Het RAR heeft een stappenplan opgesteld voor het mappen van een DMS naar MDTO in het kader van digitale migratie.
Naar aanleiding van recente mappingtrajecten naar MDTO en onze ervaringen met migratie van digitaal archief, hebben we een ruw stappenplan opgezet voor het mappen van een DMS naar MDTO in het kader van een migratietraject van een DMS naar een e-depot (of een ander doelsysteem).
De bedoeling is dat dit document als aanvulling gaat dienen op ons reguliere digitale migratieprotocol, en gebruikt kan worden als uitleg voor bijvoorbeeld exporteurs en als kaderdocument voor huidige en toekomstige e-depotmedewerkers die met een DMS-migratie te maken krijgen. Dit document zal in de loop der tijd uitgebreid en gespecificeerd gaan worden.
Het stappenplan is gericht op het mappen van bestaande DMS'en, dus in geval van migratie. Het gebruiken van MDTO als metadatastandaard voor een nieuw DMS valt hierbuiten, maar daar zijn we wel erg benieuwd naar.
Hoe gaan jullie om met de uitfasering van documentmanagementsystemen? Gebruiken jullie MDTO als uitwisselingsstandaard bij digitale migratie, en hoe pakken jullie dat aan?
Stappenplan mapping van DMS naar MDTO.docx| titel | toegevoegd | door | opties | |
|---|---|---|---|---|
| stappenplan-mapping-van-dms-naar-mdto.docx | apr 2023 |  |
Samenvatting: Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) heeft samen met het Waterschap Rivierenland (WSRL) mee kunnen doen aan de Koplopergroep MDTO. Hierbij publiceren we ons eindrapport van deze deelname.
Weet je hoe goed informatiebeheer bijdraagt aan digitale duurzaamheid en hoe je de ontwikkelingen op d...
Stel, er is een zaak of dossier dat meerdere vernietigingstermijnen kent, bijvoorbeeld omdat het in me...
Reacties
Hallo Léon,
Ik ben erg geïnteresseerd in jullie stappenplan; het lukt me echter niet om het te openen. Als ik op de link klik, verschijnt de melding "deze pagina is niet beschikbaar".
@marjanhartsuiker
Hoi Marjan,
Ben je ingelogd? Waarschijnlijk wel, want anders kon je geen reactie sturen. Ik kan het je toesturen, maar misschien hebben meer mensen dit probleem. Ik ga de webmaster om raad vragen.
@marjanhartsuiker
Hallo Corinne,
Ik was (en ben) ingelogd - het is me zojuist gelukt om het document te downloaden.
@marjanhartsuiker
@corinneboeijinga en @marjanhartsuiker klopt, om het document te kunnen downloaden moet je ingelogd zijn. Met deze instellingen heeft Leon het document geplaatst maar hij zou dit evt nog kunnen aanpassen bij de instellingen van zijn blog. Groet, Inge
Hoi Léon, bedankt voor het delen. Wij staat nog aan het begin van het toepassen van MDTO op data-exports die in het e-depot zullen gaan. Het is ook goed om te beseffen dat dit naast een 'regulier' migratieprotocol moet staan.
Hoi Léon,
Wat is jullie ervaring betreft fase 1 m.b.t. de noodzaak tot het verkrijgen van expertise vanuit leveranciers om deze fase uit te kunnen voeren? Zijn leveranciers hier meewerktent in op levert dat vaak extra kosten op?
Mvg,
Rik
@rikvedder
Hoi Rik,
Het hangt er vanaf hoeveel je zelf wilt en kan doen en hoeveel je wilt uitbesteden. Wij zijn uitgegaan van zoveel mogelijk zelf doen: zelf MDTO leren begrijpen en toepassen, zelf snappen hoe het bronsysteem in elkaar steekt en welke metagegevens we daaruit willen hebben door het databaseschema te analyseren en relevante velden te mappen naar MDTO. Het belangrijkste waar je toegang toe moet krijgen in fase 1 is het databaseschema van de informatieapplicatie. Afhankelijk van de aanwezige kennis en kunde (en of de informatie on premise staat of in de cloud) is hier makkelijk of iets moeilijker aan te komen. Soms is er een medewerker die toegang heeft tot de database en handig is met SQL, die kan dan overzichten genereren. Soms is een gerichte vraag aan de leverancier sneller.
Het verschilt per leverancier of ze kunnen voorzien in een databaseschema of niet, dat hangt ook af van de opbouw van hun product. Met het opvragen van een databaseschema krijg je doorgaans meer tabellen te zien dan noodzakelijk voor de export, omdat ook voor de werking van het systeem de database wordt gebruikt. Die waarden heb je niet nodig als je exports gaan maken.
Het omzetten van je mappings naar exportbestanden is specialistisch werk en zal meerwerk/kosten met zich meebrengen. En ook de kennis en kunde om die exports te kunnen analyseren en eventuele fouten op te sporen. Wij hebben dat laatste inmiddels zelf ingericht.
Wat betreft het inschakelen van een leverancier om exports te genereren is onze ervaring dat ze wegschrikken van maatwerkexports gezien dat niet hun core business is en het heel erg verschilt of ze bereid zijn om kosten te maken om te voorzien in een (meer reguliere) exportfunctionaliteit. Daar moet in de regel een return-on-investment tegenover staan. Simpel gezegd: het moet voor hen financieel lonen om het te ontwikkelen. Ik zie maar weinig leveranciers die hier actief op inspelen, en degenen die het doen bouwen bijvoorbeeld een extra exportmodule die voor meerprijs afgenomen kan worden. Wat dat betreft zie ik voorlopig nog werk voor externe partijen die zijn gespecialiseerd in datamigratie.