De Archiefwet, een handvat voor de aanpak van onze digitale uitdagingen? Of gemiste kans?

Toen mij gevraagd werd iets te willen schrijven over de nieuwe Archiefwet, moest ik eerst wel even zuchten. Er is al zoveel gezegd en geschreven over de conceptteksten van de nieuwe wet. De verwachtingen waren best hooggespannen. “Dit wetsvoorstel strekt tot modernisering van de Archiefwet 1995, zodat deze beter aansluit bij de praktijk van het digitale informatiebeheer”, zo valt er te lezen in de memorie van toelichting. Natuurlijk was modernisering nodig. Een wet van inmiddels 25 jaar oud die betrekking heeft op het beheer van overheidsinformatie is per definitie zwaar verouderd, alleen al door de snelle technologische ontwikkelingen, die een enorme invloed hebben op de vorm van deze informatie en de wijze waarop overheden daarmee werken en samenwerken. Om nog maar niet te spreken van het continu veranderende informatiegebruik door burgers en de waarborgen, bijvoorbeeld op het gebied van privacy, waarmee dat informatiegebruik omgeven is.
De reacties variëren van ‘prima voorstel, daar kunnen we mee verder’ tot ‘wat hebben we hier nu aan, is dit nu de beloofde modernisering van de wet’? En alles daartussen.
Voor mij was altijd de vraag: welk van onze problemen lost deze vernieuwde Archiefwet op? Of, als ik het omdraai, welke uitdagingen in de digitale informatiehuishouding vragen om wat voor wet- en regelgeving? Als ik kijk naar de concepttekst van de nieuwe Archiefwet zie ik echter nog steeds een wet die in de kern uitgaat van principes die diep geworteld zijn in het papieren tijdperk. Archieven worden gevormd door een ‘archiefvormer’, die na een zekere periode (nu 20 en straks 10 jaar) haar archieven overbrengt naar een ‘bewaarplaats’, met uitzondering van de op termijn te vernietigen archieven, die vernietigd moeten worden. Met de nadruk op ‘moeten’, want de nieuwe wet is daar heel duidelijk over. Waarom was dat in het papieren tijdperk zo geregeld? Nou, eigenlijk heel simpel. Papieren dossiers namen dure kantoorruimte in beslag, door zo snel als mogelijk / toegestaan was te vernietigen kon de toegankelijkheid beter worden geborgd, konden kosten worden bespaard, en de archiefdiensten waren beter in staat om de archieven onder de juiste condities te bewaren en aan het publiek beschikbaar te stellen. De door Zaalberg en tijdgenoten in het begin van de 20e eeuw ontworpen methodieken van classificaties en dossiervorming voor ordening en toegankelijkheid zijn in de loop van de decennia tot in de perfectie ontwikkeld en hebben tot ver in de jaren ’90 uitstekend gefunctioneerd. Maar nu? Nu zien we bijvoorbeeld kamerlid Omtzigt op de tv roepen dat hij ‘deze documenten binnen een kwartier wil hebben’ en zien we vergaderingen opgeschort worden omdat tijd nodig is om gevraagde documenten te kunnen reproduceren. We horen over onderzoeken, waarbij documenten kwijt zijn die na afronding van het onderzoek alsnog uit de bureaula komen, of meer waarschijnlijk, alsnog op G: schijf van een medewerker zijn aangetroffen. Of documenten en mailboxen die vernietigd zijn, maar toch door ICT-ers nog uit backups of door middel van bestandsherstel gereconstrueerd kunnen worden. Soms van lange tijd geleden. Of digitale informatie in specifieke formaten van moderne informatiesystemen die niet in een gecontroleerde beheeromgeving staan. En ga zo maar door.
Willen we hier grip op krijgen, dan zullen we naar mijn mening de bakens echt moeten verzetten.
Niet vasthouden aan traditionele inrichtingsprincipes, ophouden met ‘officieel’ vernietigen met veel protocol er omheen, terwijl dezelfde informatie in meervoud blijft bestaan in het datalandschap en gewoon weer gereconstrueerd en hergebruikt kan worden. Met toezichthouders die er minutieus op toezien dat we dit ook allemaal écht doen. Ik zeg stop. Hou ermee op. We houden onszelf nu al lange tijd voor de gek met dit soort dingen. Laten we nadenken over hoe we ons informatielandschap intrinsiek duurzaam toegankelijk kunnen maken. En hoe we onze overheidsinformatie zo eenvoudig mogelijk kunnen ontsluiten voor raadpleging en hergebruik via gebruikersvriendelijke portalen. Nee, en de strenge privacywetgeving en de vaak krampachtige houding van ons overheidsfunctionarissen ten aanzien van het niet openbaar willen maken van alles wat wij hebben opgeschreven in notities en verslagen, helpen zéker niet. Maar het antwoord daarop zit ook zéker niet in het in standhouden van oeroude archiveringsprincipes.
Gelukkig gaat de Wet Open Overheid ons langs een andere lijn en met een andere focus óók dwingen onze overheidsinformatie op orde en toegankelijk te hebben. Maar o, wat is het toch jammer dat juist nu de tijdgeest er om vraagt, de wetgever het momentum niet gepakt heeft om tot echt vernieuwende en integrale wetgeving te komen op het gebied van de omgang en het gebruik van onze overheidsinformatie.