Het schrijven van beleid voor de sleutelfunctiemethodiek voor e-mailarchivering bij de gemeente Utrecht

Vanaf 1 januari 2024 is het toepassen van de selectielijst e-mailbewaring van de VNG verplicht voor alle gemeenten die zich hierbij hebben aangesloten. Sinds het vaststellen van de selectielijst zijn wij bij de gemeente Utrecht druk bezig geweest met de implementatie. Deze is inmiddels bijna afgerond. Zie hiervoor ook ons andere blogbericht, geplaatst door mijn collega Alice Strating: Het implementeren van de sleutelfunctiemethodiek voor e-mailarchivering bij de gemeente Utrecht · Informatiehuishouding Overheden · KIA (pleio.nl) Naar aanleiding daarvan hebben wij ook veel vragen gekregen over het beleid. Om die reden delen we die hier.

Schrijfproces en afwegingen

Voor het schrijven van het beleid hebben we de selectielijst voor e-mailarchivering ernaast gehouden, en gekeken welke leidende principes hieruit naar voren kwamen voor onze inrichting. We wilden het gebruik van het e-mailarchief voor andere doeleinden dan Avg en Woo verzoeken beperken en de medewerker ontlasten. Daarnaast wilden we duidelijkheid verschaffen over de relatie tussen het e-mailarchief als vangnet en het vastleggen van e-mails bij een dossier dat elders staat. Het was voor ons niet wenselijk om e-mails met terugwerkende kracht onderdeel van het e-mailarchief te laten zijn. Daar hadden we geen wettelijke basis voor en het zou extra werk opleveren voor de medewerker om zijn e-mail van voorgaande jaren door te spitten.

Bij het vertalen van de sleutelfuncties kwam de bijbehorende argumentatie vanuit de VNG niet overeen met de invulling van sommige functies binnen de gemeente Utrecht, waardoor bij ons de CISO van de lijst af viel. Als uitzondering hebben wij daarnaast ook de advocaten geïdentificeerd. Leidend hierin was een overeenkomst waarin zij onafhankelijk opereren en verantwoordelijk zijn voor hun eigen archiefvorming wegens persoonlijke aansprakelijkheid vanuit de Advocatenwet.

Delen met en leren van elkaar

Bij dezen deel ik graag ons beleid. Wij hebben ervoor gekozen om deze op te splitsen in een oplegger, de principes en de monitoring. Sommige stukken tekst overlappen deels met informatie uit de selectielijst, maar we wilden een integraal stuk die onze medewerkers los van de selectielijst konden lezen en begrijpen.

Naar aanleiding van de vorige blogpost worden we overspoeld met verzoeken en vragen, dus bij dezen kondigen we ook graag aan dat we met de VNG bezig zijn om in het voorjaar nog een webinar te organiseren. Mochten jullie nog korte, simpele vragen hebben laat het ons weten via een reactie op deze blog. Heb je zelf ook nog inrichtingskeuzes, beleidstukken of uitgewerkte processen die je wilt delen, doe dit ook vooral via dit platform!