Kort verslag van kennisbijeenkomst basiskennis metadata 7 februari

Kennisbijeenkomst basiskennis metadata

Den Haag, vrijdag 17 maart 2017

Basiskennis over standaarden, dat kregen de deelnemers aan de dynamische kennisbijeenkomst mee op 7 februari. Het ging daarbij specifiek over de standaarden RGBZ (Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens van Zaken) en Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO). “Door deze basiskennis worden archiefprofessionals bij het zaakgericht werken gelijkwaardige gesprekspartners voor informatiespecialisten van de gemeentes”, vertelt Gijsbert Kruithof van het Nationaal Archief en lid van het kennisplatform Architectuur. Daarnaast was er die middag aandacht voor de relatie tussen RGBZ en TMLO.

De bijeenkomst trok een volle zaal met rond de 50 experts uit zowel de archiefsector als lokale overheden. Organisator was het Kennisplatform architectuur en Metadata in samenwerking met het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING).

RGBZ en TMLO

Na een introductie van Gijsbert Kruithof en Roland Bisscheroux (directeur Waterlands Archief), stak Arjan Kloosterboer (KING) van wal met een presentatie over het RGBZ. RGBZ is een informatiemodel dat de structuur en semantiek van (uit te wisselen) gegevens over zaken en documenten beschrijft. Het is een veel gebruikt model bij zaakgericht werken en in zaaksystemen. Kloosterboer: “Belangrijk bij zaakgericht werken is dat het altijd begint en eindigt met een klantvraag. Alle informatie die daarvoor nodig is wordt verzameld in een zaak. Voor archivering betekent dit dat alle informatie in samenhang bewaard kan worden.”

Kloosterboer heeft een mapping gemaakt tussen het informatiemodel RGBZ en TMLO. Deze laat zien dat alle elementen uit het TMLO keurig terugkomen in het RGBZ. Zie de presentatie op Pleio.

Vervolgens legde Wout van der Reijden (Nationaal Archief) kort uit wat TMLO inhoudt en hoe dit instrument zich in de praktijk verhoudt tot RGBZ. Van der Reijden liet zien hoe je bij het maken van een mapping, bij een overbrenging, goed gebruik kunt maken van RGBZ: “Een mapping van metadata-elementen in een systeem dat ingericht is volgens RGBZ naar TMLO is met behulp van deze mapping vrij eenvoudig te maken.”

Vraag en antwoord

De presentaties lokten veel reacties uit bij de deelnemers, zoals de vraag of je de openbaarheid al vast moet leggen in RGBZ en TMLO. Antwoord: “Er is nu geen veld waarin je dat vastlegt, omdat openbaarheid pas na overbrenging speelt, maar het is misschien wel handig om alvast een indicatie van de openbaarheid vast te leggen. Een andere vraag was of het gebruik van standaarden als RGBZ het uitwisselen van metadata veel makkelijker maakt. Het antwoord is dat het minder moeilijk wordt, omdat wordt uitgegaan van hetzelfde kader, maar dat een uitwisseling van metadata eigenlijk altijd maatwerk is: “Organisaties maken namelijk nog steeds eigen keuzes bij de inrichting van systemen en moeten daardoor specifieke afspraken maken over omgang met de keuzes die zijn gemaakt.”

In de praktijk

Na de presentaties gingen de aanwezigen aan de slag met de mapping van beide standaarden. Er werd gebruik gemaakt van een concrete casus. Bij terugkoppeling bleek dat een goede zaakgerichte inrichting van een systeem niet vanzelfsprekend is en dat je eigenlijk behoorlijk wat documentatie nodig hebt om te kunnen bepalen of de minimale metadata in een systeem aanwezig is.

De feedback over de middag was positief. "Leerzaam" en "praktisch toepasbaar", waren veelgehoorde geluiden. Voor herhaling vatbaar dus.

Denk en praat mee!

Werkzaam of geïnteresseerd in architectuur voor de archief- en informatiesector? Of houdt u zich bezig met TMLO en metadata? Dan bent u van harte welkom als lid van het kennisplatform Architectuur en van het kennisplatform Metadata en deel uw kennis, vragen en ideeën met het veld.