Terugblik Regiobijeenkomst Informatiebeheer NU! Noord-Brabant

Op donderdag 8 april 2021 vond de digitale regiosessie uit de kennisbijeenkomstenreeks Informatiebeheer NU! voor de provincie Noord-Brabant plaats. Medewerkers vanuit verschillende Brabantse overheidsorganisaties verzamelden zich online voor een interessant en afwisselend programma. Een plenair ochtendprogramma met verschillende sprekers en een middagprogramma met interactieve workshops in kleinere groepen.

Deze bijeenkomst was onderdeel van een reeks bijeenkomsten. Meer informatie over de reeks regiobijeenkomsten Informatiebeheer NU! is te vinden op KIA.

‘Informatiebeheerders en archivarissen zijn te laat’

U kent ze wel, van die congressen waarin één of andere bobo een riedeltje afsteekt over hoe belangrijk goed informatiebeheer is. Het democratisch bestel kan niet functioneren zonder goed informatiebeheer, maar bewustzijn bij bestuurders en ambtenaren blijft achter. Preken voor eigen parochie en ‘de schuld’ bij anderen neerleggen. Heel anders ging dat in Brabant, waar Mathieu Rutten (ICT-manager bij gemeente ’s-Hertogenbosch, daarnaast lid van de VNG-archievencommissie en de KIA-stuurgroep) de vakgroep een spiegel voor hield. Zijn boodschap was duidelijk: we zijn al te laat, we blijven te veel hangen in nadenken over het perfecte systeem en informatiebeheerders beheren feitelijk maar een fractie van alle informatie. Zijn oproep was eveneens helder: kom in actie, leg de verbinding met ICT en bovenal: wees pragmatisch en realistisch.
Voor wie dat wilde was er in het middagprogramma gelegenheid om met Mathieu verder hierover in gesprek te gaan.

Wat als we opnieuw konden beginnen?

Gerry de Vaan, informatieadviseur bij de gemeente Oisterwijk, begeleidde verschillende gemeentelijke herindelingen en ervoer in de praktijk wat het betekent om het informatiebeheer in te richten in een nieuwe organisatie. Dit heeft impact op zowel de systemen en archieven van de latende organisaties als op de inrichting van de nieuwe organisatie. Gerry benadrukte de menselijke kant van de verandering: het oude loslaten is niet altijd makkelijk, maar soms wel nodig. ‘Wrijving geeft glans,’ aldus Gerry.

Veranderende wetgeving en bewaren bij de bron

Gert Zwagerman (Teammanager Expertiseteam Recordmanagement gemeente Amsterdam, daarnaast lid van de VNG-archievencommissie) vertelde de laatste stand van zaken over de Wet Open Overheid en de nieuwe Archiefwet. Gert verwonderde zich over sommige keuzes die ten aanzien van de nieuwe Archiefwet zijn gemaakt: ‘tijdens de openbare internetconsultatie viel iedereen over het woord document, maar ondanks de brede consensus dat dit niet de lading dekt, hield OCW hier toch aan vast. Daarentegen heeft werkelijk niemand commentaar gehad op het woord selectielijst, maar dat is wel veranderd en gaat nu selectiebesluit heten.’
Het accent van zijn presentatie lag op het concept ‘bewaren bij de bron’, wat in de nieuwe Archiefwet bij wijze van uitzondering mogelijk wordt gemaakt. Gert vroeg zich hardop af of dit in de toekomst niet eerder regel dan uitzondering zal worden en verwees hierbij naar de ontwikkelingen rondom Common Ground.

Praktijkcasus: archiveren videotulen Tweede Kamer bij Beeld en Geluid

Dat overbrenging ook anders kan, werd mooi geïllustreerd door Arnoud Goos en Annelies Cordes van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. Dit instituut is gespecialiseerd in het langdurig bewaren van audiovisueel materiaal en dat was voor de Tweede Kamer reden om de videotulen niet over te brengen naar het Nationaal Archief, maar naar Beeld en Geluid. En niet pas na tien of twintig jaar, maar vergaderingen van de Tweede Kamer zijn binnen 24 uur terug te zien via de website van Beeld en Geluid.
In 2020 voerde de Provincie Noord-Brabant een hercontrole uit naar de archivering van videotulen van gemeenteraadsvergaderingen en dat leverde het beeld op dit voor veel Brabantse gemeenten nog een worsteling is. Het verhaal van Arnoud en Annelies was inspirerend en zette de toehoorders aan het denken.

Middag met workshops

Dagvoorzitter Rita de Bruijckere van de Provincie Noord-Brabant sloot het ochtendprogramma af. Niet alle vragen die in de chat waren gesteld konden plenair worden behandeld, maar de sprekers hebben na afloop de vragen alsnog beantwoord in onderstaand document.

Na de lunchpauze begon de eerste van twee rondes met workshops. Deelnemers konden kiezen uit een dialoog met Mathieu Rutten naar aanleiding van diens openingsverhaal, een workshop over informatiebeheer in Office 365 door Niels Schelstraete van de gemeente ’s-Hertogenbosch, een workshop over berichtenarchivering door Eunice Vink van VNG Realisatie of een workshop over Archiving by Design door Jeroen Jonkers van VNG Realisatie en Erik Saaman van het Nationaal Archief.