VNG-leveranciersbijeenkomst vernietiging

Op 16 november vond een eerste VNG-leveranciersbijeenkomst plaats over het onderwerp vernietiging. Onderwerp van het gesprek was de vraag wat er nodig is om effectiever te kunnen vernietigen in het gemeentelijk informatielandschap. Het verslag van deze eerste bijeenkomst kun je hier lezen. Op 9 december vindt een vervolgbijeenkomst plaats. Dit initiatief vindt plaats in het kader van de ThemaTiendaagse Vernietiging van 13-24 januari 2020.

Vernieuwing – naar centrale vernietigingsfunctionaliteit
Overheden slaan informatie op in vele bronnen: in verschillende procesapplicaties, zaaksytemen, DMS’en, netwerkschijven, datawarehouses enzovoorts. Voor een grote gemeente betekent dat al gauw dat er in honderden systemen/bronnen gegevens en/of documenten zitten die op enig moment vernietigd moeten worden. Het is natuurlijk ondoenlijk om op al die honderden verschillende plekken een vernietigingsproces in te richten. Daarom hebben organisaties behoefte aan recordmanagementfunctionaliteit die vanuit een centraal punt voorziet in beheer over een verscheidenheid van bronnen.

Wij denken hierbij aan een portaal van waaruit verschillende bronnen benaderd kunnen worden. We gaan er daarbij van uit dat in die bronnen een minimale set metadata aanwezig is (compliance metadata) op basis waarvan een selectie kan worden gemaakt. Een alternatief scenario is om vanuit een centraal punt bestaande vernietigingsfunctionaliteit in verschillende applicaties aan te roepen, dan ga je dus via 'de voorkant' bij systemen naar binnen in plaats van beheer uit te voeren 'aan de achterkant'.

Vanuit de principes van Common Ground/gegevenslandschap, is het zelfs noodzakelijk om centrale vernietigingsfunctionaliteit te ontwikkelen omdat gegevens los worden gekoppeld van processen, in verschillende registraties worden bewaard en voor verschillende toepassingen beschikbaar zijn. Zie ter illustratie onderstaande afbeelding, dat weergeeft hoe het gegevenslandschap er conform Common Ground uit kan zien (bron: Zaakgericht werken in het gemeentelijk gegevenslandschap).

Optimalisatie – vernietigen op applicatieniveau
Overheden zetten in toenemende mate de principes van ‘archiving by design in’. Dit houdt in dat bij het ontwerp van een proces en/of aanschaf en inrichting van een nieuwe applicatie ook meteen de eisen ten aanzien van archivering worden meegenomen. Waar DIV-afdelingen traditioneel vooral oog hadden voor informatie die in zaaksystemen of DMS’en werden opgeslagen, komt er vanuit de design-gedachte steeds meer grip op informatie in allerlei taaksystemen. Bijvoorbeeld een vergunningenapplicatie, een boekhoudprogramma of een personeelssysteem.

In de praktijk blijkt echter dat leveranciers nog niet altijd voorbereid zijn op eisen die gaan over onder meer vernietiging. Zo kregen overheidsorganisaties de afgelopen jaren nog wel eens te horen: ‘we snappen wat jullie willen, maar jullie zijn de eerste klant die hierom vragen’. Een extreem voorbeeld uit de praktijk: een partij die zich inschreef bij een aanbesteding gaf aan te kunnen voldoen aan wettelijke eisen ten aanzien van vernietiging, want ze hadden functionaliteit ontwikkeld waarmee in één klap de gehele database vernietigd kon worden. Vanuit deze praktijkervaringen, ontstond de behoefte om niet alleen met leveranciers in gesprek te gaan over innovatieve ideeën, maar ook over verbetering van de meer traditionele vorm van vernietiging in de afzonderlijke applicaties die zij aanbieden.

Er is veel te winnen als overheden de markt goed kunnen uitleggen wat ze functioneel verwachten op het gebied van informatiebeheer. Daarbij is het effectiever als overheden dit in gezamenlijkheid doen, dan wanneer individuele overheidsorganisaties via afzonderlijke aanbestedingstrajecten invloed op de markt proberen uit te oefenen.

Inzichten uit de eerste leveranciersbijeenkomst
De eerste leveranciersbijeenkomst in oktober leverde alK een aantal interessante inzichten op.

Allereerst reageerden de leveranciers overwegend positief op het conceptuele idee om vernietiging meer centraal te regelen. Wel werd daarbij opgemerkt dat dit concept verder uitgewerkt moet worden en dat het daarbij belangrijk is om aan te sluiten bij lopende trajecten, zoals de field labs.

Een tweede inzicht is dat leveranciers merken dat overheden onderling nog veel verschillende eisen stellen. Het is voor leveranciers ondoenlijk om hun producten per klant volgens compleet andere principes in te richten. Dat zou veel maatwerk en daardoor ook hogere kosten met zich meebrengen. Bovendien valt op dat overheden vaak ‘overvragen’. Soms zijn eisen zo zwaar geformuleerd, dat leveranciers besluiten om niet in te schrijven. Leveranciers die dat toch doen, kunnen vaak ook niet volledig aan alle eisen voldoen. De les die we hieruit kunnen leren is dat we als overheden meer terug naar de kern moeten: wat is echt minimaal nodig en wat is ‘nice to have’? Natuurlijk willen we graag een tien halen, maar het helpt als we af en toe accepteren dat een zes ook voldoende is. Want als leveranciers door te strenge eisen helemaal afhaken, dan is de kans des te groter dat zelfs een zesje niet gehaald wordt.

Dit signaal nemen we uiteraard ter harte. Eind november start vanuit het KIA-kennisplatform Informatiehuishouding Overheden een landelijk scrumteam dat kennisproducten rondom ‘archiving by design’ gaat ontwikkelen. Het formuleren van generieke functionele eisen voor vernietiging is één van de onderwerpen die daar op de backlog staat. Meer informatie over dit traject volgt binnenkort, dus houd KIA in de gaten!

Een derde inzicht is de ontwikkeling rondom uitplaatsing. E-depots zijn oorspronkelijk bedoeld voor permanente bewaring, maar als een e-depotvoorziening ook gebruikt gaat worden voor informatie die niet permanent bewaard hoeft te worden dan zal er iets voor vernietiging ingericht moeten worden. Een e-depotleverancier gaf aan dat klanten hier steeds vaker naar vragen.

Vervolg
Op 9 december vindt een tweede bijeenkomst plaats. Tijdens die sessie zal er onder meer aandacht zijn voor de positionering van vernietiging binnen Common Ground, hiervoor is een architect van de VNG aangehaakt. Tevens zullen de vervolgstappen worden geconcretiseerd.

Tijdens de ThemaTiendaagse Vernietiging van 13 t/m 24 januari zullen we hier met meer informatie op terugkomen.