Impressie klankbordgroepen duurzame toegankelijkheid

Op 13 en 14 december discussieerden zo’n 30 collega’s van de landelijke, regionale en provinciale overheden tijdens een klankbordgroep over de voorstellen die het ministerie van OCW heeft gedaan voor (sub)onderwerpen van duurzame toegankelijkheid van de nieuwe Archiefwet.

Vanuit het ministerie van OCW waren aanwezig Rosien van Cann-Hinke (communicatieadviseur en voorzitter van de bijeenkomsten), Carin Dankier (beleidsmedewerker), Alard Litjens (projectleider archiefregeling) en Marieke Klomp (beleidsmedewerker). Na een woord van welkom door Rosien, gaf Marieke een algemene inleiding op het begrip duurzame toegankelijkheid in het archiefbesluit en de opzet en reikwijdte van de archiefregeling. Daarna ging de groep uiteen in twee deelsessies om inhoudelijk de voorstellen te bespreken. De bijeenkomsten werden gezamenlijk afgesloten.

De deelnemers aan de klankbordgroep ontvingen ter voorbereiding een nota. Deze nota en de presentatie van de bijeenkomst zijn als bijlage toegevoegd aan deze blog. Wij willen iedereen nogmaals bedanken voor hun tijd en feedback op de voorstellen.

Algemene inleiding

In de algemene inleiding ging Marieke eerst in op het begrip duurzame toegankelijkheid in het archiefbesluit. Uit gesprekken met verschillende expertgroepen bleek dat er behoefte is aan een begripsomschrijving van duurzame toegankelijkheid in wet- en regelgeving. Er is besloten om dit in een drietrapsraket vorm te geven, waarbij het begrip geïntroduceerd wordt in de wet, een begripsomschrijving wordt gegeven in het archiefbesluit en inhoudelijke eisen worden opgenomen in de archiefregeling. De omschrijving in het besluit vormt zo een juridische en inhoudelijke brug naar de archiefregeling, voorziet in een gezaghebbende begripsomschrijving en biedt langer houvast voor de uitvoering (mochten eisen in de archiefregeling onverhoopt achterhaald raken). De presentatie bevat een voorlopig inhoudelijk voorstel.

Bij het opstellen van de voorstellen voor de archiefregeling zijn uitgangspunten gehanteerd. In dat licht dienen de opzet en de inhoudelijke voorstellen gelezen te worden. Het eerste uitgangspunt is het principe van archivering by design. Dit principe heeft opgang gemaakt. Het bevordert dat documenten gedurende de bewaartermijn toegankelijk blijven en helpt achterstanden die met terugwerkende kracht in een digitale omgeving nauwelijks nog weg te werken zijn, voorkomen. We veronderstellen het gegeven bij de regels die we stellen in de regeling en waar het kan geven we de regels vorm naar het principe. Het tweede uitgangspunt is het ministerie van OCW er vanuit gaat het nodig is om de archiefregeling iedere vijf jaar te evalueren en zo nodig aan te passen. Het ministerie is voornemens dat te doen. Het derde uitgangpunt is dat de archiefregeling de bepalingen uit het besluit concretiseert. De mate van concreetheid wisselt per onderwerp en varieert dus binnen de archiefregeling. Uiteraard blijven handreikingen voor de praktijk nodig. Het vierde uitgangspunt om in de nieuwe archiefregeling niet zonder meer te verwijzen naar normen en standaarden. In de huidige archiefregeling wordt relatief veel verwezen naar normen en standaarden, met name als het gaat om eisen aan fysieke materialen en gebouwen. In de nieuwe archiefregeling wordt hier kritisch naar gekeken. Waar duidelijk is dat verwijzing naar normen en standaarden nuttig is, wordt er gebruik van gemaakt.

Het voornemen is om te gaan werken met basiseisen en pluseisen. Reden daarvoor is dat met de eisen uit de archiefregeling alle belangen uit de Archiefwet gediend worden. We maken daarbij een onderscheid tussen analoog en digitaal. Voor analoog blijft de situatie zoveel als mogelijk gelijk. We maken een onderscheid tussen blijvend te bewaren en te vernietigen materiaal. Daarbij maken we een onderscheid tussen eisen voor archiefvormers en archiefdiensten. Voor digitaal materiaal wordt er een onderscheid gemaakt tussen documenten die tien jaar of korter te bewaren zijn en documenten die langer dan tien jaar te bewaren zijn. We sluiten hiermee aan bij de overbrengingstermijn. Daarnaast leggen we een koppeling met de bewaartermijn: duurzaam toegankelijk betekent zo lang als nodig. Dat wordt uitgedrukt in de bewaartermijn.

Schematisch ziet de opzet er als volgt uit:

De nota bevat een uitgebreidere onderbouwing.

Overzicht

Bij het onderwerp overzicht lagen twee vragen voor:

• Ten eerste de opsplitsing van het huidige artikel 18 over overzicht en ordeningsstructuur in twee artikelen.

• Ten tweede een inhoudelijk voorstel voor het artikel over overzicht.

De splitsing kan in het algemeen op instemming rekenen. Voor ordening ligt nog geen inhoudelijk voorstel voor, omdat hierover nog onvoldoende consensus was. Dat vindt men begrijpelijk, maar wordt ook ervaren als een gemis en maakt dat het lastiger is om het voorstel voor overzicht goed te beoordelen.

In het algemeen wordt het inhoudelijke voorstel positief ontvangen. Verschillende deelnemers merken op dat de opzet aansluit bij de manier waarop men nu overzicht(en) creëert of wil gaan creëren binnen de eigen organisatie. Er is waardering voor de praktische insteek en de aansluiting die gezocht wordt met architectuur en ICT. Er leven ook vragen, zoals op welk abstractieniveau het overzicht gemaakt moet worden en wat er precies bedoeld wordt met “andere technische en organisatorische systemen”. Ook wijst men op het risico dat een limitatieve lijst mogelijk niet alle aspecten afdekt en dat deze dan niet meegenomen worden, omdat ze niet op de lijst staan.

Daarnaast wordt aandacht gevraagd voor de historiciteit van overzichten: het beschikken over eerdere versies is van belang om door de tijd heen de informatiehuishouding en daarmee het archief te kunnen blijven begrijpen. Ook wordt gevraagd om een toelichting op de samenhang met eisen vanuit andere wetgeving, zoals het verwerkingsregister dat gevraagd wordt vanuit de AVG.

Overzicht en ordening hangen samen en daarom wordt ordening ook besproken. In een digitale informatiehuishouding is er niet één ordeningsstructuur. Er wordt gewerkt met meerdere ordeningen. Het gaat om netwerken en verbinding leggen. Over welke ordening gaat het dan in de archiefregeling? Is er nog een apart artikel nodig? Wordt ordening niet toch al gedekt door het inhoudelijke artikel voor overzicht? Is ordening niet vooral van toepassing op analoge documenten? Daarnaast wijst men op de sterke relatie met metadata. De ordening wordt daarmee vastgelegd. Zijn metadata hierin niet afdoende? Kortom het thema ‘ordening’ moet nog verder worden uitgewerkt.

Metadata

Hier ligt een inhoudelijk artikel voor. Het artikel roept gemengde reacties op. Waarom wordt op dit punt een NEN-norm gehandhaafd en niet gekozen voor bijvoorbeeld MDTO? In dit geval is er een duidelijk toegevoegde waarde van een NEN-norm zichtbaar. Verwijzing naar deze NEN-norm heeft de ontwikkeling van de Richtlijn Metagegevens Overheden en de verschillende toepassingsprofielen (TMR, TMLO, MDTO, maar voor de universiteiten bijvoorbeeld ook de TMUU) op gang heeft gebracht. Deze ontwikkeling willen we blijven stimuleren. In het algemeen vindt men het positief dat niet één specifiek toepassingsprofiel wordt voorgeschreven en dat er ruimte is om zelf hierin een standaard te kiezen. De mogelijkheid om meerdere schema’s vast te stellen en aan te houden wordt ook gewaardeerd.

Aanbevolen wordt om bij dit voorstel een goede toelichting te maken. Er zijn verschillende vragen en ook begrippen die uitleg en duiding nodig hebben. Bijvoorbeeld op welk niveau metadata moeten worden vastgelegd. Daarnaast wordt gevraagd wat precies bedoeld wordt met ‘structuur’ en ‘verschijningsvorm’. Ook wordt aangegeven dat in de opsomming het begrip ‘inhoud’ ontbreekt, bij beheerinformatie de procesinformatie niet genoemd wordt evenals de openbaarheid en eventuele beperkingen daarop. Er is behoefte aan duiding van deze begrippen in de toelichting.

Zoeken, vinden en weergeven

Het voorstel wordt positief ontvangen. Er is begrip voor het hanteren van een open norm. Wel wordt gevraagd of deze in de toelichting wat meer ingekleurd kan worden, bijvoorbeeld door de overwegingen wat een redelijke tijd en inspanning inhoudt, weer te geven en een koppeling te maken met de belangen van de Archiefwet. Ook wordt voorgesteld om een onderscheid te maken tussen overgebracht en niet-overgebracht archief waarbij voor overgebracht archief geen open, maar een specifiekere norm geldt.

Daarnaast wordt met het oog op de uitvoering gewezen op de eis dat van een gedeeltelijk openbaar document een export of weergave gemaakt kan worden die alleen de openbare delen bevat. De systemen zijn hierop nog niet toegerust. Vanuit het ministerie wordt aangegeven dat dit een uitwerking is van het verstrekken van informatie in een andere vorm. Ten slotte worden er verschillende kanttekeningen gemaakt bij het laatste deel van het artikel waarin gesproken wordt over ‘oorspronkelijke vorm en context’. Wat wordt hier precies mee bedoeld? Is dit altijd van toepassing of nodig?

Preserveringsbeleid

Op het gebied van preserveringsbeleid liggen twee vragen voor:

• Ten eerste het voorstel tot het opstellen van preserveringsbeleid. Heeft het opstellen van beleid toegevoegde waarde voor de praktijk? Is het uitvoerbaar?

• Ten tweede de rol van de archivaris cq. de archiefdienst bij het opstellen van dit beleid.

De reacties op het voornemen dat een verantwoordelijk overheidsorgaan periodiek preserveringsbeleid vaststelt zijn gemengd. Sommigen vinden het een cadeautje en een must. Meerdere deelnemers merken op dat dit het enige onderwerp is waar apart beleid wordt gevraagd, afgezien van de beheerregels. Een aantal personen geeft aan dat dit onderdeel zou moeten zijn van de beheerregels of algemeen informatiebeheerbeleid. Apart beleid zien zij niet zitten. Tegelijkertijd wordt ook aangegeven dat preservering niet alleen nodig is voor over te brengen of overgebracht archief, maar ook voor archief dat te vernietigen is, maar wel een lange bewaartermijn heeft en dus lange tijd duurzaam toegankelijk moet blijven. Preservering is voor archiefdiensten van groot belang, maar ook archiefvormers hebben er baat bij. Archivering by design is voor een deel ook preservering by design. Er wordt ook gesignaleerd dat archiefdiensten inmiddels preserveringsbeleid hebben opgesteld, maar dat dit vaak op zichzelf staat en niet in samenhang met de archiefvormer wordt uitgevoerd. Dit voorstel kan helpen om die samenhang en samenwerking te verstevigen.

Over de rol van de archivaris lijken de meningen uiteen te lopen. Een deel van de deelnemers vindt een adviesrol te zwak. De archivaris cq. de archiefdienst is de specialist op dit gebied en zou in the lead moeten zijn. Meer samenwerking tussen archiefvormer en archiefdienst wordt toegejuicht. Anderen vinden preservering een onderwerp voor archiefdiensten en zien liever niet dat de archivaris betrokken is bij beleid dat een verantwoordelijk overheidsorgaan opstelt.

Duurzame bestandsformaten

Vanwege de veelheid aan onderwerpen is zijn duurzame bestandformaten niet in alle gesprekken aan bod gekomen. Waar dat wel zo was, werd in het algemeen positief gereageerd op het voorstel. Aandachtspunten die aan het projectteam meegegeven worden zijn om de term duurzaam bestandsformaat te heroverwegen, omdat duurzame bestandsformaten op dit moment (nog) niet bestaan. Ook is er behoefte aan een goede toelichting m.b.t. bestandsformaten omdat er zoveel formaten zijn. Bij het tweede lid van het voorgestelde artikel is er twijfel over de formulering ‘bij overbrenging’, omdat het moment van overbrenging te laat is. Er worden vraagtekens gezet bij de bepaling over lossless vs lossy formaten.