Veelgestelde vragen: overbrenging

Waarom is de overbrengingstermijn in het wetsvoorstel 10 in plaats van 20 jaar?

Hiervoor zijn drie argumenten. Ten eerste is de verwachting dat verkorting van de overbrengingstermijn overheidsorganisaties aanspoort om tijdig werk te maken van hun digitale informatiebeheer. Informatie die niet op orde is, kan immers ook niet na 10 jaar worden overgebracht. Ten tweede komt blijvend te bewaren digitale informatie zo eerder in handen van experts die de bestanden eeuwig bruikbaar houden. Ten derde is de overheidsinformatie bij archiefdiensten in principe openbaar en beter toegankelijk voor gebruikers.

Wanneer gaat de verkorting van de overbrengingstermijn in?

De kortere overbrengingstermijn geldt niet met terugwerkende kracht, maar alleen voor documenten die na de inwerkingtreding van de Archiefwet 2021 zijn gemaakt of ontvangen. Daardoor hebben overheidsorganisaties de tijd om zich voor te bereiden. Een geleidelijke overgang is nodig om te voorkomen dat overheidsorganisaties ineens grote inhaalslagen moeten maken in het overbrengen van digitale archieven. Toen de Archiefwet 1995 werd ingevoerd, is de overbrengingstermijn teruggebracht van vijftig naar twintig jaar. Die wet ging toen wel met terugwerkende kracht in, en mede daardoor kampten overheidsorganisaties lange tijd met grote achterstanden bij de overbrenging van papieren archieven.

Kunnen overheidsorganisaties nog uitstel van overbrenging krijgen?

Ja, dat kan. Uitstel (‘opschorting’ in het wetsvoorstel) blijft mogelijk als overheidsorganisaties informatie na 10 jaar zelf nog veelvuldig nodig hebben voor hun publieke taken. Centrale overheidsorganen en provincies moeten voor uitstel toestemming vragen aan de minister van OCW. Gemeenten en waterschappen vragen toestemming aan Gedeputeerde Staten. Uitstel kan worden verleend en verlengd voor telkens maximaal 10 jaar. De precieze procedure wordt geregeld in het nieuwe Archiefbesluit. Waarschijnlijk krijgt de archivaris een belangrijke adviesrol.

Wat is een ontheffing van overbrenging en waarvoor is die bedoeld?

Bij de voorbereiding van de Archiefwet 2021 is geconstateerd dat sommige grote gegevensverzamelingen zich minder goed lenen voor overbrenging naar archiefdiensten. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij organisaties die:

• de wettelijke basisregistraties beheren (onder meer personen, bedrijven, adressen, inkomen, voertuigen, topografie, handel, bodem); deze worden continu bijgewerkt en vormen de basis voor besluiten (vergunningen, toelages e.d.) door meerdere organisaties;

• grootschalig en meerjarig onderzoeksgegevens verzamelen; of

• een wettelijke opdracht hebben om hun databestanden duurzaam te beheren en te ontsluiten; dit geldt bijvoorbeeld voor het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP), dat de officiële publicaties van de overheid op www.officiëlebekendmakingen.nl beheert.

In dergelijke gevallen kan het beter zijn om de gegevensverzameling in de oorspronkelijke organisatie en ICT-omgeving te bewaren en tegelijkertijd voor de samenleving beschikbaar te maken. Het wetsvoorstel bevat daarom een nieuw artikel dat overheidsorganen de mogelijkheid biedt om voor specifieke gegevensverzamelingen en onder strikte voorwaarden een ontheffing van overbrenging te krijgen van de minister van OCW (voor de centrale overheid en provincies) dan wel Gedeputeerde Staten (voor gemeenten en waterschappen). De precieze procedure wordt geregeld in het nieuwe Archiefbesluit. Waarschijnlijk krijgt de archivaris een belangrijke adviesrol.

Komt de openbaarheid in gevaar door ontheffing van overbrenging?

Er is naar verwachting geen sprake van invloed op de openbaarheid. Zo is de ontheffing is alleen bedoeld voor samenhangende gegevensverzamelingen zoals bij het CBS, Kadaster, KNMI, en de wettenbank.nl, waarbij overbrenging na 10 jaar ernstige afbreuk zou doen aan de integriteit van de gegevensverzameling en/of uitvoering van de wettelijke taak door de organisatie. Aan de ontheffing is verder de voorwaarde gesteld dat het overheidsorgaan zorgt voor ‘adequate voorzieningen’ voor duurzame bewaring en beschikbaarstelling. Nadere regels over de procedure en de voorwaarden worden opgenomen in het Archiefbesluit. Onder meer zal worden vastgelegd dat gegevensverzamelingen waarvoor een ontheffing van overbrenging is verleend, openbaar en gratis toegankelijk zijn, tenzij bestaande wetgeving zich daartegen verzet. In een enkel geval kan sectorale wetgeving gelden waaraan een tariefsysteem is gekoppeld. Deze sectorale wetgeving gaat boven algemene wetten, zoals de Archiefwet.