Veelgestelde vragen: openbaarheid bij archiefdiensten

De Archiefwet 2021 bevat meer gronden voor beperking van de openbaarheid. Blijft er straks dus meer geheim?

Nee. Het uitgangspunt is en blijft dat overheidsinformatie na overbrenging openbaar is. Als overheidsorganisaties een beperking van inzage bij archiefdiensten nodig vinden, moeten ze dit onderbouwen in een apart besluit. En ze moeten hierover advies vragen aan de archivaris van de betreffende archiefdienst.

Dat het wetsvoorstel meer beperkingsgronden heeft, komt doordat de beperkingsgronden van de Archiefwet 1995 meer zijn uitgesplitst, op dezelfde manier als in de Wet open overheid. Daardoor kunnen overheidsorganisaties gemakkelijker beoordelen of er legitieme redenen zijn om de openbaarheid na overbrenging nog enige tijd te beperken.

Een verschil met de Wet open overheid is dat de Archiefwet 2021 niet toestaat dat persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren na overbrenging worden afgeschermd. Ook geldt in de Archiefwet 2021 per grond een maximumtermijn. In de meeste gevallen is die slechts 20 jaar en dus aanzienlijk korter dan het huidige wettelijke maximum van 75 jaar. Alleen voor de bescherming van persoonsgegevens, persoonsnummers, en de persoonlijke levenssfeer wordt de wettelijke maximumtermijn verlengd naar 110 jaar, vanwege de stijgende levensverwachting.

Hoe gaan archiefdiensten om met privacy en persoonsgegevens?

Archiefdiensten moeten net als iedereen voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de Archiefwet 2021 is bepaald dat de archivaris voorwaarden kan stellen wanneer mensen toegang vragen tot archieven die beperkt openbaar zijn. Dit is vooral noodzakelijk wanneer privacy in het geding is. Naar aanleiding van het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn in het wetsvoorstel grondslagen opgenomen om in het nieuwe Archiefbesluit nadere regels te stellen zodat alle archiefdiensten op hoofdlijnen dezelfde werkwijze volgen. In het bijzonder moeten archiefdiensten zeker weten dat verzoeken om inzage voldoen aan uitzonderingen die de Uitvoeringswet AVG maakt op het verbod op (verdere) verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard. Archiefdiensten vragen dan bijvoorbeeld om een bewijs van overlijden of toestemming van betrokkenen, of de verzoeker moet aantonen dat hij/zij inzage nodig heeft voor een rechtszaak, wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden.

Het komt een enkele keer voor dat documenten die openbaar zijn of waarvan de beperking is verlopen toch bijzondere persoonsgegevens bevatten van nog levende personen, zoals bijvoorbeeld het geval is bij oude gezinskaarten. Ook in die gevallen moeten archiefdiensten passende maatregelen nemen. Denk hierbij aan maatregelen die ervoor zorgen dat documenten niet op het niveau van persoonsgegevens kunnen worden doorzocht en aan het geautoriseerd en tijdelijk online of op locatie toegang verlenen tot dergelijke documenten.

Waarom introduceert het wetsvoorstel ‘informatieverstrekking in andere vorm’ door archiefdiensten?

Tot nog toe beoordeelt een archiefdienst of mensen toegang kunnen krijgen tot gehele dossiers en documenten en dan is het antwoord: ja of nee. Bij de voorbereiding van de Archiefwet 2021 is geconcludeerd dat zo’n zwart-wit keuze nadelig kan uitpakken voor de openbaarheid van juist jonger en digitaal archief. Daarom introduceert het wetsvoorstel een recht op informatieverstrekking in andere vorm. Dat houdt in dat archiefdiensten een verzoeker kopieën van dossiers kunnen geven, waarbij bepaalde documenten of gedeeltes zijn afgeschermd. Inzage in documenten als geheel blijft wel de standaard werkwijze. Dit heeft te maken met de waarde die de Archiefwet toekent aan de authenticiteit van documenten. Alleen als mensen geen inzage kunnen krijgen in gehele dossiers en documenten, onderzoekt een archiefdienst dus of informatieverstrekking in andere vorm mogelijk is. Bij sommige decentrale archiefdiensten gebeurde dit overigens soms al wel, maar niet overal. Vooral voor het Nationaal Archief brengt deze wetswijziging extra werk met zich mee.