Verslag ICA-Atom dag 6 februari 2013

Op 6 februari organiseerde Marieke Kronen (Rijksmuseum voor Oudheden) en ikzelf een speel-en-deel sessie met als onderwerp de Open Source archiefbeschrijvings software ICA-Atom. Er waren 9 aanwezigen.

De verplichte voorstelronde hebben we gedaan inclusief de opdracht om te vertellen of je ICA-AtoM kent en of je het gebruikt. Een aantal toepassingen van ICA-AtoM passeerde de revue: er waren deelnemers die het systeem gebruiken als enige archiefbeschrijvings software (het RMO), deelnemers die vanuit een project als opdracht meegekregen hadden om ICA-AtoM te gebruiken (een project met een aantal landen vanuit het Nationaal Archief), deelnemers die kijken of de toepassing voor hun instellingen of projecten geschikt is en er was een softwareleverancier (Picturae) die het pakket vanuit die insteek kent (ikzelf uiteraard).

Ik heb vanuit technisch perspectief iets verteld over ICA-AtoM, o.a. over de plannen van de bouwer (Artefactual Systems) met een nieuwe release.

Na deze uitgebreide introductie heeft Marieke een presentatie gegeven waarin zij laat zien hoe het RMO de software gebruikt. Marieke gaf daarin aan dat het wat voeten in aarde heeft gehad voordat de ICT dienst van het RMO bereid en in staat was om ICA-AtoM voor haar beschikbaar te stellen. De presentatie werd veelvuldig onderbroken om specifieke zaken rondom het gebruik van ICA-Atom verder te bespreken. Tijdens de presentatie is ook een aantal kritiekpunten gegeven: met name over de snelheid en complexiteit van de invoer werden kritische kanttekeningen geplaatst. Wat de aanwezigen aanspraak is de goede implementatie van een aantal relevante standaarden (ISAD(G) en ISAAR-CPF). Weinig aanwezigen waren enthousiast over de presentatiemogelijkheden van ICA-AtoM. ICA-AtoM heeft ook niet alle functionaliteit die nodig is om het complete beheer (inhoudelijk en logistiek) rondom archieven te doen.

We hebben de presentatie van Marieke afgesloten met een eerste inventarisatie van aanwezigen die ICA-Atom zouden willen gebruiken in hun instelling, waar van toepassing uiteraard. Als enige gaf het Regionaal Archief Zutphen (vertegenwoordigd door Etienne van den Hombergh) aan dat zijn instelling wel mogelijkheden zag, mits de software door een technologie partner ondersteund en beheerd zou worden. Etienne's belangrijkste overweging hierbij is dat een instelling als het Regionaal Archief Zutphen gebaat is bij een breed gedragen standaard pakket, zodat continuïteit beter gewaarborgd is dan bij zijn huidige (maatwerk) toepassing. Een sterke afwijzing van ICA-AtoM kwam van Dick Bunskoeke. Dick achtte het pakket ongeschikt om te gebruiken voor een groot aantal gemeentes die samenwerken in zogenaamde archiefnetten in de Noordelijke provincies. Momenteel werken deze gemeentes met een op Excel gebaseerde tool; ICA-AtoM zou teveel tijd in beslag nemen en een te grote complexiteit met zich meebrengen voor zijn "klanten". Jinna Smit van het Nationaal Archief gaf aan dat de instellingen uit diverse landen waar zij mee samenwerkt wel gewoon werken en blijven werken met ICA-AtoM. Zij gaf daarbij wel aan dat betrokkenen een cursus hebben gevolgd. Ook Marieke geeft aan voorlopig tevreden te zijn en dat zij doorgaat met het gebruik. Er wordt nog wel een nuance aangebracht voor instellingen met veel of weinig archieftoegangen: bij weinig toegangen is de als omslachtige beschreven werkwijze minder belangrijk dan bij instellingen met veel archieftoegangen.

Na de constatering dat het animo om ICA-AtoM te gebruiken klein is, zijn we met elkaar in discussie gegaan over de huidige beschikbare softwaresystemen zoals die bij de diverse deelnemers in gebruik zijn en of die wel of niet voldoen aan standaarden en gebruiksvriendelijkheid. We hebben op hele grote lijnen bekeken waaraan een ideaal archiefbeheerpakket zou moeten voldoen: elementen als inhoudelijke en logistieke beschrijvingen voldoend aan standaarden, e-depot functionaliteit, aanvraag ondersteuning, bezoekersregistratie en rapportagemogelijkheden werden genoemd. Een aantal deelnemers maakt gebruik van maatwerk oplossingen of oplossingen waar een heel klein bedrijf voor verantwoordelijk is, deze instellingen maken zich zorgen om de duurzaamheid van hun oplossingen. Aanwezigen zien ruimte voor een nieuw archiefbeheer systeem, Picturae geeft aan plannen te hebben om een dergelijk pakket te willen gaan ontwikkelen.

We hebben de dag afgesloten met de conclusie dat we het nuttig vinden om dit soort dagen met elkaar te organiseren, er wordt veel informatie uitgewisseld, niet alleen heel specifiek op het onderwerp ICA-AtoM, maar ook over de problematiek van het goed beheren en presenteren van archiefinformatie in zijn algemeen.