Verslag plenaire vergadering ISO TC46/SC11 (mei 2018)

In mei jongstleden vond de jaarlijkse vergadering plaats van ISO TC46/SC11 ‘Archives and records management’, deze keer in Lissabon. Deze commissie is verantwoordelijk voor standaarden als ISO 15489-1 en ISO 23081. Ik was als vertegenwoordiger van de NEN aanwezig bij deze vergadering,

De jaarlijkse vergadering, verspreid over vier dagen, kent meerdere doelen. De commissie zelf vergadert onder andere over:
- haar missie en strategie;
- lopende werkzaamheden binnen de commissie;
- te kijken naar toekomstig werk (zoals periodieke reviews van bestaande standaarden);
- communicatie

Daarnaast hebben de werkgroepen binnen de commissie de gelegenheid om gezamenlijk te werken aan de (door)ontwikkeling van standaarden. Dit door het voeren van inhoudelijke discussies en het maken van procesafspraken voor het werk dat tussen de plenaire vergaderingen in gedaan moet worden. De NEN commissie is in de meeste werkgroepen vertegenwoordigd en levert daarbij een actieve bijdrage.

Hieronder een opsomming van de belangrijkste uitkomsten van de vergaderingen van commissie en werkgroepen (bij voorbaat excuses voor alle nummers en ISO jargon):

- Ad hoc working group on strategic directions Werkt aan het reviewen en aanpassen van de missie en strategie van SC11. Een van de middelen die hiervoor ontwikkeld wordt is een beslisboom. Dit moet SC11 helpen te bepalen hoe om te gaan met ontwikkelingen binnen het eigen domein en meer algemeen met technologische en andere ontwikkelingen in de wereld. Het doel hiervan is om als commissie efficiënter te zijn en zich in te spannen waar dit het beste resultaat geeft.
Het kan dus zijn dat er bij een technologische ontwikkeling wordt nagegaan of het opportuun is om een standaard te ontwikkelen, of dit binnen ISO zou moeten gebeuren en of het aan SC11 is om een standaard te ontwikkelen.
Blockchain als voorbeeld hierbij: Er wordt nog volop onderzoek gedaan naar de betekenis van blockchain voor records management. Dat zou kunnen betekenen dat het nog te vroeg is om nu al een standaard te ontwikkelen. Als het moment daar is, is het de vraag of SC11 de juiste partij is om de standaard te ontwikkelen, of toch een andere ISO commissie (in dit geval ISO TC307 ‘Blockchain and distributed ledger technologies’). Een deel van het antwoord ligt bij het bepalen van de doelgroep van de standaard. Als dit records professionals zijn, dan ligt ontwikkeling binnen SC11 meer voor de hand dan wanneer de doelgroep blockchain specialisten is. Dan ligt ontwikkeling binnen TC307 voor de hand en zou de inzet van SC11 kunnen zijn om TC307 te beïnvloeden via de liaison die SC11 heeft met TC 307.
De ad hoc werkgroep presenteert op de volgende plenaire vergadering de resultaten en wordt daarna waarschijnlijk opgeheven.

- WG 1 Metadata
In 2017 is de licht gereviseerde ISO 23081-1 gepubliceerd. De werkgroep heeft in Lissabon gekeken welk ander werk kan worden opgepakt. In 2019 staat de periodieke review van ISO 23081-2 en 3 op het programma, de werkgroep gaat voorafgaand daaraan in eigen kring alvast input ophalen voor gewenste aanpassingen en updates.

- WG 7 Records management as it relates to data Deze werkgroep werd na het opleveren van ISO 17068 omgedoopt om de relatie tussen records management en (linked/open/big) data te onderzoeken. Maar vanwege capaciteitsgebrek en het ontbreken van een werkprogramma is besloten deze werkgroep op te heffen.

- WG 8 Management system for records
Deze werkgroep houdt zich op dit moment bezig met de revisie van ISO 30300 en ISO 30301.
ISO 30300 wordt omgevormd tot een vocabulaire standaard. Dat wil zeggen dat generieke termen en definities uit het records management domein in deze standaard terecht gaan komen. Na publicatie van de herziene versie is het de bedoeling dat nieuwe of herziene producten van SC11 nadien geen generieke termen en definities meer bevatten, maar gaan verwijzen naar ISO 30300. Een ander aspect dat binnen ISO 30300 verder uitgewerkt wordt zijn concept diagrammen (die ook al in de huidige versie van 30300 staan). In verschillende SC11 producten worden concepten gepresenteerd en uitgewerkt (zoals ‘records’ en ‘records systems’), de concept diagrammen zijn bedoeld om de onderlinge relaties tussen concepten te visualiseren.
ISO 30301 wordt met name herzien om te voldoen aan de aangepaste eisen die vanuit ISO worden gesteld. De standaard is een Management Systeem Standaard (MSS - zoals ook ISO 9001, 14001 en 27001) en hier gelden andere en meer verregaande eisen voor. Zo zijn de standaarden opgesteld volgens de High Level Structure, wat de mogelijkheden tot herstructurering en herschrijven van teksten erg beperkt. Een ander deel van de herziening omvat het overhevelen van een klein deel van de inhoud van de huidige versie van ISO 30300. De herziene versie daarvan zal geen MSS meer zijn, waardoor een deel van de tekst naar ISO 30301 moet worden verplaatst.
WG 8 heeft in Lissabon met name gediscussieerd over de concept diagrammen. Zij gaat nu werken aan nieuwe conceptversies van ISO 30300 en 30301. Publicaties volgen niet eerder dan in 2019 en mogelijk zelfs pas in 2020.

- WG 10 Implementation guidelines for the disposition of records
Net als bij WG 7 heeft een gebrek aan capaciteit en een werkprogramma ervoor gezorgd dat deze werkgroep is opgeheven

- WG 14 Records management in enterprise architecture
Deze werkgroep werkt aan een Technical Report (ISO TR 21965) dat tot doel heeft om enterprise architecten en records professional een gezamenlijke referentie te geven als het gaat om eisen voor beheerprocessen en archiefsystemen. Een tweede doel is om de records professional als belanghebbende te identificeren bij enterprise architecten. Het TR is het resultaat van een intensieve samenwerking tussen architecten en records professionals.
Het Technical Report heeft in een eerdere versie al voldoende positieve stemmen gekregen om te worden gepubliceerd. De werkgroep heeft de commentaren die daarbij binnen zijn gekomen besproken, deze worden al of niet verwerkt in een volgende versie die daarna naar ISO gaat voor publicatie. Dat proces kan enige maanden duren, publicatie wordt eind dit jaar of begin volgend jaar verwacht.
De werkgroep kijkt intussen of er andere werkzaamheden kunnen worden opgepakt.

- WG 15 Appraisal for managing records
Deze werkgroep werkt aan een Technical Report (ISO TR 21946) die het concept Appraisal uit ISO 15489-1:2016 verder uitwerkt. Ik ben daarbij namens NEN de projectleider.
Het huidige ontwikkelproces is ongeveer gelijk aan ISO TR 21965:
er zijn voldoende positieve stemmen binnengekomen op een eerdere versie om tot publicatie over te mogen gaan. De werkgroep heeft het daarbij binnengekomen commentaar besproken in Lissabon. Op basis daarvan wordt een nieuwe versie gemaakt (met alleen kleine aanpassingen). In september gaat de finale versie voor publicatie naar ISO. Publicatie wordt dan binnen enkele maanden verwacht.
De werkgroep kijkt ook hier intussen of er andere werkzaamheden kunnen worden opgepakt.

- WG 16 Systems design and implementation
Deze werkgroep werkt aan de revisie van ISO 16175. De huidige drie delen, oorspronkelijk ICA standaarden, worden teruggebracht tot twee. Er wordt ook gekeken of delen van de ingetrokken ISO 15489-2 kunnen worden hergebruikt.
In Lissabon is besloten dat ISO 16175-1 de eisen zal bevatten die kunnen worden gebruikt bij het ontwerp en de implementatie van archiefsystemen. Het aantal eisen zal ten opzichte van de huidige versie van ISO 16175 flink worden beperkt (van 300+ in de huidige delen 2 en 3 naar ± 70 op dit moment). De doelgroep voor dit deel zullen primair solution architecten zijn. ISO 16175-2 zal gericht zijn op records professionals en meer dienen als hulpmiddel bij het ontwerpen en implementeren van archiefsystemen (het zal nadrukkelijk geen methodologie voor implementatie zijn).
Naar aanleiding van de inhoudelijke discussies in Lissabon wordt gewerkt aan nieuwe conceptversies. De planning (happy flow) is gericht op publicatie in 2019.

- WG 17 Records in the cloud
Er wordt gewerkt aan een Technical Report (ISO TR 22428) ‘Records management in the cloud: issues and concerns.’ Een eerdere versie heeft voldoende positieve stemmen gehaald om over te gaan tot publicatie. Aan de andere kant is er zoveel commentaar binnengekomen, dat er een nieuwe versie gemaakt gaat worden die weer ter stemming zal worden gebracht. Vanuit de NEN commissie hebben we zorgen over de kwaliteit van dit product en mede door een grote hoeveelheid commentaar negatief gestemd op de laatste conceptversie.
De werkgroep werkt daarnaast aan een voorstel voor een Technical Report over Blockchain. Vanuit de NEN commissie vinden we dit eigenlijk geen goede ontwikkeling, omdat de betekenis van blockchain voor records management nog onvoldoende duidelijk is en we op dit moment meer zien in samenwerking met ISO TC 307. Daarom proberen we dit initiatief te smoren.

- WG 18 Revision of ISO 13008 In 2017 is gestemd over de revisie van ISO 13008 (Digital records conversion and migration process). Besloten is om te gaan reviseren, met dat doel is nu WG 18 opgericht. Er worden eerst experts gezocht en daarna wordt met de revisie begonnen.

De volgende plenaire vergadering van ISO TC46/SC11 is begin mei 2019, in Ottawa (Canada).

Algemene informatie over standaarden en de rol die het Nationaal Archief speelt bij de ontwikkeling van standaarden is op de website van het NA te vinden.