Basisinformatie Archiefinstellingen

In verband met organisatieontwikkelingen bij mijn eigen organisatie ben ik me gaan verdiepen in intergemeentelijke samenwerking op het gebied van archiefbeheer en -toezicht. Vooralsnog zie ik zelf meer in inhoudelijk organisatorische samenwerking/samengaan op het gebied van archiefbeheer en -toezicht dan multidisciplinaire samenwerking tussen archiefinstellingen en erfgoedinstellingen. In een eerdere blogbijdrage heb ik al de stelling verdedigd dat archiefinstellingen geen erfgoedinstellingen zijn. Natuurlijk beheren archiefinstellingen belangrijk materiaal dat tot het lokale, nationale en zelfs internationale erfgoed behoord maar er is veel meer waarom archiefinstellingen er zijn. Het lijkt erop dat alle ontwikkelingen die rondom de open overheid, openbaarheid van bestuur en de rol die (overheids)informatie in een democratische rechtsstaat spelen aan archivarissen en archiefinstellingen voorbij gaan. Gelukkig wordt zo nu en dan hier op archief20 aandacht besteed aan deze onderwerpen. Toch kunnen we zelf ook iets concreet doen aan meer openbaarheid!

Het viel mij op tijdens bovengenoemd onderzoek dat basisinformatie van intergemeentelijke samenwerkingsvormen op archiefbeheer niet eenvoudig te achterhalen was. Wat ik hierbij zie als basisinformatie zijn:

In het algemeen:

• de getroffen regeling (gemeenschappelijke regelingen, dienstverleningsovereenkomsten)

als het gaat om gemeenschappelijke regelingen:

• begroting

• jaarverslag

• rekening

• de notulen van vergaderingen van het algemeen bestuur

Deze stukken had ik nodig om enerzijds te achterhalen welke vormen worden toegepast, hoe de bestuursstructuur in elkaar zit en wat de verdeelsleutel is tussen de partners.

De eerste plek waar ik ging zoeken was natuurlijk de website van de archiefinstelling. Bij velen was natuurlijk wel vermeld dat het ging om een gemeenschappelijke regeling maar de regeling zelf was vaak niet te vinden, evenals de financiële bescheiden, laat staan de verslagen van de vergaderingen van het algemeen bestuur als die er was. Een positieve uitzondering, hoewel niet helemaal meer actueel, was onder andere het Regionaal Archief West Brabant die een speciale pagina belangrijke documenten heeft. Een voorbeeld, en er zijn er nog meer, waar ik helemaal niets kon vinden is de website het Drents Archief. De regeling is natuurlijk wel te vinden op overheid.nl.

Als ik op de site van de archiefinstelling de genoemde basisinformatie niet kon vinden ben ik op zoek gegaan op de websites van de deelnemende gemeenten. Ook daar was het vaak niet te vinden. Voor het Drents Archief bijvoorbeeld vind ik bij de gemeente Assen wel het raadsvoorstel voor jaarrekening en jaarverslag 2010 vinden maar geen achterliggende stukken. Vele gemeenten hebben wel een onderdeel bestuursinformatie maar noemen de regelingen niet specifiek. In sommige gevallen waren de begroting, jaarverslag en rekening wel digitaal beschikbaar.

Kortom mijn oproep aan archiefinstellingen is om basisinformatie op een specifieke plaats op de website beschikbaar te stellen. De pagina van de archiefinstelling op de Archiefwiki kan daar dan ook naar verwijzen. Deze oproep geldt niet alleen voor gemeenschappelijke regelingen (alle vormen, RHC's, streekarchieven, streekarchivariaten, regionaal archieven etc.) maar ook voor die archiefinstellingen die als centrumgemeente fungeren en diensten verlenen voor andere gemeenten. Ook deze overeenkomsten zouden zonder meer op zo'n pagina beschikbaar moeten zijn.

Een apart verhaal is inmiddels de verzelfstandigde vorm van archiefbeheer. Over de wenselijkheid of onwenselijkheid van het brengen van archiefbeheer in private handen kun je ook nog hele bijdragen wijden. Ik heb daar inmiddels ook een duidelijke mening over (namelijk niet aan beginnen!) maar daar zal ik later nog wel op terug komen.

Het resultaat van mijn onderzoek laat nog even op zich wachten zeker gezien het feit dat ik nog geen complete informatie heb. Daarnaast is natuurlijk deze basisinformatie een papieren werkelijkheid. Ik ben ook erg benieuwd naar de ervaringen van archivarissen die in zo'n bestuurlijke constructie werkzaam zijn. Daarvoor zou ik eigenlijk een soort enquête willen maken. Maar wellicht zijn er collega's die mij er iets meer over kunnen vertellen. Alvast dank aan diverse collega's die ik heb benaderd en mij aan informatie hebben geholpen.

bron afbeelding: foto "Transparant" van Dick Sijtsma op Flickr