Veelgestelde vragen - Regels voor informatiebeheer en archiefvorming

Het wetsvoorstel gebruikt het begrip ‘documenten’ in plaats van ‘archiefbescheiden’. Vallen alleen tekstdocumenten onder de Archiefwet 2021, of ook e-mails en data?

De term en de definitie van ‘document’ is afgestemd met de Wet open overheid. De betekenis van dat wettelijke begrip blijft breed. In het wetsvoorstel is verduidelijkt dat het gaat om informatie die overheidsorganisaties maken of ontvangen in het kader van hun publieke taken. Op welke drager en in welke vorm informatie is vastgelegd, maakt niet uit. Het kan gaan om schriftelijke stukken of digitale tekstbestanden, om films en foto’s, om e-mails, websites, databases en algoritmes. Ieder geheel van vastgelegde gegevens is een ‘document’ in de zin van de wet. Althans, zolang het zakelijke inhoud betreft. Want privécommunicatie van ambtenaren valt niet onder de Archiefwet, ook niet als ze daar hun werkcomputer of werktelefoon voor gebruiken.

Waarom zijn publieke belangen opgenomen in het wetsvoorstel?

Het wetsvoorstel bevat voor het eerst expliciet de belangen waarmee overheidsorganisaties rekening moeten houden bij de inrichting van hun informatiebeheer, namelijk:

• het belang van informatie voor hun bedrijfsvoering en publieke verantwoording;

• het belang van informatie om rechten en plichten van burgers vast te stellen;

• het belang van informatie voor onderzoek en als onderdeel van (toekomstig) cultureel erfgoed.

Tot nog toe kon je deze belangen destilleren uit de memorie van toelichting bij de Archiefwet 1995 en uit de belangen die in artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 (o.a. voor het bepalen van bewaartermijnen) zijn opgenomen. In de dagelijkse praktijk zijn het tevens stilzwijgend de criteria die helpen bepalen of documenten überhaupt ‘archiefwaardig’ zijn. Bovengenoemde belangen zijn kortom dé leidraad voor alles wat komt kijken bij goed informatiebeheer. Daarom zijn ze nu opgenomen in de wet zelf.

Wat betekent ‘duurzame toegankelijkheid’?

Overheidsorganisaties moeten (belangrijke) informatie duurzaam toegankelijk maken en houden. Het begrip ‘duurzame toegankelijkheid’ in het wetsvoorstel vervangt het begrip ‘goede, geordende en toegankelijke’ staat van de Archiefwet 1995. Ook de Wet open overheid gebruikt dit begrip. Duurzame toegankelijkheid houdt in dat informatie gedurende de geldende bewaartermijn vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar blijft en wordt beschermd tegen veranderingen van elke aard. De Archiefwet 2021 schrijft niet voor hoe overheidsorganisaties dit moeten doen. Nadere regels over duurzame toegankelijkheid komen in de lagere regelgeving, het Archiefbesluit en de Archiefregeling die ook aangepast worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om het zorgen voor voldoende beschrijvende kenmerken (wie, wat, wanneer, waarvoor) van documenten en om tijdige omzetting naar duurzame bestandsformaten.

Wat wordt bedoeld met ‘passende maatregelen’ voor duurzame toegankelijkheid?

In het wetsvoorstel is bepaald dat overheidsorganisaties passende (organisatorische en technische) maatregelen moeten treffen om informatie onder hun beheer te brengen en duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Dat wil zeggen: maatregelen die proportioneel zijn in relatie tot het belang van informatie en het risico dat deze informatie verloren gaat. Ook voor vernietiging kunnen overheidsorganisaties maatregelen toesnijden op de risico’s die zich voordoen wanneer informatie ten onrechte niet of niet op tijd zou worden vernietigd.

De nieuwe formulering in het wetsvoorstel benadrukt dat het organiseren van goed informatiebeheer geen eenmalige handeling is, maar een voortdurend punt van aandacht. Idealiter wordt bij de inrichting van nieuwe werkprocessen en bij het in gebruik nemen van nieuwe systemen, steeds bepaald hoe de duurzame toegankelijkheid van informatie is gewaarborgd. Dit noemt men ‘archivering by design’, en het is vergelijkbaar met de manier waarop privacy en informatiebeveiliging aangepakt (zouden moeten) worden.

De formulering ‘passende maatregelen’ biedt tevens expliciet ruimte voor een risicobenadering. Schifting was in de praktijk altijd al onderdeel van dossiervorming, maar de wetstekst van de Archiefwet 1995 besteedt daar geen aandacht aan. Inmiddels wordt digitaal heel veel meer informatie vastgelegd dan vroeger op papier. Denk aan talloze concepten en kopieën van tekstdocumenten en aan de grote hoeveelheid informatiedragers zoals e-mails, chatberichten, websites en databases. Het is, gegeven de belangen van de Archiefwet, niet noodzakelijk om alle documenten op dezelfde wijze onder archiefbeheer te brengen.

Waarom moeten overheidsorganisaties ‘beheerregels’ hebben? En wat staat daar in?

Goed informatiebeheer begint met goed beleid en met de regelmatige evaluatie daarvan. Beheerregels vormen hiervoor de basis, en daarom maakt het wetsvoorstel deze verplicht voor alle overheidsorganisaties. Er moet in staan welke afdelingen en functionarissen verantwoordelijk zijn voor het informatiebeheer. En er moet in staan op welke manier men nagaat of de maatregelen voor duurzame toegankelijkheid effectief zijn, dan wel bijgesteld moeten worden. Beheerregels zijn één van de bronnen waaruit de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed en de archivarissen kunnen putten bij het toezicht op ‘hun’ overheidsorganisaties. In de praktijk hebben overigens veel overheidsorganisaties al beheerregels. Van een cyclus voor de planning en evaluatie van het informatiebeheerbeleid is nog niet altijd sprake.