Matching op Register van Overledenen door archiefinstellingen verloopt succesvol
Samenvatting: Het matchen van indexen/data van archiefdiensten op het Nationaal Register van Overledenen (periode 1994-heden) is inmiddels een aantal keer met succes uitgevoerd. Binnenkort, hopelijk dit jaar nog, kan dit ook met het Register van Overledenen uit de periode 1939-1994.
Reacties
De hand-out Weten of vergeten? is een waardevol, beknopt en overzichtelijk instrument waarin de voornaamste vragen over de verhouding AVG-Archiefwet worden beantwoord. De hand-out zet terecht in op het aanvullende karakter van beide wetten. Klip en klaar wordt benoemd dat de Archiefwet of het AVG-begrip ‘archivering in het algemeen belang’ geen zelfstandige grondslagen zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Is er een AVG-grondslag, dan mogen de zo rechtmatig verzamelde persoonsgegevens ‘zonder meer’ gearchiveerd worden.
Spannend wordt de hand-out aan het eind. Te spannend, want de spanning tussen AVG en Aw wordt hier m.b.t. anonimiseren m.i. te hoog opgevoerd, of is in ieder geval niet handzaam genoeg door de wettelijke eisen toch in de sfeer van tegenstrijdigheid te trekken. Ik denk dat de opstellers gelijk hebben als ze stellen dat onder de AVG anonimiseren van archiefexemplaren/originelen niet per se kan worden uitgesloten. Het verbaast me echter dat dit bij het meest voor de hand liggende punt, namelijk het recht op gegevenswissing (art. 17 AVG), kortweg en principieel wordt afgewezen: het mag pas na het verlopen van de bewaartermijn (blz. 10). Gezien de randvoorwaarden voor de toepassing van het recht op gegevenswissing, is hierbij een afweging met onder meer de archiveringsbelangen vereist (‘niet van toepassing voor zover verwerking nodig is’ m.h.o. onder meer archivering (lid 3)). In theorie zou die weging zowel naar de inwilliging van het recht van de betrokkene als naar het archiveringsbelang kunnen uitvallen.
Op blz. 9 heet het in het kader van de maatregel voor het anonimiseren van bijzondere persoonsgegevens in de aanvraag voor een gehandicaptenparkeerplaats dat dit idealiter een legitieme basis in de selectielijst heeft. Kennelijk menen de opstellers dat het ook geoorloofd is als dit anonimiseren (nog) niet van een basis in de Archiefwet is voorzien. Gelezen vanuit het principe van blz. 10 zou dit anonimiseren pas mogen na afloop van de bewaartermijn. Dat lijkt mij ook uitstekend te verantwoorden: óf je verkort de bewaartermijn, óf je beperkt strikt de toegang tot de aanvragen, óf beide, maar anonimiseren buiten de selectielijst om heft de spanning tussen AVG en Archiefwet op – ten koste van archiefwettelijke waarden en belangen.
De opstellers schrijven zelf op blz. 8 wat er op het spel staat: onherroepelijke verwijdering van persoonsgegevens maakt dat ‘het document niet meer integer en authentiek is en niet meer als bewijs kan dienen’. Nu kunnen zich situaties voordoen dat het herleiden naar personen niet meer van belang is. Dan is, in AVG-termen, de vraag of verdere verwerking van deze gegevens nog van belang is, of er nog wel een gerechtvaardigd doel is. Op basis van voortschrijdend of veranderend inzicht in de waarde van bepaalde documenten zou dat kunnen. Als je de AVG en de Archiefwet in samenhang wilt toepassen, is er dan een aanpassing van de selectielijst nodig. Óf het toepassen van bewaartermijnen is een vorm van het toepassen van de ‘passende waarborgen’ die de AVG vereist (blz. 4), óf het is dat niet. De hand-out hinkt op dit punt op twee gedachten.
Tot slot enkele kleine taalkundige puntjes:
Blz. 3 r. 6: zijn onderdeel van/maken deel uit van > contaminatie opheffen
Blz 3 n. 2: 2026 ipv 2016
Blz. 8 kader: geboren
te