Het schrijven van beleid voor de sleutelfunctiemethodiek voor e-mailarchivering bij de gemeente Utrecht
Vanaf 1 januari 2024 is het toepassen van de selectielijst e-mailbewaring van de VNG verplicht voor a...
Archiefwet eindelijk aangenomen in Tweede Kamer - wat denk jij?
- 20 feb
- Ilona van der Linden
- 16
- 1492
- 1
Ik denk dat ik namens velen van ons spreek als we in het begin het ontwerp en bespreking van de Archiefwet op de voet hebben gevolgd. Echter, met het steeds uitstellen van de verdere behandeling en vele vragen en vertragingen, verloor ik steeds meer de interesse. Afgelopen dinsdag was nu eindelijk de stemming in de Tweede Kamer, waarop de wet is aangenomen met een aantal amendementen. Dit betekent dat deze nog langs de Eerste Kamer moet, maar wel een significante stap in vaststelling. Waarschijnlijk is de inwerkingtreding op 1 januari 2027 haalbaar.
Klik hier om deze na te lezen:
https://www.tweedekamer.nl/debat_en_vergadering/plenaire_vergaderingen/details/activiteit?id=2025A01155
https://kiacommunity.nl/documents/60858 --> op deze versie staat de geconsolideerde versie met aangenomen amendementen, dank aan @joostvankoutrik en @rolandbisscheroux.
Ik was benieuwd wat jullie hier nu van vinden. Wat vond je van de focus van het debat op bijvoorbeeld de diploma eis? Zelf werd ik wel blij van de mogelijkheid tot boetes die is toegevoegd. Zijn jij en jouw organisatie al bezig met de voorbereidingen voor de nieuwe Archiefwet?
Verken
Thema-nummer Od: Eén jaar wet open overheid
Eind juni is het thema-nummer over één jaar Wet open overheid verschenen van Od. Het gehele nummer ka...
Nieuwe aanjager Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden
Vanaf 1 september is Nicole Fielmieg van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM) de...
Reacties
Ik vond het jammer dat de focus in het debat zo lag op die diploma eis. Ik denk dat je heel goed, en misschien wel beter, kennis en kunde op doet binnen het vakgebied zelf en met andere kortere cursussen en opleidingen samen. Ik vind dat idee van opleiding --> functie heel ouderwets, en ik maak me zorgen over of er nog wel genoeg kandidaten zullen zijn.
Zelf werd ik ook héél blij van die boete mogelijkheid en ik kijk uit naar de uitwerking hiervan. Die had ik niet zien aan komen.
Ik heb de ontwikkelingen wel aardig gevolgd, en dan met name vanuit de vraag: wat gaat dit in de uitvoering betekenen? Omdat ik bij NWO het informatiebeheer vanaf de basis aan het opbouwen ben, neem ik wel een voorzetje op wat er tot nu toe in de nieuwe Archiefwet stond, zoals het verkorten van de overbrengingstermijn. Verder hoop ik dat belangrijke spelers (zoals het Nationaal Archief) een hoop voorwerk voor ons gaan doen.
@Ilona, waarom ben je blij met de mogelijkheid om boetes te krijgen?
Ben het met je eens dat het lang heeft geduurd en -ook bij mij- is de belangstelling in de loop van de jaren wat afgezwakt. Nu weer opgepakt en voorsorteren.
Over diploma-eisen is het wel genoeg gegaan. Laten we dat maar achter ons laten en laten zien dat we uit de voeten kunnen met de uitkomst.
Ik ben heel benieuwd hoe we omgaan met 'passende maatregelen' en hoop dat we deze zelf kunnen ontwikkelen en verantwoorden. Aan de slag met z'n allen!
Vrijwel iedere spreker besteedde ook aandacht aan het CABR (en de openbaarheid of het vermeende gebrek daaraan.) De minister heeft geantwoord dat hij voor het zomerreces een wetsvoorstel zal presenteren. Nu de archiefwet is aangenomen, ben ik eigenlijk vooral heel erg benieuwd waar de minister mee gaat komen om het CABR meer openbaar te maken.
@jackkarelse, ik heb het altijd jammer gevonden dat wij vanuit de Archiefwet niet een 'stok om mee te slaan' hadden, maar alleen mogelijke 'wortels'. Als je het management en de medewerkers moet overtuigen om aan informatiebeheer te doen, spreek je mensen vaak aan op hun intrinsieke motivatie, de waarde voor de organisatie en de waarde voor samenleving. Bij sommige managers werkt dat niet goed, zeker als er bezuinigingen spelen. Dan is de vraag, waar vloeit het bloed als we dit niet doen? Een boete is dan heel tastbaar. Dit betekent ook dat we veel duidelijker moeten worden als vakgebied in onze standaarden en wat daarmee voldoet en wat niet. Er is nu veel vrijblijvendheid. Ik hoop trouwens wel dat een eventuele boete mogelijkheid er niet voor zorgt dat we gaan verschuiven naar de politiehoek waar privacy en security zich nu bevinden. De kracht van informatiebeheer vind ik nu juist om met elkaar naar mogelijkheden en meerwaarde te zoeken.
Bij het uitwerken van de diploma-eis in de AMvB zou ik graag het volgende mee willen geven:
Aangepast op 26 februari
Hallo @ilonavanderlinden, ik ben heel erg van de intrinsieke motivatie :-)
We hoeven, denk ik, niet zo zeer te overtuigen. We kunnen wel aangeven welke inspanning welk gevolg heeft. Als collega's en management geen energie willen stoppen in informatiebeheer, dan krijgen ze iets wat matig op orde is (want er zijn altijd wel collega's die het in de vingers hebben). Feitelijk weten de meesten dat, zijn ze zich daar prima van bewust. Het is alleen geen goede gewoonte, zit niet ingebakken in het dagelijks werk. Daar is veel winst te behalen. Goed informatiebeheer moet je werk ondersteunen, leuker en makkelijker maken. Da's een kwestie van ervaren, meenemen, uitleggen, open staan voor andere oplossingen dan wij aanbieden. En dat is niet gemakkelijk, vraagt tijd. Vergelijk het met gezond leven.
Ik hoorde gisteren dat ergens in een besluit informatiebeheer of een werkafspraak is opgenomen dat medewerkers een x-percentage van hun tijd moeten/kunnen besteden aan informatiebeheer. Dan maak je duidelijk dat het onderdeel is van het werk. Dat sprak me wel aan.
Aangepast op 27 februari
Ilona en anderen,
Leuke gedachtenuitwisseling!
Wat ik mis is de verzwaring van de ontheffing van overbrenging (voor de decentrale overheden gaat niet zoals voorgesteld GS daarover maar de rijksarchivaris). Wat mij betreft een prima amendement omdat GS daar niet de capaciteit voor heeft en er meer centrale regie komt op die ontheffing. En ook de voorwaarden zijn flink verzwaard. Prima lobbywerk van KVAN!
Ook op de diploma-eis is KVAN beloond. Het argument dat er te weinig opleidingsplaatsen zijn is totale onzin. het gaat om hooguit tientallen organisaties die nu geen archivaris hebben. Factfree politics dus.... Waarom goede opleidingen om zeep helpen met een non-argument?
Jammer dat de boetes beperkt zijn tot de centrale overheid, maar goed punt! Archivarissen zouden in de dezelfde positie moeten zijn als AVG toezichthouders wat dat betreft. De beoogde Informatiewet van BZK had als uitgangspunt meer dwingend gebruik van standaarden en voorzieningen, wat mij betreft is dat wel een betere invalshoek dan boetes.
En dan is er nog een beperkingsgrond op de openbaarheid geschrapt, ook niet onbelangrijk.
Kortom: positieve aandacht van de kamer, prima amendementen en prima moties die het gehaald hebben. De wet is flink aangepast. Nu wachten op Archiefbesluit en Archiefregeling...
@Roland, er is toch nog niet bekend wat de diploma-eis is/gaat worden?
Dag Jack,
Klopt, maar de huidige opleidingen kunnen dat diploma gaan aanbieden lijkt mij. Daar zit immers de expertise.
Overigens begrijp ik niet de vaak gehoorde kritiek op de huidige opleidingen. Ik heb zelf veel geleerd aan de Uva en mijn studenten aan de HvA zijn enthousiast....
Aangepast op 3 maart
hallo Roland, de kritiek op de opleidingen ken ik niet en er lijkt me ook niets mis mee (met de opleidingen). Ook als de diploma-eis zou vervallen is opleiding relevant! 🙂
Wat ik me toch al een hele tijd afvraag is waarom bv. iedere gemeente zelf ontheffing voor overbrenging moet gaan aanvragen voor alle basisregistraties terwijl het veel effectiever is om daar een standaard ontheffing voor te krijgen. We houden elkaar allemaal wel bezig zo op deze manier. Terwijl met de krappe arbeidsmarkt alle handjes nodig zijn om alle dagdagelijkse perikelen op een goed niveau te kunnen uitvoeren. We kunnen onze tijd wel beter besteden lijkt me.
Aangepast op 28 februari
Heel goed punt Wouter!! Mijn voorstel: regel dit centraal voor de landelijke voorzieningen, eventueel door delegatie van dit stukje archiefzorg. Denk ook aan de ruimtelijke plannen en videotulen, etc.. Groot lokaal probleem om dit duurzaam toegankelijk te bewaren. Nederland is heel slecht in landelijke voorzieningen, standaarden, etc. Komt door onze decentrale cultuur. En de financiering sluit daar op aan. Dus de decentrale overheden moeten het met eigen budget regelen, maar de VNG bijvoorbeeld heeft geen beheerorganisatie zoals Logius. Kortom, we houden liever vast aan oude structuren dan dat we digitale problemen oplossen. Ik vrees dat dit politiek ook niet haalbaar is. Het probleem moet eerst nog veel groter worden!?
In de Wet BRP staat een expliciete ontheffing voor de Archiefwet. Dus voor wat betreft de persoonsgegevens van burgers die worden verzameld in het kader van de Wet BRP geldt dat zij niet hoeven worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, ook als het alleen gegevens over overledenen betreft én de periode van twintig jaar is verstreken (omdat zij een onlosmakelijk deel uitmaken van een nog ingebruik zijnd bestand.)
Ik heb geen idee hoe dat wettelijk is geregeld voor andere Basisregistraties.
Dag Martijn,
Klopt, deels is het geregeld, deels ook niet...
Er zijn wat onderzoeken naar gedaan zoals deze Landelijke+Voorzieningen+rapport+Inspectie+Overheidsinformatie+en+Erfgoed+april+2020.pdf
Feit is dat het niet structureel geregeld is voor alle landelijke voorzieningen en dat is een enorme tekortkoming in het geheugen van de overheid. Het is een illusie om te denken dat het met de huidige insteek mogelijk is om zoals het Archiefbesluit voorschrijft deze digitale informatie voor tenminste honderd jaar leesbaar te houden. Nogmaals: denk aan de ruimtelijke plannen in de systemen van honderden gemeenten...
De nieuwe Archiefwet maakt een hele slechte 'oplossing' mogelijk met de ontheffing omdat het archief 'als ware het overgebracht' duurzaam toegankelijk moet blijven bij de overheden. Daarmee blijft de burger in principe aangewezen op de Woo (!). Een goede oplossing is overbrengen zonder verplaatsen, maar dat wil de Minister voor het Rijk niet omdat dan informatie bij overheden blijft staan waar de Minister verantwoordelijk voor blijft (bij overbrenging naar het NA gaat - in tegenstelling tot de decentrale overheden - de archiefzorg over op de Minister).
Kortom, een centraal op te lossen probleem waarbij iedereen naar elkaar wijst...
Hoi Roland,
kunnen we dan overbrengen zonder verplaatsen (ik noem het bij ons intern altijd juridisch overbrengen) dan niet gewoon als decentrale overheden gezamenlijk zelf regelen? Als een oefening voor de toekomst?
Want overbrengen zal op de (korte) duur toch een keer ophouden verwacht ik, aangezien met de dataficering van documenten deze zullen verdwijnen. Hierdoor hebben we op den duur alleen nog maar gegevens die eenmalig worden vastgelegd en veelvuldig (her)gebruikt gaan worden. De huidige functionaliteiten van e-depots kunnen met dit gegeven niet overweg.
Dag Wouter,
Absoluut, helemaal mee eens!
Ik zie echter vooralsnog een gedifferentieerde toekomst met zowel uitplaatsingen, ontheffingen, juridisch overbrengen en overbrengen zoals nu (naast vervroegd overbrengen en uitstel van overbrenging). In alle gevallen is duurzame toegankelijkheid noodzakelijk en daarvoor is een flexibele component nodig. Voor Common Ground is dit qua architectuur uitgewerkt in GEMMA:
Duurzaam toegankelijk informatiebeheer - GEMMA Online
De applicatiecomponent ' Informatiesysteem voor duurzame toegankelijkheid' kan je verder invullen met de DUTO-applicatie services van het DUTO Raamwerk :
DUTO-services | Nationaal Archief
Het informatiesysteem voor duurzame toegankelijkheid moeten deze applicatieservices kunnen leveren. Zover zijn we nog lang niet omdat de huidige e-depots vooral de papieren archiefbewaarplaats nabootsen...