Veelgestelde vragen: waardering, selectie en bewaartermijnen

Wat is een ‘selectiebesluit’?

Het woord ‘selectiebesluit’ vervangt het begrip ‘selectielijsten’ van de Archiefwet 1995. De systematiek blijft hetzelfde, maar de functie van selectiebesluiten is in het wetsvoorstel beter beschreven.

In selectiebesluiten leggen overheidsorganisaties vast hoe lang ze hun informatie bewaren. Selectiebesluiten bevatten geen bewaartermijnen voor afzonderlijke documenten (ongeacht de vorm), maar voor categorieën documenten. In de huidige praktijk is de indeling in categorieën vaak verbonden aan werkprocessen, zoals: beleidsvorming en -evaluatie, begrotingsuitvoering en begrotingsverantwoording, subsidies, vergunningen en andere beschikkingen. In de toelichting van het wetsvoorstel is benadrukt dat het mogelijk is om daarnaast voor specifieke verschijningsvormen een andere of aanvullende aanpak te kiezen. Een voorbeeld is de capstone-benadering voor e-mail, waarbij e-mailboxen van sleutelfunctionarissen blijvend worden bewaard en de e-mailboxen van overige ambtenaren na verloop van tijd worden vernietigd.

De bewaartermijnen uit selectiebesluiten worden door gespecialiseerde medewerkers vertaald naar de dagelijkse informatiehuishouding en daarin toegepast. Voor andere medewerkers zijn er idealiter trainingen en instructies, zodat zij weten welke documenten zij moeten opslaan in de daartoe aangewezen informatiesystemen.

Zijn selectiebesluiten nog nodig?

Ja. Selectiebesluiten vormen een juridische basis om informatie blijvend te bewaren of juist, na het verstrijken van de bewaartermijn, te vernietigen. Aan burgers bieden selectielijsten globaal inzicht welke overheidsinformatie wordt bewaard en hoe lang. Aan archiefdiensten geven selectiebesluiten invloed over de instroom in hun permanente archiefcollecties. Topt slot helpen selectiebesluiten eraan mee dat overheidsorganisaties voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de EU-privacywet).

Verandert de procedure voor de vaststelling van selectiebesluiten?

Ja. De vaststellingsprocedure voor selectiebesluiten wordt simpeler in het wetsvoorstel. Als er consensus is over het ontwerp, stelt de minister van OCW een selectiebesluit vast, in overeenstemming met de archiefvormer. Dit gebeurt door ondertekening en publicatie in de Staatscourant. Handtekeningen van andere vakministers of, in het geval van de Hoge Colleges van Staat, een Koninklijk Besluit zijn straks onder de Archiefwet 2021 niet meer nodig. De Vereniging voor Nederlandse gemeenten (VNG), het Inter Provinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW) kunnen net als nu gezamenlijke selectiebesluiten bij de minister van OCW indienen namens hun leden. De inspraak voor burgers op het conceptselectiebesluit vervalt (in het nieuwe Archiefbesluit), omdat burgers vrijwel nooit gebruik van maken van deze mogelijkheid. Wel is een gepubliceerde selectiebesluit in beginsel vatbaar voor bezwaar en beroep, als een burger hierbij tenminste een rechtstreeks persoonlijk belang heeft. Nieuw in het wetsvoorstel is dat overheidsorganisaties in bepaalde gevallen mogen afwijken van een vastgesteld selectiebesluit. Zo wordt voorkomen dat voor kleine actualisaties de gehele vaststellingsprocedure opnieuw moet worden doorlopen.

Hoe lang blijft een selectiebesluit geldig?

De geldigheid van een selectiebesluit wordt geregeld in het nieuwe Archiefbesluit. De bedoeling is dat overheidsorganisaties beschikken over actuele selectiebesluiten die aansluiten bij hun actuele taken en werkprocessen. Daarom zal een selectiebesluit in principe gelden voor de daaropvolgende tien jaar; daarna moeten overheidsorganisaties nagaan of het nodig is een selectiebesluit te actualiseren. Soms veranderen de inzichten over de waarde van informatie en daarmee de bewaartermijn. Dit is bijvoorbeeld gebeurd bij TBS-dossiers, die eerst tijdelijk en nu blijvend worden bewaard in het kader van zowel de verantwoording van overheidsbeleid als van het (historisch) onderzoek.

Voor wie is een ‘groepsselectiebesluit’ aantrekkelijk?

Het is niet zo dat elke overheidsorganisatie één eigen selectiebesluit moet hebben. Een overheidsorganisatie kan meerdere selectiebesluiten hebben. En een selectiebesluit kan gelden voor meerdere organisaties. Nu al zijn er gezamenlijke selectiebesluiten. Zo hebben de VNG, de IPO en de UvW ieder voor hun eigen achterban een selectiebesluit ontworpen en (met een machtiging van de leden) laten vaststellen door de minister van OCW. Dat kan omdat de taken en werkprocessen heel erg op elkaar lijken.

Het wetsvoorstel maakt daarnaast zogenoemde groepsselectiebesluiten mogelijk. Die nieuwe mogelijkheid is speciaal bedoeld voor privaatrechtelijke organisaties met een openbaar gezagstaak, zoals mbo- en hbo-instellingen, scholen voor primair of voortgezet onderwijs, notarissen en gerechtsdeurwaarders. Per groep gaat het soms om heel veel organisaties, waarbij maar een klein deel van hun informatie onder de Archiefwet valt. Om hen werk uit handen te nemen, biedt de Archiefwet 2021 hun branche-, beroeps- en andere representatieve sectorale organisaties de mogelijkheid om een groepsselectiebesluit te ontwerpen en te laten vaststellen door de minister van OCW. Het is daarbij niet langer noodzakelijk om voor indiening een formeel mandaat of handtekeningen te verwerven bij alle afzonderlijke organisaties. Een groepsselectiebesluit geldt automatisch voor alle organisaties in die groep (behalve voor organisaties die ervoor kiezen om toch zelfstandig een besluit te ontwerpen).

Waarom wordt informatie nog vernietigd, zo duur is digitale opslag toch niet?

Ook in het digitale tijdperk is selectie, en dus vernietiging, nodig om controle te houden op het informatiebeheer. Het tijdig vernietigen van informatie, die om welke reden dan ook niet blijvend bewaard wordt, draagt immers bij aan de toegankelijkheid van de resterende informatie en voorkomt onnodige beheerkosten. Selectie helpt ook om greep te houden op de omvang en kwaliteit van collecties van archiefdiensten. Sowieso mogen overheidsorganisaties persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig, vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Geeft de Europese privacywetgeving ruimte om persoonsgegevens blijvend te bewaren?

Ja. Het wetsvoorstel gaat uitvoerig in op de relatie met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), mede in reactie op het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens. De AVG bevat uitzonderingen voor ‘archivering in het algemeen belang’. Die uitzonderingen maken het onder meer mogelijk om documenten met – rechtmatig verzamelde - persoonsgegevens blijvend te bewaren en over te brengen naar een archiefdienst. Wel moeten overheidsorganisaties passende maatregelen treffen om de privacy te beschermen zo lang betrokkenen nog in leven zijn.

Het selectiebesluit vormt de legitieme grondslag om persoonsgegevens blijvend te bewaren. Soms is de blijvende bewaring overigens al bepaald door sectorale wetgeving. Documenten die persoonsgegevens bevatten van personen die nog in leven zijn, worden na overbrenging beperkt vanwege de privacy. In de Archiefwet 2021 is de maximumduur van zo’n openbaarheidsbeperking verlengd naar 110 jaar vanwege de hogere levensverwachting.