Betekenis "categorie documenten" in art. 4.2 AW 2026 (beheerregels)

  • 4 uur geleden
  • Sander Hartman
  • 2
  • 24
Profielfoto van Sander Hartman
KIA Community
  • Profielfoto van Ger Wischmann
  • Profielfoto van Caroline de Hart
  • Profielfoto van Willem van 't Spijker

I.h.k.v. de nieuwe Archiefwet ben ik bezig met het actualiseren van de beheerregeling van de Provincie Utrecht. In de nieuwe AW wordt verplicht gesteld dat hier een aantal elementen in terugkomen, dit is vastgelegd in artikel 4.2. Hier zit echter wat mij betreft een onduidelijkheid, lid 2 onderdeel b vraagt namelijk nu het volgende:

"per categorie documenten, een omschrijving van de passende maatregelen die het verantwoordelijke overheidsorgaan neemt om de documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden en in voorkomend geval ingevolge artikel 5.3 te vernietigen"

Hier vind ik onduidelijk hoe "categorie" geïnterpreteerd moet worden en de MvT biedt hier geen handvat. Het meest voor de hand liggend is dat het hier gaat om categorieën uit het selectiebesluit, alleen is dat best een waslijst voor de meeste overheidsorganisaties en het lijkt me niet de bedoeling dat voor iedere individuele categorie een lid komt met "passende maatregelen". Daarbij komt dat de selectiebesluiten nog gewijzigd worden vanwege de nieuwe AW en dat dit voor de provincies in ieder geval niet meer dit jaar gebeurt, waardoor een artikel dat nu wordt opgesteld o.b.v. de vigerende selectielijst al snel weer verouderd zou zijn.

Een meer werkbare oplossing zou misschien zijn om selectiecategorieën te clusteren naar waardering/bewaartermijn (bijv. B, V20, V10, V7 etc) en op basis van risicoprofielen verschillende maatregelen te beschrijven om de duurzame toegankelijkheid te waarborgen, vergelijkbaar met informatiebeheerregimes. Ik weet alleen niet of dit een te vrije interpretatie van het wetsartikel is. Daarnaast vraag ik me ook af hoe uitgebreid de maatregelen beschreven moeten worden.

Zijn hier mensen die al verder gevorderd zijn met het opstellen van de beheerregeling van hun organisatie en die hier al meer over hebben nagedacht? Of experts op het gebied van de Archiefwet die meer weten over de bedoeling achter dit artikel en die hier misschien al met collega's over gespard hebben? Ik hoor het graag!

Reacties

2 reacties, meest recent: 28 september

Het is sowieso een nadere specificatie van wat voorheen artikel 14 van het Archiefbesluit 2014 was. Documenten is de vervanger van Archiefbescheiden, dus de categorieën zouden bijvoorbeeld deze drie kunnen zijn:

document:

schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat:

  • a.door een overheidsorgaan is opgemaakt of ontvangen en dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat overheidsorgaan;

  • b.is opgemaakt of ontvangen door instellingen of personen, waarvan of van wie de rechten of functies op een overheidsorgaan zijn overgegaan; of

  • c.ingevolge artikel 9.4 voor blijvende bewaring is opgenomen door een archiefdienst;

Dat is ten minste waar ik zo 123 aan zou denken, maar ik ga deze thread ook in de gaten houden voor het geval ik er echt compleet naastzit ;)

Profielfoto van Willem van 't Spijker

Ik vind dit ook een lastige. Artikel 4.2 is alleen van toepassing op niet-overgebrachte documenten. Dus optie c die Willem noemt valt dan af als categorie.

Zelf zat ik te denken dat met de categorieën misschien de categorieën worden bedoeld in paragraaf 2 van de Archiefregeling 2026, namelijk documenten in het algemeen, langdurig te bewaren documenten (= meer dan 10 jaar te bewaren) en over te brengen documenten. Dat zou het ook makkelijker maken de eisen terug te vinden waar je aan moet voldoen voor wat betreft duurzame toegankelijkheid, waar je dan weer met je beheerregels op kunt aansluiten.

Maar ik ben er niet zeker van of dat de juiste interpretatie is.

Profielfoto van Caroline de Hart

Trefwoorden

Verken