Bruisende KIA- Kennisbijeenkomst in het Provinciehuis Groningen

De vijfde sessie in de reeks van KIA-bijeenkomsten, in het prachtige Provinciehuis van Groningen, op 29 november 2018, werd een zeer geanimeerde bijeenkomst die om herhaling riep. Ineke de Jonge (coördinator interbestuurlijk toezicht, Provincie Groningen) heet alle aanwezigen van harte welkom in het oude deel van het provinciehuis waar gedeputeerde staten al in 1609 vergaderde. De zaal is bijna niet veranderd sinds eind 17e eeuw.

‘We staan allemaal voor uitdagingen die iedere organisatie voor zichzelf niet meer kan oplossen’
Stelt Jeroen Jonkers, dagvoorzitter, bij zijn introductie. Het Kennisnetwerk Informatie en Archief, KIA, is bedoeld om als overheidsorganisaties met archiefinstellingen samen te werken, van elkaar te leren en elkaar vragen te stellen. Laten we elkaar helpen en die uitdagingen samen te lijf gaan.

Ga ook op expeditie en vraag de business wat men wil
Anne Kuzema, beleidsmedewerker DIV en adviseur informatiebeheer, gemeente Groningen, neemt ons mee op ‘Expeditie Grunnen’. Hij is er trots op dat de gemeente het duurzame informatiebeheer samen met het RHC Groninger Archieven aanpakt. ‘We zien het als een ‘expeditie’ want er gebeurt heel veel op dit relatief nieuwe terrein. Startpunt was de vraag: wat betekent het voor onze klanten en onze DIV-afdeling? Omdat Groningen zaakgericht werkt ís het datamodel generiek gemaakt en aan TMLO gekoppeld. Ook zijn er bewaarstrategieën ontwikkeld, zowel voor papier als digitaal. De komende vier jaar worden alle digitale archieven overdragen dan wel uitgeplaatst naar de Groninger Archieven. De uitvoering gaat in Dimpact-verband. Het informatiebeheer wordt echt aan de voorkant ingericht en geheel automatisch gekoppeld met archief. Daarnaast investeert Groningen in archiefbewustzijn. ‘Er zijn jonge mensen aangetrokken voor wat wij noemen ‘floorwalking’, zij helpen gebruikers in het primaire proces aan het bureau’, vertelt Anne. Maar: ‘Dit kunnen we niet alleen. We werken samen binnen Dimpact en natuurlijk met onze belangrijkste partner, de Groninger archieven, waar veel kennis en energie zit. En dan werken we nog samen met Friesland en Drenthe. Onze ambitie is om dit nog verder te verbreden naar andere overheden in de regio, laten we het vooral samen doen. Kom ook zeker bij ons langs en bespreek je eigen plannen en laat je inspireren!’

We denken nog steeds als Graswinkel
Bert Looper, directeur Tresoar, sluit op het indrukwekkende en concrete verhaal van Anne aan met een bespiegeling op wat meer afstand.Bert is zelf opgeleid in de jaren ’80, het hoogtepunt van de klassieke archivistiek. ‘Mooi wat er in Groningen gebeurt maar vanuit welke kaders benaderen wij de werkelijkheid en zijn die nog legitiem?’ Graswinkel bracht begin jaren ‘50 de archivering uit de wetenschappelijke hoek naar de administratie: het archief is niet alleen een historische bron maar kun je ook zien als neerslag van handelen. De tweede paradigmashift was de lezing van Charles Dollar op een archiefcongres in Montreal in 1992. Hij introduceerde de begrippen ‘records continuüm’ en ‘proces gebonden informatie’. Toen kwam pas het procesdenken op gang, de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor voor- en achterkant. Maar nog steeds wel vanuit een lineaire gedachte. Zo’n 15 jaar geleden tenslotte publiceerde Rifkin, ´The age of access’: archivarissen als de poortwachters tot maatschappelijk relevante bestanden. Een top-down gedachte, je moet de burger beschermen tegen technologie en overheden. En nu hebben we het over ‘we moeten naar de voorkant’. Maar waar is die? En waarom moeten we daarheen? We hebben het nog steeds over de volgtijdelijkheid van informatie creëren en overbrengen, niet over databases. ‘Het lijkt modern en is eigenlijk nog steeds uit de tijd van Graswinkel. We zijn inmiddels wel wat meer geïntegreerd gaan denken, zoals rond archiving by design, maar de kern is nog steeds archiveren. Maar we zitten', aldus Looper, 'In een tijd van ‘horizontalisering’ en democratisering van informatie. De eindgebruiker wordt steeds krachtiger en machtiger. Alle informatie is straks open linked en de burger kan ermee doen wat hij wil. De werkelijkheid is niet lineair maar ‘Einstein’: tijd en ook data zijn overal. Dus archiveren is niet meer adequaat, wij zijn gelijktijdig met de burger aan het werk met data. En hier houdt mijn voorstellingsvermogen op’, besluit Bert. ‘Hij roept op vooral te blijven nadenken over de ontwikkeling van informatie, data, en wat wij er mee moeten. Misschien gaan archivarissen meer als vanouds betekenis geven aan data en verbindingen leggen. 'Tegelijk zijn we ook gewoon aan het werk natuurlijk.' Al een paar jaar werken Friesland, Groningen en Drente nauw samen als noordelijke regio. ‘We zijn behept met territoriaal denken, maar schaal-denken is nu nodig. Het Nationaal Archief, de RHC’s, gemeenten en andere partners moeten bij elkaar komen om samen uit te vinden hoe we duurzaamheid gaan realiseren.’ Na een levendige discussie met de zaal sluit Bert af: ‘Je moet natuurlijk aan de slag, zoals het motto van deze tournee, maar laten we tegelijk de fundamentele vragen stellen. Doe en denk tegelijk, waar doen we het voor en wat voegen we toe?’

Verkorting overbrengingstermijn eigenlijk niet relevant of handen omhoog!
André Plat, van VNG Realisatie, gaat vooral in gesprek met de zaal. De VNG zit aan tafel bij OCW: ‘Wat kunnen wij voor u meenemen in die gesprekken over de herziening archiefwet?’ Harmonisatie (regel zaken als archiefbewaarplaatsen en selectielijst op dezelfde manier in plaats van per overheidslaag) en vereenvoudiging (bijvoorbeeld bij substitutie, verander dat vanuit een digitaal paradigma) komen als wensen naar voren. Ook doet Plat een dringend beroep op deelname aan proeftuinen rond actieve openbaarheid. De Nationale Data agenda gaat over het toegankelijk en begrijpelijk maken van overheidsinformatie voor iedereen. De discussie rond de verkorting overbrengingstermijn naar tien jaar is eigenlijk niet relevant: breng je informatie zo snel mogelijk naar buiten, stelt Plat. Over de vernieuwing en vaststelling van de selectielijst: ‘Dat doen wij voor u. Maar zo mist u wel de kans om dat gesprek met de business zelf te voeren. Zijn er mensen in de zaal die dat wel zelf doen? [een paar handen]. En gebruikt u GIBIT? [één hand]. Wie krijgt het voor elkaar archiveren mee te nemen bij het kiezen van software?' Dat blijkt één gemeente te lukken. André verzoekt hem zijn ervaringen op KIA te publiceren: ‘Zodat we allemaal kunnen zien hoe u dat voor elkaar krijgt, daar kunnen anderen wat aan hebben! En dan moeten de anderen dat ook gaan lezen zodat we allemaal tot een aanpak komen die werkt binnen de overheden.’ André prijst Anne Kuzema voor het mooie verhaal om via de business en architectuur archivering te gaan regelen en dat naar het College te brengen. Dan kun je dilemma’s voorleggen, de business is zelf verantwoordelijk voor het informatiebeheer. Over Common Ground merkt André op: ‘Eigenlijk is dat modern leveranciers-management. De data blijft in de toekomst bij gemeenten en gaat dus niet naar softwareleveranciers en niet naar e-depots, dààr is een nieuwe architectuur voor ontwikkeld. Bronnen blijven waar ze zijn. Archieven moeten ophouden met archiveren. Bij de bron moet men al zorgen voor duurzame toegankelijkheid. André vervolgt met opmerkingen over open raadsinformatie, het knel- en versnelproject ‘Digitale archieven op orde’, arrangementen rond een duurzaamheids-functionaliteit en business alignment. ‘Wie heeft een SIO ingesteld? ‘[vier handen gaan omhoog]. Publiceer s.v.p. wat het je brengt, ook wat niet goed gaat is nuttig, hoe heb je weerstanden overwonnen bijvoorbeeld?’, roept André op. In de afsluitende discussie komen de pilots e-mailbewaring aan bod. Uit onderzoek blijkt dat 3 tot 5% relevant van de informatie in e-mails relevant is. André: 'Toch jammer als je dat niet vangt. Hier moet de sector iets mee!’ Zet de VNG-leveranciers onder druk zodat functies beschikbaar komen zonder licentiekosten? De VNG praat elk kwartaal met die leveranciers maar heeft referenties van implementaties van gemeenten nodig. André roept iedereen op om hem te mailen met een idee of best practice en zoek mensen die mee willen denken en doen. Meld je aan en mail: andre.plat@vng.nl. En stel vragen over beleid en wetgeving aan Jamil Jawad via: archief@vng.nl.

NEN-normen zijn nauwelijks leesbaar ...
Het Nationaal Archief presenteert zich als kennispartner in een presentatie door Robbert Jan Hageman en Suzi Szabo. Het NA heeft onder meer als taak het structureel versterken van de kennisfunctie binnen het archiefbestel. Kennis ontwikkelen, delen, vernieuwen en gebruiken, zowel voor papier als voor digitaal. Doel is duurzame toegankelijkheid van informatie van overheden en uitgangspunt is de behoefte van archiefvormers en -gebruikers. ‘We richten ons op het tactisch niveau’, voegt Robbert Jan toe. ‘We werken met drie instrumenten: normen, handleidingen en informatiebladen. Waar hebben jullie het meest behoefte aan?’ ‘Graag regels rond digitale duurzaamheid. Praat liever over referentiekaders in plaats van normen. Normen zijn te star, dat voelt als wetgeving’, komt als reactie. ‘En verwoordt ze dan wel begrijpelijk, NEN-normen zijn nauwelijks leesbaar.’ De lijst van voorkeursformaten vindt men een goed voorbeeld. Maak het leesbaar en kort en denk vanuit de gebruiker en burger. Bekende voorbeelden van kennisproducten zijn DUTO en TMLO. De DUTO-scan blijkt goed bekend bij de aanwezigen. Suzi geeft aan dat er trainingen zijn ontwikkeld zodat je straks zelf de scans kunt gaan uitvoeren. De methodiek zal ook worden gepubliceerd. De richtlijn website archivering geeft aan hoe je websites kunt archiveren, vanaf het begin tot overdracht en met hulp van de leverancier. De richtlijn verschijnt binnenkort en wordt meteen geïmplementeerd voor het rijk. Suzi: ‘We hebben bij het maken veel hulp gehad van andere archieven en decentrale overheden. De review heeft ook veel opgeleverd. Zo zullen we het vaker aanpakken’. De oproep van Robbert Jan en Suzi vindt gehoor. Anne Kuzema geeft aan dat hij zijn ervaringen en best practices in Groningen gaat delen op KIA. De Groninger Archieven en de RVO gaan meedoen in de TMLO-werkgroep. Wellicht kan ook Dimpact en rol spelen, er zit veel denkkracht en kennis in die 30 plus gemeenten. Rienk Jonker tenslotte wil graag aandacht voor de herziening van de terminologie. 'Het helpt enorm als we allemaal dezelfde woorden gaan gebruiken.' Meer informatie over de genoemde projecten: Kennisplatform Innovatie en Kennisplatvorm Webarchivering.

Hoe pak je een wetswijziging zinvol aan?
Robbert Jan Hageman schetst recente ontwikkelingen rond de Archiefwet. ‘OCW wil een wet maken die de uitvoering faciliteert en die ruimte geeft voor een toekomst die we nu nog niet kunnen overzien.’ De voornaamste thema’s voor de wetswijziging zijn: heldere spelregels bij archiefvorming, flexibilisering selectie, verkorting overbrengingstermijn (10 i.p.v. 20 jaar), openbaarheid en inzage van (jonger) archief en het stelsel (o.a. rol toezicht en archivaris). OCW zal zeker ook kijken naar de terminologie en wat betreft de WOO afstemmen met Binnenlandse Zaken. De planning voor de wetswijziging loopt van 2018 tot en met 2020. Op de vraag of wet helemaal opnieuw bekeken of er enkel sprake is van een herziening antwoordt Hageman dat de politiek heeft gekozen voor het midden-scenario: dus niet alleen termen aanpakken en ook niet alles op de schop. Er worden inmiddels wel fundamentele discussies gevoerd, bijvoorbeeld over overbrengen, moet dat naar archiefbewaarplaats of kan het ook bij de bron blijven? Dan zal ook het concept zorgdrager moeten worden herzien. Over bewaartermijnen ontstaat een levendig discussie. Een reactie: ‘Dat is nu hollen of stilstaan, m.a.w. weggooien of eindeloos bewaren. Is het een idee om vernietiging uit te kunnen stellen en een beslissing aan de volgende generatie over te laten?’ Wellicht komt er in de wet een grotere keuzevrijheid. En natuurlijk ontbreekt ook het thema toezicht niet: ‘Toezicht neemt zijn rol nu niet. Ik ben jaloers op de AVG met die grote boetes!’. Op het terrein van scholing wordt regelgeving gemist. Men ziet graag in de nieuwe wet beter toegelicht wat aan kennis en beroepscompetenties gevraagd wordt. André Plat is actief in het Kennisplatform Professionalisering en roept de zaal op hun ideeën daar vooral op te zetten: ‘Zo bouw je met elkaar aan een goed en modern functiehuis. Ik zou dat liever niet via de wet regelen.’ Archiefbesluit en archiefregeling worden ook aangepast. Gewezen wordt op het feit dat de regeling en het besluit elkaar op sommige punten tegen spreken. ‘En laat het niet alleen op blijvend te bewaren materiaal van toepassing te zijn, maar ook op niet blijvend te bewaren informatie’, volgt een pleidooi. Ten aanzien van beschikbaarstelling wordt gepleit voor het gelijktrekken voor studiezaal en online. ‘Het is niet wenselijk dat de ene overheid het zus doet en de andere zo.’ Tenslotte wordt gewezen op de noodzakelijke vernieuwing van het aanwijzen van archiefbewaarplaatsen en het invullen van begrippen als doorlevering en uitplaatsing. ‘Wat gaat de burger van deze herziening merken?’ ‘Hopelijk veel', besluit Robbert Jan, ‘Die moet er de meeste baat bij hebben, die moet meer en sneller informatie krijgen dan nu.’ Jeroen besluit met de constatering dat er nog veel discussie nodig is: ‘Je hoort wel dat er nog veel openligt, maak daar gebruik van en breng je punten in. Gebruik het onderstaande emailadres, de postbus voor suggesties: archiefwet@minocw.nl. Ga ook naar bijeenkomsten die georganiseerd zullen worden rond deze wetswijziging. De data zullen op het Kennisplatform Juridische vraagstukken worden gepubliceerd. Zet dus de email-notificatie(ook) aan voor het Kennisplatform Juridische vraagstukken!

Ontploffen!
Jeroen bedankt de organisatie voor al het werk. ‘Er is veel uitgewisseld en veel kennis gedeeld, ga dat wat vaker doen! En publiceer je vragen, best practices en andere ervaringen op KIA en reageer op elkaar, laat het netwerk ontploffen!’ Lees het volledige verslag op het kennisplatform Informatiehuishouding Overheden. Alle presentaties zijn daar ook terug te vinden.