Bijeenkomsten DSA ism NCDD NGI, 29 juni 2017
Nuttige informatie over certificering als beherende organisatie. Zie http://www.ncdd.nl/events/worksho...
Archiveren van berichten (een handreiking in kort bestek)
- mei 2019
- André Plat VNG Realisatie
- ·
- Aangepast 28 jun
- 3
- 4
- 119
Op 20 maart 2019 heeft de Raad van State uitgesproken dat 'berichten' onder de WOB vallen. Begin april heeft de VNG hierop een bericht uitgezonden en toegezegd dat een handreiking wordt opgesteld. We hebben hiervoor een 2-pager opgesteld en een uitgebreider rapport met bijlagen hoe te handelen.
Het betreft inmiddels de 09.3 versie van 11 juli van de handreiking. Praktijkvoorbeelden en/of reacties op deze versie kunnen bij de reacties op deze discussiepagina geplaatst of gemaild naar: andre.plat@vng.nl
Eerdere reactie op de versie medio mei betrof het ongeloof in werkprotocollen en het geloof in de inzet van techniek. We zoeken naar de juiste 'balans'. Omdat de praktijk nog overwegend werkprotocol is en het experimenteren met de inzet van techniek nog beperkt blijven beiden opgenomen. We zien uit naar de reacties op de handreiking, 2-pager en praktijkvoorbeelden. In het najaar of zoveel eerder als daar aanleiding voor is volgt een aanpassing, vooralsnog een 'verrijking'.
Medio mei berichten wij hierover: Deze handreiking betreft een beta versie. Reacties (review, practices) kunnen worden gezonden naar andre.plat@vng.nl of bij deze bijdrage geplaatst. Nog voor de zomer wordt gestreefd naar een definitieve versie.
Bij bestanden is tevens een map aangelegd waar de practices kunnen worden opgenomen. Daar is binnenkort ook uitgebreidere informatie over dit onderwerp te vinden.
| titel | toegevoegd | door | opties | |
|---|---|---|---|---|
| 15637877232019-11-07_0.9.3_versie_berichten_archivering_rapport_concept_versie.docx | jul 2019 |  |
||
| 15637877232019_11_07_pager_berichten_wob_en_archiveren_.docx | jul 2019 | |
||
| 15579347672_pager_berichten_wob_en_archiveren_.docx | mei 2019 | |
Verken
attendering VNG meet up Omgevingswet 15 november
Reikwijdte Selectielijsten en toepassingsvraagstukken
Bij de vaststelling van de selectielijst 2005, 2017 en 2020 is besloten dat de reikwijdte alleen van t...
Reacties
Beste André,
Een aanbeveling die je doet is: stel een werkprotocol op. Tegelijkertijd constateer je al dat je in de praktijk zelden ziet dat een gebruiker zich houdt aan dergelijke werkafspraken. Kan je uitleggen waarom je dan de gemeenten toch adviseert om dit te doen?
M.i. is het probleem niet zozeer de gebruiker of de techniek, maar de gemeentelijke selectielijst. Je vraagt om handmatig registeren, omdat de selectielijst aangeeft dat je per proces en aanvrager een mapje moet maken. Maar, stel dat je bijvoorbeeld de whatsapp conversaties in bulk archiveert (met de classifiler?) en ontsluit met een zoekmachine?
Je zou het archiveren in een semi-statische fase op een netwerkschijf kunnen doen en na 7 jaar migreren naar een e-depot, met daarbij de bewerking dat je de persoonsgegevens in de metadata verwijdert.
Je doet weliswaar concessies aan selectie en vernietiging, maar daar staat tegenover dat dit eenvoudig te realiseren is door één recordmanager. En bij een WOB-verzoek heb je alles snel paraat. En je bespaart flink op kosten in beleid, controleren van medewerkers en beheer van het archief.
Jean Luc, dank voor je reactie. Er zijn verder geen reacties, danwel practices opgekomen. Je suggestie is hoopvol. Valt wat mij betreft onder ontzorgen met inzet van ICT-Techniek. Ik zie graag de uitwerking van deze suggestie tegemoet door een organisatie die op deze manier de medewerkers/bestuurders ontzorgt.
Blijft mijn voorkeur om procesmatig en in context informatiebeheer geregeld te krijgen. De selectielijst is een hulpmiddel om uitvoering te geven aan de verplichting tot vernietiging. Volgens mij niet het probleem.
Een recordsmanager die de suggestie om berichten 7 jaar te bewaren gaat uitwerking komt nog wel wat belemmeringen tegen. Zakelijke berichten accounts zijn vaak single-point en device afhankelijk. Harvesten zal dan wellicht mogelijk en geoorloofd zijn, maar niet eenvoudig .
Dag André, ik ben het niet met je eens. Context heb je ook met een zoekopdracht over meerdere systemen. Procesmatig lijkt in theorie goed, maar in de praktijk onuitvoerbaar. Als dit eens los gelaten wordt, dan zijn er ineens voldoende opties om het beheersbaar te krijgen.
Jean Luc, we zijn het eens, bulk archivering (veilig stellen) en doorzoekbaar maken is een werkwijze (echter nog geen 10% in de praktijk 'werkend', en ook nog weinig gemeenten technisch stevig 'onderweg'. Grofweg zijn er 3 benaderingen: 1. by design (bezint voor je begint) regelen van de archieffuncties (beheer, selectie, duurzaamheid en toegankelijkheid, rekening houdend met openbaarheid, privacy en informatiebeveiling), 2. de bekende, 100-80% benadering is:, beleid, gedrag en discipline (opname in dms) en 3. doe niks, stel veilig, doorzoek als benodigd en lever op verzoek (en kijk wat je met informatiebeheer functies doet). Het werkprotocol hoort vooral bij optie 2 (en laten we eerlijk zijn 80% van de gemeenten mikt daarop), als het al wat doet op whatsapp. Want je kunt ook: verbieden, vermijden of toestaan/faciliteren, waarbij de laatste het meest reëel is.