Klankbordgroep vervanging en vernietiging

Inleiding

Op 10 en 14 maart 2022 hebben er twee klankbordgroepen plaatsgevonden over vervanging (inclusief migratie en conversie) en vernietiging. Het doel van de sessie was om beleidsvoorstellen die eerder in de stuurgroep Archiefbesluit en Archiefregeling (ABAR) zijn besproken in een bredere kring van professionals te toetsen en verder aan te scherpen.

Ongeveer 35 deelnemers van overheden en archiefinstellingen uit het hele land waren aanwezig om de voornemens te becommentariëren. Ter voorbereiding heeft iedereen daarvoor een nota ontvangen. Vanuit het ministerie van OCW waren aanwezig Marit Vochteloo, Carin Dankier, Alard Litjens, Ilona von Stein en Marieke Klomp.

De twee bijeenkomsten zijn op dezelfde manier opgezet. Eerst gaf Alard Litjens in 10 minuten een algemeen overzicht van de voornemens op het gebied van vervanging, migratie, conversie en vernietiging. Daarna werd de groep verdeeld over twee deelsessies waarin in kleiner comité verder gesproken werd over de voorstellen. Na afloop van deze discussies werden de bijeenkomsten afgesloten.

Algemene kwaliteitsnorm

Het idee van een algemene kwaliteitsnorm werd goed ontvangen, maar er ontstaat discussie over de term “passende maatregelen”. Enerzijds wordt de flexibiliteit die de term biedt als prettig ervaren, maar anderzijds zijn er ook zorgen over hoe dit in de praktijk toe te passen is. Wat houden passende maatregelen in? Hoe ga je die objectief toetsen volgens een normenkader of criteria? Verzoek is om dit hiermee rekening te houden.

Vervanging analoge documenten

Ten aanzien van vervanging is het voornemen om de verplichting om een vervangingsbesluit vooraf en een verklaring achteraf op te stellen te laten vervallen. In plaats daarvan dient een verantwoordelijk overheidsorgaan te werken volgens een vastgestelde methodiek. Deelnemers zijn niet per sé tegen het voorstel om de verklaringen te schrappen, mits er voldoende waarborgen worden gegeven. Het is van belang om wel de authenticiteit van een document te kunnen blijven aantonen. Voorgesteld wordt om de vervanging via de metadata te waarborgen. Daarnaast wordt door sommigen de vrees uitgesproken dat het schrappen van het besluit en de verklaring het onderwerp mogelijk minder belangrijk doet lijken, bijvoorbeeld voor management en bestuurders. Daarnaast wordt het voorstel gedaan om het besluit te laten vervallen, maar verantwoordelijke overheidsorganen wel te verplichten om hun methodiek te publiceren op hun website.

Deelnemers waarderen het niveau van detail voor regels rondom beheer van analoge documenten, maar ze spreken zich ook uit voor een betere balans tussen analoog en digitaal materiaal, zeker omdat het overgrote merendeel van de documenten tegenwoordig digital born is. Vervanging heeft vaak betrekking op inkomende post. Deze stroom wordt allengs minder. Sommige organisaties bereiken het punt dat de eisen vanuit de Archiefregeling erg zwaar worden, gezien de hoeveelheid materiaal. Bij andere organisaties speelt dit (nog) helemaal niet. Dit is een terecht punt. Binnen het Archiefbesluit stellen we daarom een algemene norm. Daarbinnen kan een risicoanalyse gedaan worden. Tegelijkertijd is er ook sprake van ‘ongereguleerde vervanging’, door scannen van documenten op multifunctionals en foto’s die burgers maken en via e-mail of apps opsturen. Deze informatiestroom wordt steeds groter en belangrijker en er is veel moeilijker grip op te krijgen. De kwaliteit van deze documenten loopt erg uiteen en dit valt buiten de regels voor vervanging.

Bij vervanging van blijvend te bewaren analoge documenten wordt de archivaris betrokken vanuit de erfgoedwaarde van dit archief. Voor verschillende organisaties is niet duidelijk welke archivaris wordt bedoeld. Voor de rijksoverheid wordt de Algemene Rijksarchivaris bedoeld. Voor decentrale overheden worden de archivarissen bedoeld die aangesteld zijn door gemeenten, provincies en waterschappen.

Migratie & conversie

Het voornemen is om de verklaringen bij migratie en conversie te laten vervallen. Bij migratie worden deze vervangen door een archiefparagraaf in het migratieplan en het migratieverslag. Deelnemers zijn positief over de archiefparagraaf in het migratieplan, omdat dit bijdraagt aan betrokkenheid van informatiebeheer aan de voorkant. Ook het onderscheid tussen technische en functionele migratie wordt gewaardeerd.

Over het afschaffen van de verklaring zijn de meningen verdeeld. Een flink deel van de deelnemers vinden het behouden de verklaring belangrijk. Daarvoor voeren ze verschillende redenen aan. Het fungeert als bewijslast richting toezichthouders. De verklaring is voor sommige organisaties een vast onderdeel van het migratieproces. Een deel van de deelnemers geeft de voorkeur aan de verklaring boven het migratieverslag, omdat zij van mening zijn dat een verklaring handzamer en overzichtelijker is.

Een deel van de aanwezigen pleit ervoor om ook de archivaris te betrekken bij migratie, net zoals bij vervanging. Het voorstel is om de archivaris dan te raadplegen bij migraties die betrekking hebben op documenten die langer dan 10 jaar te bewaren zijn. Of in ieder geval bij migraties van blijvend te bewaren document met het oog op opname in het e-depot. Andere deelnemers merken op dat er bij archiefvormers veel migraties plaatsvinden. Is er genoeg capaciteit om deze wens waar te maken? Voorts vraagt men zich af wat de positie van de archivaris is of zou moeten zijn wanneer zijn/haar advies niet wordt opgevolgd.

Vernietiging

Het blijft verplicht om van vernietiging een verklaring op te stellen. Nieuw is dat overheidsorganen moeten beschrijven hoe de vernietiging van documenten is geregeld (procedures en methodes). Om overheidsorganen daarbij te ondersteunen, moeten voor digitaal vernietigen (meer) handreikingen en modellen worden ontwikkeld en actueel gehouden.

In het algemeen staan deelnemers positief tegenover de introductie van een methodiek en welbepaalde aanpak. Een enkeling merkt op dat vernietiging by-design ingebouwd moet worden. Rondom het onderwerp vernietiging leven wel veel vragen. Hoe moet er omgegaan worden met oude systemen die geen audit-trail hebben? Hoe moet omgegaan worden met vernietiging van documenten die verspreid staan over verschillende systemen en (deels) dubbel zijn? Moeten die gelijktijdig vernietigd worden? En: niet-vernietigde documenten zijn op te vragen met een beroep op de Wet Openbaarheid van Bestuur en straks de Wet Open Overheid. Ook hier zijn passende maatregelen nodig. Er is ruimte voor verschillende uitvoeringsvarianten in de praktijk. De verklaring wordt mede hierom ook uitgebreid met de benoeming van systemen waarin vernietigd is.

Er leven veel vragen over de specificatie die bij de verklaring van vernietiging hoort. Hoe gedetailleerd moet die zijn? Hoe lang moet die bewaard worden? Veel deelnemers geven aan hiermee te worstelen, vanwege het voorkomen van persoonsgegevens in de verklaringen. Dat levert vragen en discussies op in het kader van de AVG.

Daarnaast worden vragen gesteld over de samenhang tussen documenten en dossiers. Documenten kunnen onderdeel uitmaken van meerdere processen en in meerdere dossiers voorkomen. Deze samenhang tussen documenten wordt geborgd via het artikel over metadata. Daarnaast is het ook inrichtingskeuze voor de uitvoering.

Afsluiting

Het ministerie van OCW wil alle deelnemers hartelijk danken voor hun bijdrage aan de discussie. Voor meer informatie over het verdere proces van wijziging van het Archiefbesluit en de Archiefregeling zie dit nieuwsbericht.