelen over wat er gedaan wordt in de publieke sector om de NOiV doelstellingen te implementeren. Het beeld dat mij bij blijft is dat veel organisaties zeggen iets te doen maar uiteindelijk niet kunnen (zie bijvoorbeeld perikelen van een leverancier en de gemeente Ede) of uiteindelijk niet de wil hebben om het beleid ten uitvoer te brengen. Zo blijkt bijvoorbeeld Haarlem een van eerste ondertekenaars van het manifest, in antwoord op het wob-verzoek in het kader van het grote NOiV onderzoek van Brenno de Winter te zeggen dat er geen bestuurlijk beleid te hebben rondom open-source en open standaarden. Overigens doet Haarlem wel iets met open-source bijvoorbeeld door het cms voor de website en een aantal linuxservers maar het is dus niet in beleid omvat. Dat in combinatie met de perikelen rondom het archieftoezicht (zie Archievenblad 2010/10) stemt somber voor de toekomst. Een rol van archivarissen zou hier moeten zijn de ICT afdeling bij de les te houden.

In de kaderstellende rol als raadslid van de gemeente Moerdijk heb ik bij de algemene beschouwingen aandacht gevraagd voor open informatie en het gebruik van open standaarden en open-source. In een met algemene stemmen aanvaarde motie is aan het college gevraagd aan te sluiten bij het manifest voor de open overheidsorganisaties. Er komt aldus de wethouder een geactualiseerd ICT beleidsplan waarin de uitgangspunten van het manifest een plaats krijgen. En dan maar hopen dat de uitvoering conform een goed beleid plaats gaat vinden. Het wordt dan dus vervolgens zaak dit in de controlerende rol te volgen. Ik hoop tevens dat de toezichthouder voor de archieven hierop toeziet.

Conclusie

Archivarissen dienen volgens mij wel degelijk positie in te nemen in de ontwikkelingen rondom open standaarden en open-source. Zowel als beheerder van archieven en informatie nu als dat van toezichthouder op archieven en informatie die nog berusten bij de zorgdrager. In de eerste hoedanigheid dus goed voorbeeld geven en voldoen aan het actieplan en in tweede instantie zorgen dat de zorgdrager bij de les blijft en voldoet aan het actieplan. Dat houdt ook in het toetsen van het ICT beleid aan het actieplan NOiV. Tot slot zou ik er voor willen pleiten om de rol van archivarissen bij open standaarden en open-source een plaats te geven in het manifest voor de Archivaris 2.0