Veelgestelde vragen: algemene vragen over informatiebeheer en de werking van de Archiefwet

Voor wie geldt de Archiefwet?

Het wetsvoorstel Archiefwet 2021 geldt net als de Archiefwet 1995 voor:

• alle gemeenten, provincies en waterschappen, en gemeenschappelijke regelingen van deze organen, zoals Omgevingsdiensten.

• organisaties van de Rijksoverheid, zoals ministeries en hun uitvoeringsdiensten

• de Hoge Colleges van Staat, zoals de Tweede en Eerste Kamer en de Raad van State

• de onafhankelijke, bij de wet ingestelde organen die met rechtspraak zijn belast, alsmede de Raad voor de rechtspraak en het College van afgevaardigden;

• zelfstandige bestuursorganen, zoals de Nederlandse Zorgautoriteit en Cultuurfondsen

• publiekrechtelijke rechtspersonen en beroepsorganisaties, zoals de Nederlandse Orde van Advocaten

• privaatrechtelijke organisaties met een openbare gezagstaak, zoals scholen, notarissen en deurwaarders.

In totaal gaat het om ongeveer 1000 overheidsorganisaties. Voor de privaatrechtelijke organisaties zijn de aantallen niet bekend. De website van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed geeft een overzicht van de organen van de centrale overheid die onder de Archiefwet vallen.

Waarom zijn goede overheidsarchieven belangrijk?

Goede overheidsarchieven zijn belangrijk om meerdere redenen:

• als werkgeheugen voor overheidsorganisatie zelf, bij de uitvoering van hun publieke taken

• om verantwoording af te leggen aan bijvoorbeeld het parlement of de gemeenteraad

• voor de documentatie van rechten en plichten van burgers en bedrijven

• als bron voor onderzoek door bijvoorbeeld wetenschappers, journalisten, schrijvers en burgers

• als onderdeel van het cultureel erfgoed.

De meeste overheidsinformatie heeft een tijdelijke bewaartermijn en wordt uiteindelijk, na kortere of langere tijd, vernietigd. Blijvend te bewaren informatie komt terecht bij het Nationaal Archief en bij regionale en lokale archiefdiensten. Daar is de informatie meestal openbaar en direct toegankelijk voor gebruikers.

Waarom is een wet nodig? Informatie opslaan is toch geen kunst?

Goed informatiebeheer, en dus archiveren, is veel meer dan simpelweg informatie opslaan. Digitale bestanden zijn altijd ergens opgeslagen; op een server, op een netwerkschijf, op iemands computer of telefoon. Als je geluk hebt, is informatie na verloop van tijd misschien moeilijk vindbaar, maar nog wel beschikbaar. Als je pech hebt, zijn belangrijke bestanden gewist, veranderd of niet meer leesbaar. Of je kunt niet meer vaststellen wat de status is van een document of andere gegevens, en in welke context zij een rol hebben gespeeld. Archiveren gaat kortom niet vanzelf.

Kern van de Archiefwet is dan ook dat deze overheidsorganisaties opdraagt om doelbewuste maatregelen te nemen om belangrijke informatie duurzaam toegankelijk houden. Dat wil zeggen: de informatie moet vindbaar, leesbaar en bruikbaar blijven, niet alleen voor de dossierhouder maar ook voor anderen binnen en buiten de organisatie. Een tweede belangrijk principe van de Archiefwet is dat overheidsorganisaties op hun (gearchiveerde) informatie bewaartermijnen toepassen, die zij tevoren hebben bepaald. Pas als een bewaartermijn is verstreken, mag - én moet - een organisatie de betreffende informatie vernietigen. Alleen informatie die blijvend wordt bewaard, brengen overheidsorganisaties over naar een archiefdienst.

Hoe verandert het informatiebeheer van de overheid door digitalisering?

In het papieren tijdperk werden inkomende en interne stukken bij een archiefafdeling geregistreerd, geordend en bewaard. Door stukken bij de archiefafdeling te beheren, kon iedereen binnen de organisatie op dit werkgeheugen terugvallen. In het digitale tijdperk is de situatie tot op zekere hoogte vergelijkbaar. De meeste organisaties hebben inmiddels voorzieningen om informatie digitaal te beheren, zoals digitale documentmanagementsystemen (DMS) en zaaksystemen. Deze digitale voorzieningen ondersteunen de dagelijkse werkprocessen en de duurzame toegankelijkheid van informatie die hierbinnen een rol speelt. Daarnaast kiest men voor archivering binnen specifieke applicaties; dat gebeurt bijvoorbeeld bij websites. Met de verandering van techniek, verandert ook de aanpak voortdurend. En de uitdaging is des te groter omdat de hoeveelheid informatie door digitalisering enorm is toegenomen en in allerlei vormen wordt vastgelegd. Daarom moeten organisaties van meet af aan, al bij de inrichting van hun werkprocessen en systemen, zorgen dat de informatie die hierin omgaat duurzaam toegankelijk is.

Blijvend te bewaren informatie gaat na 10 jaar naar archiefdiensten. Het Nationaal Archief en de grotere decentrale archiefdiensten hebben inmiddels expertise en systemen om ook digitale overheidsinformatie permanent toegankelijk te houden. Anderen zijn daarmee bezig. Veel gemeenten sluiten aan bij gezamenlijke streek- of regionale archiefdiensten om samen hun digitale collecties te beheren en voor het publiek te ontsluiten.

Moeten behalve nota’s en brieven ook e-mails en chatberichten gearchiveerd worden?

Ja, in beginsel wel. De huidige én de nieuwe Archiefwet gaan over alle informatie die overheidsorganisaties maken of ontvangen in het kader van hun publieke taken. Op welke drager en in welke vorm informatie is vastgelegd, maakt niet uit. Niet ieder bericht hoeft bewaard te blijven, zoals ook niet ieder kladje of concept van een nota of brief in de archieven thuishoort. Overheidsorganisaties moeten e-mails en chatberichten bewaren als de inhoud ervan belangrijk is om te kunnen achterhalen hoe zij te werk gaan. Hoe overheidsorganisaties het beheer van e-mail en chatberichten regelen, hangt onder meer af van hoe en waarvoor hun medewerkers dergelijke applicaties gebruiken. De Archiefwet eist van overheidsorganisaties dat zij passende maatregelen treffen om belangrijke informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. En de wet eist dat overheidsorganisaties zich hierover kunnen verantwoorden.

Bepaalt de Archiefwet precies welke informatie overheidsorganisaties wel of niet bewaren?

Nee, de Archiefwet schrijft niet exact voor welke documenten en andere gegevens overheidsorganisaties moeten archiveren. Een uitputtende opsomming van informatie die in het archief van een overheidsorganisatie thuishoort, valt nu eenmaal niet te geven. Dat komt doordat overheidsorganisaties uiteenlopende taken en werkwijzen hebben. Bovendien verandert het gebruik van digitale technologie voortdurend. Daarom moeten overheidsorganisaties zelf afwegen en verantwoorden hoe ze hun informatiebeheer inrichten, rekening houdend met het belang van de informatie die omgaat in verschillende werkprocessen en systemen.

Hoe lang wordt overheidsinformatie bewaard?

Bewaartermijnen kunnen uiteenlopen van enkele tot tientallen jaren. Een deel van de overheidsinformatie wordt blijvend bewaard. Het hangt er van af hoe lang bepaalde informatie nodig is voor de publieke taken en de publieke verantwoording van de betreffende overheidsorganisatie, hoe lang de informatie nodig is om rechten en plichten van burgers vast te stellen, en wat de waarde is voor later onderzoek en geschiedschrijving. Zo wordt correspondentie rond subsidiebeschikkingen en eenvoudige vergunningen doorgaans enkele jaren bewaard. Blijvend bewaard worden bijvoorbeeld milieu-informatie, bestemmingsplannen, notulen van B&W en de Ministerraad, nota’s en rapporten over beleidsvorming bij ministeries.

Waar staan de bewaartermijnen van overheidsinformatie?

Overheidsorganisaties leggen bewaartermijnen vast in een besluit. De huidige Archiefwet noemt dit een ‘selectielijst’, in de Archiefwet 2021 heet het een ‘selectiebesluit’. Overheidsorganisaties ontwerpen hun selectiebesluiten in overleg met de Rijksarchivaris of – in het geval van gemeenten, provincies en waterschappen - de decentrale archivaris. Ook is altijd een onafhankelijke deskundige betrokken; deze vertegenwoordigt vooral het perspectief van burgers. De minister van OCW stelt uiteindelijk voor alle overheidsorganisaties de selectiebesluiten vast en publiceert deze in de Staatscourant. Een overzicht is te vinden op de website van het Nationaal Archief.

In de Archiefwet zelf staat niet exact hoe lang overheidsorganisaties verschillende categorieën documenten moeten bewaren. Een uitputtende opsomming in de wet is niet mogelijk, omdat overheidsorganisaties heel uiteenlopende taken en werkwijzen hebben. Bovendien verandert het gebruik van digitale technologie voortdurend. Daarom moeten overheidsorganisaties zelf afwegen en verantwoorden welke bewaartermijnen ze toepassen bij hun informatiebeheer.

Wat is de functie van ‘hotspots’?

Hotspots zijn gebeurtenissen die dusdanig maatschappelijke impact en aandacht genereren, dat overheidsorganisaties in overleg met de archivaris besluiten om meer documenten blijvend te bewaren dan een selectiebesluit voorschrijft. Vaak betekent het tevens dat informatie al in een heel vroeg stadium wordt veilig gesteld. Bij het Rijk zijn de MH17-crisis, de Kindertoeslagenaffaire en de Coronapandemie tot hotspot bestempeld. Op decentraal niveau zijn archiefdiensten veelal de initiatiefnemer voor hotspotlijsten, waarop bijvoorbeeld bijzondere plaatselijke gebeurtenissen, personen of bouwprojecten staan.

Wat doen archiefdiensten om overheidsinformatie te ontsluiten voor het publiek?

De inventarissen en andere overzichten die archiefdiensten inmiddels veelal online publiceren, vormen de eerste ingang voor mensen die archiefonderzoek doen. Papieren stukken, foto’s en filmpjes waarvoor veel belangstelling bestaat, zijn vaak al gedigitaliseerd en daardoor direct online te raadplegen en te gebruiken. Sommige archiefdiensten digitaliseren ook op aanvraag. Voor andere documenten kunnen mensen terecht op locatie bij de archiefdienst. De instroom van digitaal archief biedt ruimere mogelijkheden om mensen op afstand toegang te geven.

Is alle informatie openbaar bij archiefdiensten?

Verreweg de meeste overheidsinformatie is na overbrenging openbaar en direct toegankelijk voor gebruikers. Zowel online als op locatie. Sommige documenten blijven ook bij archiefdiensten nog een bepaalde tijd vertrouwelijk. Bijvoorbeeld als de privacy of staatsveiligheid in het geding zijn.

Een beperking van de openbaarheid onder de Archiefwet is niet absoluut, voor iedereen en altijd. Gebruikers kunnen in de inventarissen zien of dossiers beperkt openbaar zijn, en desgewenst bij de archiefdienst een verzoek indienen om deze documenten te raadplegen. De archivaris maakt vervolgens een afweging. Hij/zij kijkt daarbij naar de redenen van de beperking en naar het belang van de verzoeker. Dat is maatwerk, omdat de archivaris iemand op individuele basis toegang kan geven, zonder dat de informatie meteen voor iedereen openbaar wordt, zoals het geval is onder de Wet openbaarheid van bestuur en straks de Wet open overheid. Meestal gelden er voorwaarden waaraan de verzoeker zich moet houden, zoals een verbod om kopieën of foto’s te maken.

Als documenten beperkt openbaar zijn vanwege bescherming van de eenheid van de Kroon, de nationale veiligheid of internationale betrekkingen, beslist niet de archiefdienst over een verzoek om toegang. In die gevallen beslist namelijk het overheidsorgaan dat de documenten heeft overgebracht en gelden de regels van de Wet openbaarheid van bestuur dan wel de Wet open overheid, of eventuele sectorale wetgeving of internationale verdragen. Dit komt overigens vrijwel alleen voor bij dossiers die zijn overgebracht naar het Nationaal Archief.