Klankbordgroep fysieke materialen, bewaaromstandigheden en gebouwen

Algemeen

Op 7 maart vond de klankbordgroep over fysieke materialen, klimatologische omstandigheden en gebouwen plaats. Vanuit het ministerie van OCW waren Marieke Klomp en Alard Litjens aanwezig. Vanuit het Nationaal Archief zijn Gabriëlle Beentjes (senior-adviseur conservering) en Femke Prinsen (adviseur conservering). Vanuit verschillende archiefinstellingen en overheidsorganen waren ongeveer 15 deelnemers aanwezig.

Marieke Klomp heet namens het ministerie van OCW alle deelnemers welkom. Alard Litjens (geeft in tien minuten een korte inleiding op het onderwerp en de beoogde veranderingen in de Archiefregeling). Daarna is de groep uiteengegaan in twee deelgroepen waarin de voornemens in detail zijn besproken. Hieronder volgt op hoofdlijnen een verslag van de opmerkingen en ingebrachte punten. Als bijlage bij deze blog zijn de presentatie en de voorbereidende nota met daarin alle voornemens toegevoegd.

Algemene opmerkingen over opzet en reikwijdte

Voor een deel van de deelnemers is het onderscheid tussen basisdepot en plusdepot helder. Bij anderen leidde het tot vragen. Zo werd er gevraagd naar het niveau van eisen met betrekking tot collecties die worden overgebracht zonder verplaatsing. Wanneer documenten overgebracht zijn dienen ze bewaard te worden in ruimtes en gebouwen die voldoen aan pluseisen. Dit staat los van een eventuele verplaatsing. Een aantal deelnemers vond dat documenten, ook wanneer ze nog niet zijn overgebracht, onder het plusdepot moeten komen te vallen. Daar kan een verantwoordelijk overheidsorgaan voor kiezen, maar wordt niet verplicht, omdat de reikwijdte gelijk blijft aan de huidige Archiefregeling.

Daarnaast werd gevraagd hoe het gaat met gemengde collecties. Tot nu toe komt het ook voor dat archiefruimte en archiefbewaarplaats in één fysieke ruimte gecombineerd worden. Zowel in de huidige als nieuwe Archiefregeling betekent dat dat het hoogste niveau aangehouden dient te worden. In termen van de nieuwe Archiefregeling: de pluseisen zijn van toepassing.

Als risico werd genoemd dat als er geen eisen gesteld worden aan te vernietigen, dat er helemaal geen zorg besteed wordt aan de ruimte. Ook niet als de vernietigingstermijn pas over tientallen jaren verstreken is. Dat is terecht opgemerkt. Papieren archief neemt af. Er wordt steeds minder op papier gevormd en datgene wat op papier binnenkomt, wordt doorgaans vervangen. In dat licht is ervoor gekozen om de reikwijdte voor fysiek archief gelijk te houden met de huidige Archiefregeling.

Voornemens gebouw

Eisen ondergronds bouwen

In de huidige Archiefregeling staan expliciete normen voor ondergronds bouwen. Deze zijn vervallen in de nieuwe Archiefregeling. Hoe komt dat? Verzoek is om dit goed uit te leggen in de toelichting. Vanuit het bouwbesluit worden er al eisen gesteld aan ondergronds bouwen. Een dubbeling is niet noodzakelijk. Wat blijft is specifieke aandacht voor het identificeren van risico’s van de locatie en het minimaliseren van deze risico’s. Dit geldt ook voor alle vormen van indringing van grond- en kwelwater die juist een rol spelen bij ondergronds bouwen.

Telecommunicatiemiddelen

Voornemen is om de verplichte communicatiemiddelen te laten vervallen. Vanuit de klankbordgroep wordt geïnformeerd naar de achtergrond van dit voornemen en wordt gevraagd om een uitgebreide toelichting op dit punt. De reden dat men dit wil laten vervallen is de opkomst van de mobiele telefonie. Telecommunicatiemiddelen zijn wel toegestaan. Vanuit de klankbordgroep worden hier kritische kanttekeningen bij geplaatst. In veel depots is de beton- en ijzerconstructie zodanig dat mobiele telefoons geen of slechter bereik hebben. Om die reden is het toch verstandig om met het oog op calamiteiten telecommunicatiemiddelen te verplichten. Of een algemenere mogelijkheid tot communicatie vanuit depots te verplichten. Dit wordt in overweging genomen.

NEN-normen

In zowel de huidige als nieuwe Archiefregeling komen NEN-normen voor. Hoe komt het dat deze niet vrij beschikbaar zijn? We hebben het aantal normen proberen terug te brengen. We hebben gekeken naar de mogelijkheden om – een deel van – de normen vrij beschikbaar te stellen Deze mogelijkheid bleek helaas te kostbaar.

Toegangsbeveiliging

Een deelnemer merkte op dat een artikel voor toegangsbeveiliging ontbreekt in de nota. Voor beveiliging geldt dat er enerzijds een aantal zaken zijn die specifiek zijn voor fysieke documenten en hun omgeving of juist voor digitale documenten n anderzijds generieke maatregelen die relevant zijn voor beiden. We onderzoeken nog welke eisen we aan digitale opslag stellen en hoe de voornemens met betrekking tot fysiek en digitaal het beste opgenomen kunnen worden in de Archiefregeling.

Brandveiligheid, -bestrijding en melding

Er staat dat er een automatische doormelding moet gebeuren bij de watermelders. Vanuit de klankbordgroep wordt voorgesteld is om hier duidelijk te omschrijven waar die melding naar toe gaat. In de praktijk zal dit waarschijnlijk een beveiligingscentrale zijn. Dit is iets om op te nemen in de artikelsgewijze toelichting. Vanuit de klankbordgroep wordt de parallel opgemerkt met artikel A3.8: doormelding naar de brandweer. In de praktijk blijkt dat de brandweer dit soort meldingen niet altijd aanneemt. Suggestie is om het artikel te verbreden naar een particuliere alarmcentrale (PAC). Dat wordt in overweging genomen.

Enkele deelnemers vragen zich met betrekking tot de blustoestellen af hoe je de loopafstand tot blustoestellen moet interpreteren. Dit moet duidelijker worden omschreven.

Over kabels en leidingen wordt opgemerkt dat nu de indruk gewekt dat kabels en leidingen als opbouw alleen moeten voor de twee genoemde eisen. Vanuit de klankbordgroep wordt voorgesteld om dit duidelijker te omschrijven namelijk: alleen kabels, leidingen of kanalen in een fysiek depot ten behoeve van a. en b. zijn toegestaan en alleen als opbouw.

Tot slot wordt voorgesteld om ook de parkeergarage met zonnepanelen of laadpalen op te nemen in de voorbeelden van risico’s. Deze komen steeds vaker voor en leveren een risico op het ontstaan van brand op.

Voornemens bewaaromstandigheden

Afstand plafond

Enkele deelnemers merken op dat de afstand tussen het topbord en het plafond, de luchtbehandelingskanalen en de verlichtingsarmaturen niet voorkomt in de voornemens voor de nieuwe Archiefregeling (art. B2). Men pleit ervoor om dit wel op te nemen. Dat nemen we over en gaan we bekijken.

Klimatologische omstandigheden

Met betrekking tot luchtvochtigheid en temperatuur wordt opgemerkt dat er gesproken wordt over een ruimere bandbreedte voor temperatuur en luchtvochtigheid. Wanneer die samenvallen (bijvoorbeeld 60% relatieve luchtvochtigheid en 22 °C) dan kunnen er ongewenste effecten, zoals schimmelvorming optreden. In de praktijk zal dit om verschillende redenen niet voorkomen. Ten eerste omdat er eisen worden gesteld aan de gemiddelde temperatuur. Ten tweede omdat er ook eisen gesteld worden aan het verloop van temperatuur en relatieve luchtvochtigheid. En ten derde, omdat er strengere controle-eisen worden gesteld.

Dat brengt de discussie op microklimaat, het aantal aanwezige sensoren in een depot en de vraag: hoe gaan we dit toetsen in de praktijk? Het blijkt dat het aantal aanwezige sensoren in het depot wisselt: sommige instellingen beschikken over een of twee sensoren in het depot, terwijl anderen een fijnmaziger netwerk hebben. Het is op verschillende manieren mogelijk om aan de nieuwe Archiefregeling te voldoen. Met een fijnmazig netwerk van sensoren is het mogelijk om direct de nieuwe, ruimere norm aan te houden. Wanneer er slechts een of twee sensoren aanwezig zijn in het depot zijn er twee mogelijkheden om aan de Archiefregeling te voldoen. Het is mogelijk om extra mobiele sensoren aan te brengen in het depot en vervolgens de ruimere eisen aan te houden. Deze aanschaf wordt als een extra, maar overzichtelijke uitgave gezien. Het is ook mogelijk om het aantal sensoren niet uit te breiden. In dat geval is het noodzakelijk om de huidige strengere eisen aan te houden om te garanderen dat overal in het depot aan de nieuwe ruimere eis wordt voldaan.

In het algemeen wordt de behoefte gevoeld aan een kennisproduct over dit onderwerp, inclusief goede voorlichting en advies. Het Nationaal Archief is van plan om hierin te voorzien.

Vanuit de Archiefregeling wordt een eis gesteld met betrekking tot zuivering van lucht door middel van recirculatie en filtering. Men vraagt naar de achtergrond van deze eis en waarom gekozen is voor HEPA-filtering. Lucht bevat fijnstof en kan schimmelsporen bevatten. Het is van belang deze schimmelsporen tegen te houden. HEPA-filtering 13 of gelijkwaardig zorgt daarvoor.

In de nieuwe Archiefregeling is de ventilatie-eis vervallen. Men vraagt naar de reden hiervan. Het depot is geen werkplek. Als je geen buitenlucht toelaat, hoef je alleen de gerecirculeerde, al geklimatiseerde, lucht op orde te houden. Bovendien draagt het bij aan een klimaat met een lagere temperatuur en luchtvochtigheid in een depot. Dit zijn betere omstandigheden voor het conserveren van een papieren collectie. Chemische luchtzuivering wordt niet langer verplicht gesteld. Wel wordt aangeraden voor de eigen situatie na te gaan of chemische luchtzuivering niet toch nodig of wenselijk is al naar gelang de omstandigheden ter plekke.

Protocollen

Collectiehulpverleningsplan: goed voornemen. Men zou graag zien dat dit integraal onderdeel uitmaakt van andere beleidsplannen en draaiboeken met betrekking tot het gebouw. Antwoord: dit is zeker aan te bevelen. We proberen dit gelijk te houden met andere onderwerpen en daar laten we de keuze aan de uitvoering om hierover een zelfstandig plan te maken of als onderdeel van een algemener beleidsplan.

Ten aanzien van de voornemens met betrekking tot fysieke documenten zijn er weinig opmerkingen. Er wordt wel gevraagd naar een mogelijke dubbeling tussen eisen aan papier en overige materialen. Dit is geen dubbeling, omdat de eisen aan overige materialen gaat over verpakkingsmaterialen en de eis over papier gaat over de documenten zelf.

Het ministerie van OCW wil alle deelnemers bedanken voor de voorbereiding van deze sessie en hun inbreng in de discussies.