Vragenuur internetconsultatie Archiefbesluit en Archiefregeling

We hebben veel vragen tijdens het vragenuur kunnen beantwoorden. Op een aantal vragen zou het antwoord volgen via een blog. Dat doen we via deze blog. De vragen zijn thematisch gegroepeerd en gaan over de onderwerpen selectie, overbrenging en openbaarheid, duurzame toegankelijkheid, de meldplicht, het kwaliteitssysteem en normen. We hebben gekozen voor een opzet met vraag en antwoord. De vragen uit de chat zijn zoveel mogelijk in originele vorm weergeven, met enkel een redactionele correctie, en daaronder direct het antwoord.

De internetconsultatie voor zowel het archiefbesluit als de archiefregeling staat nog open nog tot 9 februari middernacht. Wij roepen iedereen op zijn of haar reactie op het archiefbesluit en de archiefregeling nog zoveel mogelijk in te brengen.

Selectie

In het Archiefbesluit hoofdstuk 3 is gesproken over selectielijsten tussentijds kunnen uitbreiden, bijvoorbeeld bij een nieuwe taak als gevolg van wetswijziging. Dat zie ik niet terug, klopt dat? En zo ja, waarom is dit niet opgenomen?

In hoofdstuk 3 wordt aangegeven in welke gevallen in de toepassing van een selectiebesluit vooruitlopend op een nieuw vast te stellen selectiebesluit. Een nieuw proces en de documenten daarbij hebben nog geen waardering. Dit heeft gevolgen voor de vernietiging. Deze documenten vooruitlopend op een nog vast te stellen selectiebesluit vernietigen is inderdaad niet toegestaan. Andere opvatting over of dit wel mogelijk zou moeten zijn zien we graag met motivatie tegemoet.

Archiefbesluit artikel 3.1. 4: Wat is het doel van: “een selectiebesluit heeft een toepassingsperiode tot maximaal tien jaar na de eerste januari volgend op het moment van inwerkingtreding?”

Voor ‘Na de eerste januari is volgend op het moment van inwerkingtreding’ is gekozen om het mogelijk te maken dat een selectiebesluit direct na vaststelling ingaat en daarna nog een toepassingsperiode heeft van tien hele kalenderjaren. Het selectiebesluit werkt dus vooruit.

Archiefbesluit artikel 3.4.3: b, c en d mist het niveau waarop. Uitvoeren of tactisch of strategisch?

Het niveau waarop de bepalingen in artikel 3.4 lid 3 onder b, c en d moeten worden geduid is inderdaad niet op dezelfde manier uitgewerkt als onder lid a. Als daar behoefte aan is, dan vragen wij om opvattingen en ideeën daarover in te brengen als reactie op het Archiefbesluit.

Archiefbesluit artikel 3.5: Driehoeksoverleg? Passender is een vertegenwoordiger van de burgers. Ombudsman of -vrouw of FG.

In het Archiefbesluit zoals dat nu voorligt is gekozen voor het betrekken van drie deskundigen bij het ontwerpen van een selectiebesluit. We vragen u om andere opvattingen over de selectieprocedure en de degenen die daarbij betrokken horen te zijn in te brengen als reactie op het besluit in deze consultatie.

Archiefbesluit artikel 3.5 c. Waarom? Is er geen vertrouwen in de eerste 2?Je creëert hier meer wantrouwen richting de overheid?

Het betrekken van een externe deskundige is sinds de wijziging van het Archiefbesluit in 2012 vereist en voortgezet in dit besluit, omdat wij denken dat een blik van buiten heel waardevol kan zijn.

In artikel 3.8 van het archiefbesluit is geen rekening gehouden met nieuwe taken. Onze organisatie krijgt geregeld taken opgedragen door de Rijksoverheid waarvan de bewaartermijnen niet in wet- en regelgeving is opgenomen. In dat geval zou je het selectiebesluit moeten aanpassen. Ervaring met het Nationaal Archief leert dat aanpassen van een selectiebesluit 1 1/2 jaar duurt. Hoe lossen we dit op?

Dit sluit aan bij de vorige vraag. In hoofdstuk 3 wordt aangegeven in welke gevallen in de toepassing van een selectiebesluit vooruitlopend op een nieuw vast te stellen selectiebesluit. Een nieuw proces en de documenten daarbij hebben nog geen waardering. Dit heeft gevolgen voor de vernietiging. Deze documenten vooruitlopend op een nog vast te stellen selectiebesluit vernietigen is inderdaad niet toegestaan. Andere opvatting over of dit wel mogelijk zou moeten zijn zien we graag met motivatie tegemoet.

Archiefbesluit 3.8.b en c: zijn deze artikelen overbodig? Bijzondere regelgeving gaat toch voor op algemene regelgeving. Rekening houdend met wet, besluit, regeling etc.?

Het klopt dat dit strikt genomen overbodig is. Dit is ook toegelicht in de toelichting. Zie noot 17 van die toelichting: “Strikt genomen zou je kunnen stellen dat een selectiebesluit niet geldt voor zover het in strijd is met sectorale wetgeving en je daar dan ook niet van af hoeft te wijken. Het selectiebesluit is echter naast een formeel besluit ook een instrument dat organisaties gebruiken voor hun informatiehuishouding en het heeft daarnaast een communicatiefunctie”.

Overbrenging & openbaarheid

Archiefbesluit hoofdstuk 5 gaat over overbrenging: Waarom 5.5. ontheffing en 5.6 adequate voorziening bij ontheffing als 5.3 overbrenging zonder verplaatsing naar een archiefdienst ook kan?

De Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling zijn van toepassing op heel breed spectrum aan organisaties. Overbrenging zonder verplaatsing naar een archiefdienst is een passende oplossing voor een deel van deze organisaties. Echter, voor een aantal organisaties niet. Voor deze organisaties is ontheffing een passender oplossing in bepaalde gevallen.

Art 6.2 d Na de Tweede Wereldoorlog zijn er ook nog andere oorlogshandelingen geweest die onderzoek vergen. Vredesmissies bijvoorbeeld.

Klopt, er is gekozen voor deze afbakening gezien het tijdsverloop. Maak vooral gebruik van de internetconsultatie om aan te geven wat hier niet aan deugt en hoe dit beter afgebakend kan worden.

Duurzame toegankelijkheid

Er wordt in de wet beloofd dat er nadere regels volgen voor depot en plusdepot. In de toelichting staat zelfs een verwijzing naar certificering (met link naar de NDE). Vervolgens lees ik de Regeling en zie dat helemaal niet meer terugkomen. Klopt dat?

In de Memorie van Toelichting op de Archiefwet 20XX wordt ingegaan op voornemens voor duurzame toegankelijkheid in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.[1] Leidraad bij het opstellen voor deze nadere regels is de gebruiksduur van de documenten. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen basiseisen die voor alle documenten gelden en aanvullende eisen waarbij ‘de knip’ wordt gelegd bij 10 jaar. In de Archiefregeling wordt dit onderscheid ook gemaakt. Het hoofdstuk dat gaat over duurzame toegankelijkheid is ingedeeld in drie verschillende paragrafen, namelijk §2.1 Algemene eisen duurzame toegankelijkheid, § 2.2 Aanvullende eisen voor langdurig te bewaren documenten en § 2.3 Aanvullende eisen voor over te brengen documenten.

In de Memorie van Toelichting wordt over certificering gezegd dat voor aanvullende eisen deels aansluiting gezocht zal worden bij verschillende internationale certificeringsinstrumenten, dat een certificaat kan dienen als keurmerk, maar dat dit niet bij wet geregeld of verplicht zal worden. Het biedt geen meerwaarde ten opzichte van bestaande instrumenten voor vrijwillige certificering en leidt tot extra administratieve lasten.[2] Voor aansluiting werd vooral gedacht aan aansluiting op inhoudelijke eisen aan documenten. Bij verkenning is gebleken dat veel eisen zich richten op beschrijving van processen en procedures en ook gekenmerkt werden door open normen. Het is daardoor wat lastiger gebleken om aansluiting te vinden. Mochten er ideeën of suggesties zijn welke eisen mogelijk geschikt zouden zijn, dan waarderen we het wanneer dat in de reactie op de internetconsultatie wordt meegegeven.

Archiefregeling artikel 2.6: wat wordt er bedoelt met 'verschijningsvorm'?

Het begrip verschijningsvorm wordt nader toegelicht in de artikelsgewijze toelichting bij de Archiefregeling: “Met verschijningsvorm wordt bedoeld: de vorm waarin het document zich aan de gebruiker voordoet. Voorbeelden zijn: databestanden, websites, sms’jes, e-mails, agenda’s, verslagen, besluiten, beschikkingen enzovoorts. Een verschijningsvorm is relevant wanneer het bijdraagt aan het begrijpen van de inhoud van het document, welke status een document heeft, welke rol het heeft gespeeld in het proces.”

Archiefregeling hoofdstuk 5: Waarom wordt er bij een plusdepot (in de archiefregeling) alleen gesproken over een fysiek depot waar documenten worden bewaard die zijn overgebracht?

In de Archiefregeling zijn de termen archiefruimte en archiefbewaarplaats komen te vervallen. Uit gesprekken is gebleken dat bij beheer van fysieke documenten er behoefte was aan vergelijkbare termen. We zijn uitgekomen bij de term plusdepot. Mochten hiervoor alternatieve termen of ideeën zijn dan waarderen we het wanneer dat in de reactie op de internetconsultatie wordt meegegeven.

Meldplicht incidenten

Archiefregeling artikel 7. 1: Wat is de functie/rol hoofdinspecteur en waar is deze organisatorisch geplaatst?

De hoofdinspecteur is werkzaam bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed en geeft daar leiding aan het onderdeel Overheidsinformatie en de inspecteurs die daar werkzaam zijn.

Kwaliteitssysteem

Ik zie in de Archiefregeling niet meer het "kwaliteitssysteem" terugkomen. Waarom? Evt. welke artikelen vervangen dit?

Het kwaliteitssysteem keert als zodanig niet terug in de Archiefregeling. De grondslag voor nadere regels voor duurzame toegankelijkheid (artikel 4.1) in de Archiefwet 20XX is ruim en ziet vooral op inhoudelijke eisen. De beheerregels (artikel 4.2 van de Archiefwet20XX) zijn naar aanleiding van de vragen van de Kamer uit april 2022 nader ingevuld en aangescherpt. In artikel 4.2, tweede lid onder b, is een verplichting opgenomen tot periodieke evaluatie van wijze van beheer, in het bijzonder wat betreft de maatregelen ten behoeve van de duurzame toegankelijkheid van documenten. Middels de Nota van Wijziging is de evaluatie aangescherpt door te stellen dat de wijze van beheer ‘onderzocht, geëvalueerd’ dienen te worden. Dit biedt naar ons idee op wetsniveau een aanknopingspunt voor een kwaliteitssysteem.

Normen

Archiefregeling artikel 1.2., 1.3 en 2.2: Wat is de doelstelling van de artikelen 1.2, 1.3 2.2? Er wordt telkens gesproken over 'voldoen aan vergelijkbare minimaal gelijke normen'. Dan wordt er toch voldaan aan de norm? Wat is de meerwaarde van deze artikelen.?

Artikelen 1.2, 1.3 en 2.2 van de Archiefregeling 20XX kennen, evenals de huidige Archiefregeling, gelijkstellingsbepalingen. Deze gelijkstellingsbepalingen borgen dat er inhoudelijk in ieder geval voldaan wordt aan de gestelde norm en laat tegelijkertijd ruimte voor verantwoordelijke overheidsorganen om een andere norm te hanteren. Dit is voornamelijk van belang voor private organisaties die met openbaar gezag zijn bekleed. De verplichtingen uit de Archiefwet hebben soms maar betrekking op een klein deel van de taken van een organisatie. Vaak zijn er ook domeinstandaarden en -normen die men vanuit andere verplichtingen dient toe te passen. De gelijkstellingsbepaling voorzien in deze gevallen in ruimte om inhoudelijk te bezien of men of deze inhoudelijk gelijkwaardig zijn en dat men door toepassing van deze normen ook voldoet aan de eisen uit de Archiefregeling.

[1] Tweede Kamer, vergaderjaar 2021–2022, 35 968, nr. 3, p. 22-23.

[2] Tweede Kamer, vergaderjaar 2021–2022, 35 968, nr. 3, p. 23.