Intentieverklaring fusie KVAN en BRAIN

Vandaag in de mailbox van KVAN- en BRAIN-leden:

Geachte leden, Als besturen van KVAN en BRAIN zijn wij na jaren van eendrachtig en constructief samenwerken tot de conclusie gekomen dat beide verenigingen en doelgroepen overwegend dezelfde belangen hebben en dezelfde doelen nastreven. Ook constateren wij dat beide verenigingen afzonderlijk kleiner en zwakker zijn dan wenselijk en dat we voor de broodnodige inzet van vrijwilligers vaak in dezelfde vijver vissen. Beide besturen zijn er van overtuigd dat BRAIN en KVAN samen sterker staan en toekomstbestendiger zijn. Wij stellen onze leden dan ook voor om in 2013 een fusietraject te starten met de intentie om eind 2013 te komen tot een krachtige gecombineerde branche- en beroepsvereniging die de belangen van het archiefveld optimaal kan behartigen. Daartoe wordt aan de ledenvergadering van BRAIN dd. 22 april 2013 en aan de ledenvergadering van de KVAN dd. 10 juni 2013 gevraagd om: In de bijgevoegde notitie maken wij u deelgenoot van onze overwegingen en formuleren wij een voorstel voor de onder 2 genoemde randvoorwaarden. Een belangrijke randvoorwaarde luidt dat de geledingen van instellingen en professionals niet aan kracht moeten inboeten door de fusie. Het zou een slechte zaak zijn als instellingen hun lidmaatschap opzeggen omdat ze zich via het individuele lidmaatschap van hun medewerkers al vertegenwoordigd voelen of andersom. Daarom vragen we de leden om commitment. Als u als lid van BRAIN of KVAN besluit de intentieverklaring te ondersteunen en de opdracht te verlenen om het fusieproces te starten, nemen wij aan dat u daarmee ook de intentie hebt om uw lidmaatschap in de nieuwe vereniging voort te zetten. Wij hopen van harte dat u tijdens de komende ledenvergaderingen in groten getale aanwezig zult zijn om mee te praten en mee te beslissen over deze belangrijke stap. Met vriendelijke groet, namens BRAIN, namens KVAN, Marens Engelhard Fred van Kan BRAIN EN KVAN: SAMEN STERK overwegingen van de besturen bij het voornemen tot fuseren Voorgeschiedenis De Vereniging van Archivarissen in Nederland werd in 1891 opgericht met als doel de belangen van het Nederlands archiefwezen te bevorderen. Decennia lang was de KVAN de vereniging waar zowel de belangen van de beroepsbeoefenaren als die van de instellingen werden gediend. De oprichters waren gemeentearchivarissen, die opkwamen voor hun organisatie, hun collectie en hun professie. Gaandeweg ontstonden er naast de KVAN allerlei functiegebonden gremia, zoals de Kring van Archivarissen van Lagere Overheden, het Landelijk Overleg Provinciaal Archiefinspecteurs en het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs. Pas in de jaren negentig van de vorige eeuw bracht de oprichting van DIVA een grote verandering in de brede belangenbehartiging van het archiefveld. Op uitdrukkelijke wens van OCW, die graag een spreekbuis wilde voor het kleine, maar inmiddels door vele organisaties vertegenwoordigde archiefveld, zou deze koepelorganisatie de Nederlandse instellingen en samenwerkings- en overlegorganen op het gebied van archieven en DIV moeten verenigen. Daarmee ontstond voor het eerst een vereniging van betekenis naast de KVAN. Dat betekende voor de KVAN een herbezinning op taak en doel en een sterkere profilering als beroepsvereniging, hoewel in de statuten ook bleef staan dat de KVAN opkomt voor de belangen van het Nederlands archiefwezen. DIVA ging in 2007 samen met andere erfgoedkoepels op in Erfgoed Nederland. Ook dat weer op instigatie van OCW, die nu behoefte had aan een sectorinstituut dat rijksbeleid in de sector handen en voeten kon geven. De besteltaken van Erfgoed Nederland verdroegen zich echter niet met belangenbehartiging van instellingen en andere branchetaken die DIVA daarvoor ook had vervuld. Een groep instellingsdirecteuren vond dat die taken expliciet belegd moesten worden bij een vereniging van en voor het veld. Een voorstel om de KVAN open te stellen voor instellingslidmaatschap en deze taken daar onder te brengen, werd door de ledenvergadering van de KVAN verworpen. Belangrijkste reden daarvoor was de vrees dat de belangen van instellingen enerzijds en de professionals anderzijds strijdig zouden kunnen zijn. Vervolgens werd in 2007 BRAIN opgericht. BRAIN heeft als doel het verbinden, versterken en ondersteunen van archiefinstellingen in Nederland, zodat die in staat zijn de maatschappelijke, culturele en informatieve waarde van hun archieven en documentaire collecties optimaal tot hun recht te laten komen. De vereniging schept daarvoor de benodigde voorwaarden door op te treden als lobbyist, dienstverlener/adviseur, platform en ‘gilde’. Hoe ziet de praktijk anno 2013 er uit? In de afgelopen jaren hebben BRAIN en KVAN waar het gaat om de belangenbehartiging voor instellingen en professionals, altijd gezamenlijk opgetreden. In 2008 schreven we gezamenlijk het visiedocument Archiveren is vooruitzien. Dit document is tot dusver leidend geweest bij de afzonderlijke en gezamenlijke activiteiten op het gebied van beleidsvorming en –beïnvloeding. Het heeft onder andere geleid tot de oprichting van de Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid en de daaruit voortgekomen voorstellen voor gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen. Veel van wat beide verenigingen in hun visiedocument hebben bepleit is terecht gekomen in de Archiefvisie van OCW en in het interbestuurlijke Archiefconvenant dat daaraan uitvoering gaat geven. Deze programmatische samenwerking is dan ook zeer vruchtbaar geweest, zo ervaren beide besturen. Ook in ad hoc reacties op ontwikkelingen in en om het archiefveld zijn BRAIN en KVAN steeds eensgezind en samenwerkingsbereid geweest. Brieven aan bijvoorbeeld OCW en onderwijsinstellingen (instellingscollegeld) worden altijd samen opgesteld, overleg met de algemene rijksarchivaris wordt gezamenlijk gevoerd. In de afgelopen zes jaar bleken beide verenigingen inhoudelijk steeds dezelfde koers te varen. Niet zo vreemd als je bedenkt dat KVAN geen werknemersvereniging is en BRAIN geen werkgeversvereniging. Beide zijn vakinhoudelijk gericht. Beide laten zich leiden door de Ethische Code. Bovendien is bij beide verenigingen het besef sterk aanwezig dat een klein veld als het onze alleen maar invloed kan uitoefenen op het beleid, als het eensgezind optrekt. Verschillen van inzicht die er zijn, worden steeds aan de vergadertafel uitgediscussieerd zodat beide verenigingen uiteindelijk met een eensluidend standpunt naar buiten kunnen treden. De enige kwestie waarbij er tot dusver sprake is van enig verschil van mening is die van het beroepsregister. Over het nut van het concept van ‘een leven lang leren’ zijn BRAIN en KVAN het roerend eens. Over de vraag of certificering daarvoor op dit moment het meest geschikte middel is, verschillen de meningen tot op zekere hoogte. Ook hiervoor geldt echter, dat deze kwestie interbestuurlijk afgestemd en opgelost wordt voordat de beide verenigingen met een eventuele koerswijziging naar buiten treden. Tot die tijd blijft ook op dit punt Archiveren is vooruitzien leidend en dus het streven naar een register het standpunt. Redenen om te fuseren De eendrachtige samenwerking is de beste en de belangrijkste reden voor beide besturen om tot fusie te willen overgaan. Instellingen en beroepsbeoefenaren zijn beiden het meest gebaat bij het samen optrekken van branche en professie. In de praktijk gebeurt dat ook al, en naar volle tevredenheid. Samen staan we sterk. De leden van KVAN werken voor het 0vergrote deel bij de instellingen die lid zijn van BRAIN. De belangen, aandachtspunten en vertegenwoordigingen overlappen dan ook vrijwel geheel. BRAIN en KVAN vertegenwoordigen beiden een groot deel van hun doelgroep, maar zijn en blijven niettemin kleine organisaties met een beperkt ondersteuningsapparaat. Veel moet van de leden zelf komen. Dubbele organisaties betekenen steevast: dubbele belasting voor het bezoeken van ledenvergaderingen en studiedagen, idem voor verenigingsactiviteiten en representatie. BRAIN en KVAN vissen in dezelfde kleine vijver van actievelingen in het archiefveld. De groeipotentie van beide verenigingen is beperkt. Het veld waarin we opereren is nu eenmaal klein. Dat betekent dat we budgettair en qua personele bezetting altijd moeten woekeren met beperkte middelen en uren. Ook vanuit het oogpunt van effectiviteit en efficiency is samengaan daarom een verstandige keuze. In het buitenland en in aanpalende sectoren zijn er verschillende voorbeelden van een goed samengaan van individuele leden en instellingsleden, zoals de Duitse VDA en de Amerikaanse SAA. Ook de International Council on Archives werkt met een lidmaatschap voor zowel professionals (individueel of via hun verenigingen) als instellingen. Deze voorbeelden laten zien dat een dergelijke constructie mogelijk is en goed kan werken. Randvoorwaarden BRAIN/KVAN, april 2013

1. de intentie van de besturen te onderschrijven;

2. de randvoorwaarden vast te stellen waaraan het fusieproces en de uitkomsten daarvan moeten voldoen;

3. de besturen de opdracht te geven een fusiebesluit voor te bereiden dat in het najaar van 2013 definitief genomen kan worden.

4. De ethische code en de Universal Declaration on Archives zijn de grondslagen van de gecombineerde beroeps- en branchevereniging.

5. Vakinhoudelijke uitwisseling, deskundigheidsbevordering, kwaliteitsverbetering, belangenbehartiging, samenwerking en promotie van branche en professie staan centraal in de doelstellingen van de gecombineerde beroeps- en branchevereniging.

6. Professionals en instellingen hebben binnen de nieuwe vereniging nog steeds een eigen geleding, waarin beide doelgroepen zich kunnen herkennen en zich thuis voelen. Naar binnen kunnen deze geledingen binnen de bestuurlijke en beleidsmatige kaders zelfstandig opereren; naar buiten toe treedt de vereniging steeds als een eenheid op.

7. De bestuurlijke inrichting is evenwichtig: de geledingen van instellingen en professionals zijn gelijkelijk vertegenwoordigd.

8. Bestuursleden worden door hun geleding in het bestuur verkozen, maar opereren als bestuurslid zonder last of ruggespraak.

9. De voorzitter van het bestuur kan weliswaar uit een van de geledingen afkomstig zijn, maar vertegenwoordigt zijn geleding niet in het bestuur. Hij neemt nadrukkelijk een onafhankelijke en verbindende positie in en staat voor het geheel.

10. De instellingsgeleding en de geleding van de professionals moeten beiden niet aan kracht inboeten als gevolg van de fusie.

11. De naam KVAN blijft gehandhaafd; de naam BRAIN vervalt. De A van KVAN kan zowel voor archivarissen als voor archiefinstellingen staan. Daarmee houden we de lange geschiedenis en de bijzondere positie van de KVAN als oudste beroepsvereniging van ons land in ere.

Wat vinden jullie? Goed idee, of niet?