Veelgestelde vragen: Proces en planning

Wanneer gaat de Archiefwet 2021 in?

Omdat het wetsvoorstel in 2021 bij de Kamer is ingediend, heeft het de titel ‘Archiefwet 2021’. De wet zal pas later ingaan. Het precieze moment hangt af van het verloop van de behandeling van het wetsvoorstel in de Tweede en Eerste Kamer. Ook past het ministerie van OCW ondertussen de lagere regelgeving aan: het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Streven is dat het hele wetgevingspakket op 1 januari 2024 in werking treedt.

Wat is er gedaan met advies van de Autoriteit Persoonsgegevens?

Op 19 mei 2020 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) advies uitgebracht over het ontwerp wetsvoorstel. Samenvattend luidde het advies: “Het wetsvoorstel is in het licht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming nog in onvoldoende mate een integraal kader met voldoende passende waarborgen. De AP heeft op dit punt bezwaar tegen het concept en adviseert de procedure niet voort te zetten, tenzij het bezwaar is weggenomen.” Naar aanleiding van het advies zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd:

• Aanscherping van de grond voor de beperking van openbaarheid van (overgebrachte) bijzondere persoonsgegevens en gegevens van strafrechtelijke aard.

• Grondslagen om in het Archiefbesluit regels te stellen die verzekeren dat archiefdiensten bij het geven van toegang voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG.

• In het Archiefbesluit wordt privacy toegevoegd aan te wegen belangen bij de totstandkoming van selectiebesluiten, met inbreng van een (interne of externe) privacydeskundige.

De AP vroeg daarnaast om regels ten behoeve van gegevensminimalisatie via de Archiefwet, bijvoorbeeld door het alsnog wissen van persoonsgegevens voor overbrenging. Dat advies is niet overgenomen vanwege het bewezen belang van persoonsgegevens als historische bron. De AVG biedt daarvoor ook de ruimte onder de uitzonderingen bij ‘archivering in het algemeen belang’. Een beperking van de openbaarheid waarborgt bescherming zolang de betrokkenen nog in leven zijn (maximumduur is 110 jaar).

Voor meer informatie over de grondslagen in het Archiefbesluit om regels te stellen die borgen dat archiefdiensten bij toegang tot openbaar archief voldoen aan de AVG en UAVG, zie de blog Veelgestelde vragen: openbaarheid bij archiefdiensten.

Wat is er gedaan met advies Raad van State?

De Raad van State (RvS) adviseerde op 17 maart 2020 om:

• de memorie van toelichting te actualiseren, rekening houdend met het advies van de RvS over ministeriële verantwoordelijkheid en het rapport van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslagen (POK) en duidelijk te maken in hoeverre dit wetsvoorstel toereikend is voor het oplossen van de structurele problemen op het gebied van de informatiehuishouding. Daarop is in het wetsvoorstel nader toegelicht dat modernisering van de Archiefwet een belangrijke bijdrage kan leveren aan de noodzakelijke verbetering van de informatiehuishouding van de overheid. Maar wetswijziging is niet voldoende. Er is ook verandering in gedrag en houding noodzakelijk, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau. Die gewenste gedragsverandering wordt ondersteund vanuit de actieplannen en programma’s die gestart zijn naar aanleiding van de kabinetsreactie op de het POK-rapport.

• te kijken naar de uitvoerbaarheid van het wetsvoorstel voor de digitale praktijk van bijvoorbeeld het samenwerken in netwerken en het gebruik van algoritmes. In het nader rapport is een uitgebreide reactie gegeven en de memorie van toelichting is aangevuld naar aanleiding van dit advies. Daarbij wordt erop gewezen dat voor archivering in netwerken (samenwerkingsverbanden) in het wetsvoorstel een regeling is opgenomen. Voor algoritmes bevat het wetvoorstel geen specifieke bepalingen, want ze vallen onder de reikwijdte van het documentbegrip. De wijze waarop duurzame toegankelijkheid van algoritmes het beste kan worden gerealiseerd, is sterk afhankelijk van (onder andere) de inhoudelijke context en technologische ontwikkelingen.

• de samenloop met de Wet open overheid (Woo) te verduidelijken en de definitie van het begrip document helemaal gelijkluidend te maken. Dit advies is overgenomen.

• de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) te laten meetekenen voor het wetsvoorstel. Dit advies is niet overgenomen. Reden is dat de Archiefwet de minister van BZK geen taken en bevoegdheden geeft. In het nader rapport is wel de samenwerking tussen de ministers van OCW en BZK beschreven. De minister van BZK heeft immer behalve een verantwoordelijkheid voor de Woo, ook coördinerende taken voor de informatiehuishouding van het Rijk.

• de positie van de archivaris als toezichthouder bij gemeenten, provincies en waterschappen te versterken door de (decentrale) archivaris rechtstreeks aan het bestuur te laten rapporteren. Dit advies is overgenomen.

• in overleg te treden met de opleidingen alvorens de eis te schrappen dat een archivaris een bij wet aangewezen diploma moet hebben behaald. In het nader rapport bij het wetsvoorstel is geantwoord dat er overlegd wordt met de verschillende organisaties die te maken hebben met opleiding en training, waaronder KVAN, VNG en vertegenwoordigers van de opleidingen zelf. Het laten vervallen van een bij wet aangewezen diploma is bedoeld om werving van archivarissen in een bredere kring mogelijk te maken, dat wil zeggen onder deskundigen met verschillende relevante opleidingen en ervaringen. Daarbij weegt mee dat decentrale overheden door dit wetsvoorstel straks verplicht zijn om een archivaris aan te stellen, wat onder de Archiefwet 1995 niet het geval is.