I.h.k.v. de nieuwe Archiefwet ben ik bezig met het actualiseren van de beheerregeling van de Provincie Utrecht. In de nieuwe AW wordt verplicht gesteld dat hier een aantal elementen in terugkomen, dit is vastgelegd in artikel 4.2. Hier zit echter wat mij betreft een onduidelijkheid, lid 2 onderdeel b vraagt namelijk nu het volgende:
"per categorie documenten, een omschrijving van de passende maatregelen die het verantwoordelijke overheidsorgaan neemt om de documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden en in voorkomend geval ingevolge artikel 5.3 te vernietigen"
Hier vind ik onduidelijk hoe "categorie" geïnterpreteerd moet worden en de MvT biedt hier geen handvat. Het meest voor de hand liggend is dat het hier gaat om categorieën uit het selectiebesluit, alleen is dat best een waslijst voor de meeste overheidsorganisaties en het lijkt me niet de bedoeling dat voor iedere individuele categorie een lid komt met "passende maatregelen". Daarbij komt dat de selectiebesluiten nog gewijzigd worden vanwege de nieuwe AW en dat dit voor de provincies in ieder geval niet meer dit jaar gebeurt, waardoor een artikel dat nu wordt opgesteld o.b.v. de vigerende selectielijst al snel weer verouderd zou zijn.
Een meer werkbare oplossing zou misschien zijn om selectiecategorieën te clusteren naar waardering/bewaartermijn (bijv. B, V20, V10, V7 etc) en op basis van risicoprofielen verschillende maatregelen te beschrijven om de duurzame toegankelijkheid te waarborgen, vergelijkbaar met informatiebeheerregimes. Ik weet alleen niet of dit een te vrije interpretatie van het wetsartikel is. Daarnaast vraag ik me ook af hoe uitgebreid de maatregelen beschreven moeten worden.
Zijn hier mensen die al verder gevorderd zijn met het opstellen van de beheerregeling van hun organisatie en die hier al meer over hebben nagedacht? Of experts op het gebied van de Archiefwet die meer weten over de bedoeling achter dit artikel en die hier misschien al met collega's over gespard hebben? Ik hoor het graag!
Reacties
Het is sowieso een nadere specificatie van wat voorheen artikel 14 van het Archiefbesluit 2014 was. Documenten is de vervanger van Archiefbescheiden, dus de categorieën zouden bijvoorbeeld deze drie kunnen zijn:
schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat:
a.door een overheidsorgaan is opgemaakt of ontvangen en dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat overheidsorgaan;
b.is opgemaakt of ontvangen door instellingen of personen, waarvan of van wie de rechten of functies op een overheidsorgaan zijn overgegaan; of
c.ingevolge artikel 9.4 voor blijvende bewaring is opgenomen door een archiefdienst;
Dat is ten minste waar ik zo 123 aan zou denken, maar ik ga deze thread ook in de gaten houden voor het geval ik er echt compleet naastzit ;)
Ik vind dit ook een lastige. Artikel 4.2 is alleen van toepassing op niet-overgebrachte documenten. Dus optie c die Willem noemt valt dan af als categorie.
Zelf zat ik te denken dat met de categorieën misschien de categorieën worden bedoeld in paragraaf 2 van de Archiefregeling 2026, namelijk documenten in het algemeen, langdurig te bewaren documenten (= meer dan 10 jaar te bewaren) en over te brengen documenten. Dat zou het ook makkelijker maken de eisen terug te vinden waar je aan moet voldoen voor wat betreft duurzame toegankelijkheid, waar je dan weer met je beheerregels op kunt aansluiten.
Maar ik ben er niet zeker van of dat de juiste interpretatie is.
Ik had dezelfde vraag en die voorgelegd aan een van de archiefinspecteurs van Overijssel, @michielknops1. Hij kwam met de volgende uitleg, die aansluit op wat hierboven staat:
"Voor de invulling van deze categorieën documenten kijk ik naar de Memorie van Toelichting van de Archiefwet (die is te vinden in de versie uit de internet consultatie).
Daarin staat dat deze in principe vormvrij is, maar dat dat deze zoveel als mogelijk de taken en werkprocessen van de organisatie moet volgen.
Als voorbeeld noemen ze categorieën als beleidsvorming en – evaluatie, begrotingsuitvoering en begrotingsverantwoording, subsidies en andere beschikkingen, personeelszaken, enzovoort. Voor specifieke soorten van informatie zijn ook andere indelingen mogelijk, zoals bijvoorbeeld de capstone methodiek voor e-mailboxen en het blijvend bewaren van websites.
Mijn advies is om te kijken naar jullie selectielijst/selectiebesluit, want volgens het Archiefbesluit zou deze ook de categorieën documenten beschrijven die een relatie hebben met jullie taken en werkprocessen.
Deze zijn uitgewerkt in 35 procestypen die staan in bijlage 4, pagina 58 van het ontwerp selectiebesluit 2027 dat door de VNG wordt opgesteld. (die heb ik als bijlage toegevoegd -DBG)
Waarom zou je zelf het wiel opnieuw uitvinden als het overzicht al voor jullie gemaakt is.
Dan is alleen aan jullie om deze categorieën documenten van de nodige maatregelen te voorzien conform artikel 4.2 van de Archiefwet 2026."
Hopelijk geeft dit meer duidelijkheid? 35 categorieën is best veel, maar in ieder geval is er dan een vastgesteld overzicht.
ontwerp-selectiebesluit-gemeenten-en-intergemeentelijke-organen-2027-versie-0.4-docx-389-kb.docx (DOCX, 390 KB)
Dat helpt zeker! Wel denk ik dat de 35 procestypen te algemeen zijn voor het toekennen van beheermaatregelen. Bijvoorbeeld onder proces 11 'Toestemming verlenen' vallen zowel kort te bewaren, langdurig te bewaren, als over te brengen documenten. Daar zou je verschillende beheermaatregelen aan toe willen kennen.
Ik bedacht me dat je het ook zou kunnen koppelen aan je overzicht informatiehuishouding zoals beschreven in art. 2.3 van de archiefregeling. In de toelichting hierbij staat:
Het belang van het hebben of kunnen maken van een goed overzicht wordt in de digitaler
wordende informatiehuishouding steeds groter. Een goed overzicht draagt bij aan een overheid die
“weet wat ze in huis heeft”. Dit is van belang voor het uitvoeren van beheerhandelingen,
bijvoorbeeld door:
- het bevorderen van de vindbaarheid van documenten;
- het herkennen van afhankelijkheden tussen systemen;
- het kennen van de samenhang tussen processen, documenten en systemen;
- het onderbouwd keuzes maken welke documenten onder zwaarder (archief)beheer worden
gebracht;
- het bepalen en treffen van passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid; en
- het toepassen van geldende bewaartermijnen, zoals vastgelegd in selectiebesluiten.
Dus als ik het praktisch voor me zie, zou je bijvoorbeeld drie verschillende sets met passende maatregelen op kunnen stellen (bijvoorbeeld basis, middel en uitgebreid) en in je overzicht informatiehuishouding kunnen aangeven welke set van toepassing is op welk proces.
Zou je dan de generieke maatregelen per groep kunnen definiëren en vervolgens voor nadere specificatie terug kunnen verwijzen naar je procesoverzicht/dsp? Of is het niet publiek stellen van een overzicht van welke documenten onder welke categorie vallen dan eigenlijk niet overeenkomstig de wet? Ik zit een beetje te puzzelen hoe je dit zowel leesbaar als volledig vorm kan geven.
Het verdelen in drie sets en in het IHH-overzicht nader toelichten welke set op welke categorieën van toepassing is, is misschien wel een goed idee @carolinedehart. Dat maakt de tekst in de beheerregeling zelf behapbaar en zorgt er bovendien voor dat de beheerregeling niet gewijzigd en opnieuw vastgesteld hoeft te worden wanneer het selectiebesluit gewijzigd wordt of er een aanvullend selectiebesluit wordt opgesteld. Zeker praktisch voor provincies aangezien (van wat ik begrijp) het nog wel even duurt voor er een nieuw selectiebesluit vanuit Provisa komt en een beheerregeling die begin volgend jaar bestuurlijk wordt vastgesteld dan al snel verouderd raakt.
Daarnaast zou je op die manier misschien ook makkelijker de maatregelen van toepassing laten zijn op documenten die nog vallen onder oude selectielijsten. Ik kan me voorstellen dat documenten die vallen onder oude selectielijsten soms zijn ondergebracht in categorieën die in de daaropvolgende selectielijsten niet meer bestaan of zijn gewijzigd qua bewaartermijn. Het lijkt me dat je ook daarover iets moet kunnen zeggen w.b.t. de beheermaatregelen en dan ben je er dus niet wanneer je alleen de categorieën uit het nieuwe selectiebesluit verwerkt. Als je dat allemaal in een beheerregeling moet stoppen dan wordt het een volle boel.
Ik begrijp echter ook jouw zorg @willemvantspijker, een jurist zou denk ik moeten adviseren in hoeverre een dergelijke constructie door de beugel kan. Misschien zou je het IHH-overzicht dat ingevolge AR art. 2.3 opgesteld moet worden publiek beschikbaar kunnen stellen en hiernaar verwijzen in de beheerregeling, zo heb je het overzicht van categorieën documenten toch openbaar maar op zo'n manier dat het de beheerregeling niet te lijvig maakt en het niet opnieuw bestuurlijk vastgesteld hoeft te worden wanneer selectiebesluiten gewijzigd worden. Dan is wel de vraag of het bezwaarlijk is om een dergelijk document openbaar te maken en ook of het hiermee niet een bijlage wordt bij de beheerregeling, waardoor het alsnog bestuurlijk vastgesteld moet worden (lijkt me niet wenselijk).
Als ik ctrl-f in de concepttekst (internetconsultatie) van de AR dan lees ik er o.a. dit over:
"De begripsomschrijving van duurzame toegankelijkheid in het besluit geldt daarom ook voor het beheer van alle categorieën documenten: fysieke én digitale documenten, tijdelijk en blijvend te bewaren documenten.4 In deze regeling zijn de eisen nader uitgewerkt. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen drie categorieën. Ten eerste eisen die van toepassing zijn op alle documenten, ten tweede eisen die van toepassing zijn op digitale documenten die langer dan tien jaren of blijvend te bewaren zijn en ten slotte eisen die van toepassing zijn op fysieke documenten.4"
Voetnoot 4: Artikel 2.1 van het besluit en Stb. 20XX, xx, p. 9-11.
In de concepttekst van het AB (internetconsultatie) staat ook nog dit:
"3. Categorieën documenten die zien op ten minste een van de volgende onderwerpen worden in ieder geval blijvend bewaard:
a. strategische besluitvorming, met de daarbij behorende verslaglegging, waaronder in elk geval, voor zover van toepassing, organisatie overstijgende en internationale strategische besluitvorming;
b. planvorming en verantwoording;
c. cruciale processen; of
d. essentiële registraties."
Dit sluit goed aan bij onze selectielijst waar dit ook allemaal op B gewaardeerd staat.
Dit geeft al richting denk ik voor het opzetten van een deel van de risicobenadering die zou kunnen helpen bij het bepalen van de mate van 'passendheid' van de te nemen maatregelen (licht/medium/zwaar?)
Dit dan in combinatie wat al aangegeven werd over de MvT die stelt dat: "Om duidelijk te maken dat selectie naar inhoud en verschijningsvorm naast elkaar kan plaatsvinden, is het voornemen om in het Archiefbesluit de eis dat een selectiebesluit aansluit bij de ordenings-structuur te vervangen door een eis dat deze aansluit op de inrichting van het informatiebeheer."
Maar ik deel de mening dat er rond deze categorieën en het opzetten van een risicobenadering best (te?) veel ruimte is gelaten in deze wet- en regelgeving en bijbehorende toelichting. Ik zou hopen dat het implementatieprogramma hier nog met beslisbomen komt o.i.d.
Daarnaast biedt het stappenplan en de quickscan in https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/risicobeoordeling-quickscan ook al wel handvatten alleen minder op het vlak van het bepalen van de informatiewaarde van een categorie en de mate van treffen van passende maatregelen. Ik denk dat wat aan het begin gezegd werd over daarbij gebruiken al bestaande waarderingen in een selectielijst een sterke combinatie is en voldoende borging biedt.
Daarnaast afstemming met een toezichthouder over een voorgenomen implementatie is ook altijd sterk zoals hierboven ook al is gedaan.
De tekst over de beheerregels in de Memorie van toelichting begint met de zin: "Bij een risicobenadering hoort verantwoording." Ik heb categorieën daarom opgevat als risicoklassen. We hebben bij de gemeente Leeuwarden de afgelopen jaren een systeem ontwikkeld van drie risicoklassen met drie bijbehorende beheerregimes. Voor het bepalen van de risicoklasse gaan we uit van de formule risico = kans op informatieverlies x impact van informatieverlies. We bepalen de risicoklasse op het niveau van processen en daarvan afgeleid ook op applicaties. De bewaartermijn is een belangrijke factor in de risico-inschatting, maar niet de enige factor. We hebben voor elke risicoklasse een set maatregelen opgesteld: het beheerregime. Deze maatregelen zijn grotendeels gebaseerd op DUTO en op de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid. Per risicoklasse stellen we concrete eisen en wensen aan de applicaties (machinetaken) en aan de informatiebeheerprocessen (menstaken). Daarnaast beschrijven de beheerregimes ook de randvoorwaarden (handboeken, procedures, metagegevensschema etc.).
Overigens hebben we onze beheerregimes opgesteld voor de gehele levensduur van de informatie. Maar waar nodig maken we wel onderscheid tussen niet-overgebrachte informatie en overgebracht informatie.
Ik ben er steeds vanuit gegaan dat als we onze risicobepaling en beheerregimes openbaar maken, we voldoen aan art. 4.2 lid 1b.
Ik ben benieuwd hoe de VNG naar dit artikel uit de Archiefwet kijkt. In deze post Nieuwe VNG-modellen voor de Archiefwet 2026 in voorbereiding - KIA community noemen ze ook de maatregelen van art. 4.2 lid 1b, wat suggereert dat ze een duidelijke visie hebben over wat daarmee bedoeld wordt.
Aangepast op 29 september
Wij (gemeente Utrecht) werken aan een indeling op basis van informatiewaarde. In concept hebben we nu drie categorieën staan. We hebben deze oplossingsrichting ook al twee keer besproken met de collega's van OCW die deze wettelijke bepalingen bedacht hebben. Zij gaven, na interne afstemming, in het tweede gesprek aan dat dit een goede denkrichting is. De maatregelen die hierbij horen zijn we nog aan het formuleren op een abstractieniveau die passend is voor een dergelijke regeling.
Informatie met hoge waarde voor de samenleving en de interne organisatie;
Informatie die enkel voor de interne organisatie waarde heeft;
Informatie die slechts kortstondig en alleen voor de interne organisatie waarde heeft.
Dit komt grosso modo overeen met de beheerregimes (hoog, midden, laag) die we intern hanteren. En lijkt ook sterk op de suggestie van @carolinedehart.
Verschil tussen b en c is dat bij b informatie (potentieel) ook buiten het proces om (her)gebruikt wordt en bij c niet. Dus bij c (flutinformatie) gaan we bijvoorbeeld zoveel mogelijk automatisch vernietigen zonder controle van vernietigingslijsten e.d., terwijl we bij a en b meer checks & balances hanteren. En bij a leggen we bijvoorbeeld weer een nadruk op maatregelen t.a.v. openbaarmaking.
OCW gaf in de gesprekken zelf overigens aan: "bij categorieën documenten zou je kunnen denken aan e-mail, chat en websites". Als je dat detailniveau hanteert, dan kom je echter al snel tot honderden categorieën. En dat lijkt me toch ook niet werkbaar. Idem voor de categorieën uit de selectielijst: dat vind ik echt onwerkbaar.
@rensouwerkerk Klinkt als een goed werkbare indeling in categorieën! Vanochtend was er een webinar van de VNG over de Archiefwet 2026 waarin de indeling van de gemeente Utrecht op basis van informatiewaarde als voorbeeld door OCW werd aangegeven, dus ik was al benieuwd naar wat meer details daarover.
VNG gaf in datzelfde webinar aan dat in de modelbeheerregeling e-mail, chats en websites als voorbeeld van een indeling in categorieën wordt geven. Dat spreekt mij ook minder aan, niet alleen vanwege het detailniveau, maar ook omdat deze indeling vooral kijkt naar de vorm en niet naar de inhoud van documenten. Binnen een categorie als e-mails of chats kunnen zowel kort te bewaren, lang te bewaren als over te brengen documenten zitten, die om verschillende beheerregels vragen. En de waarde ervan kan ook sterk uiteen lopen.
@rensouwerkerk en @carolinedehart kunnen jullie aangeven hoe jullie de selectielijst inpassen/toepassen in dit model en de in die lijst ook gemaakte risicoafwegingen om een bepaalde bewaartermijn toe te kennen?
Dat is een aspect van de benadering die ik nog niet goed voor ogen zie bij wat ik nu van jullie lees. Niet omdat ik denk dat het fout is wat ik lees maar bij dat aspect ben ik vooral benieuwd naar jullie afwegingen. Dank!
@antalposthumus: We nemen het selectiebesluit niet expliciet mee in de regeling en kiezen juist voor een hoger aggregatieniveau.
Het volgen van een selectiebesluit is al verplicht in de Archiefwet zelf, bovendien worden selectiebesluiten openbaar gemaakt. Er is juridisch dus geen enkele reden om dit dan ook nog in de regeling op te nemen. De jurist waar wij mee samenwerken hamert er sowieso op dat we geen verplichtingen die al in de wet staan herhalen in verordening en regeling: beide moeten echt aanvullend zijn.
Selectiebesluit komt uiteraard wel terug in onderliggend intern instrumentarium, zoals handreikingen en instructies.
Ter info:
Zonder te weten van de gedachtenwisseling hier heb ik tijdens het webinar Archiefwet 2026 in de praktijk (VNG) ook de vraag gesteld naar wat art. 4.2 onder categorieën van documenten verstaat. Er werden wat voorbeelden gegeven, waarvan o.a.
Ook melde de VNG dat ze komt met ondersteuning voor het definiëren van categorieën.
Als er onduidelijkheden zijn over de interpretatie van de Archiefwet 2026, is mijn advies om terug te gaan naar de bron. Ik zou deze vraag dan stellen aan: archiefwet@minocw.nl als de informatie op de website van het Nationaal Archief geen antwoord geeft op je vraag.
Ik blijf moeite houden met het gebruiken van de term document, maar in de MvT is opgenomen dat "de betekenis van het begrip «document» grotendeels overeen met de term «informatie-object», zoals die wordt gehanteerd binnen de context van ICT en informatiebeheer." Dat brengt me naar de MDTO eigenschap 'Informatiecategorie'. Die volgens de definitie verwijst naar een vastgestelde selectielijst of hotspotlijst.
Ik ben het ermee eens dat dat veel te specifiek is voor een beheerregeling maar aangezien doel van deze eigenschap is te kunnen vaststellen waarop de bewaartermijn is gebaseerd lijkt me een indeling van beheermaatregelen op basis van bewaartermijnen zoals eerder ook al genoemd best werkbaar en meest in lijn met de bedoeling.
Aangezien bij het bepalen van vernietigbare documenten al gebruik is gemaakt van een risico-analyse hoeft dat niet opnieuw lijkt me, maar kan altijd als daar op lokaal niveau aanleiding voor is.
Een indeling op basis van verschijningsvorm of betekenis ben ik minder voor omdat dat toch weer een beperkte (oude) definitie van document inhoud. Daarvoor hadden we al de term documenttype.
Maar dat is hoe ik het zelf tot nu toe had opgevat. Gezien deze verschillende interpretaties lijkt het me inderdaad nuttig om deze vraag bij de wetgever neer te leggen.
Hoi @sanderhartman! Wat een goede vraag, en je bent zeker niet de enige die hierover struikelt. Ik heb er in de Kennisgroep Informatiewetten al met verschillende mensen over gespard. Mijn lezing, met de kanttekening dat dit interpretatie is en geen uitgemaakte zaak:
Waarom de MvT zwijgt. Onderdeel b stond niet in het oorspronkelijke wetsvoorstel. Het is in 2023 toegevoegd via een nota van wijziging (Kamerstukken II 2022/23, 35 968, nr. 8). De toelichting zit dus daar, en die is behulpzaam. De bedoeling is transparantie: iedereen moet kunnen zien hoe jouw organisatie de zorgplicht en de risicobenadering in de praktijk invult. De regering zegt er ook expliciet bij dat je op basis van het belang van documenten mag differentiëren in het niveau van je beheersmaatregelen.
Categorie is niet hetzelfde als selectiecategorie. De wet schrijft "per categorie documenten" en verwijst niet naar het selectiebesluit. Jouw idee om te clusteren is daarmee geen te vrije interpretatie. Sterker nog, de oorspronkelijke MvT werkt al met een gelaagd model: basiseisen voor alle documenten, aanvullende eisen voor documenten die langer dan tien jaar worden bewaard en voor blijvend te bewaren documenten. Daar sluit je mooi op aan.
Cluster op risico, niet alleen op bewaartermijn. Bewaartermijn alleen zegt te weinig. Een V7 personeelsdossier met bijzondere persoonsgegevens vraagt iets anders dan een V7 factuur. Combineer waardering en termijn daarom met vertrouwelijkheid, soort gegevens, digitaal of analoog en de systemen waarin de informatie leeft.
Zorg voor herleidbaarheid. Leg in een bijlage vast welke selectiecategorie onder welk cluster valt. Wijzigt het selectiebesluit, dan pas je alleen die mapping aan en blijft de regeling zelf staan.
Hoe uitgebreid? Per cluster beschrijf je welke maatregelen gelden, wie verantwoordelijk is en hoe je het borgt. Het ontwerp Archiefbesluit geeft een handige kapstok: vindbaarheid, geen informatieverlies, beveiliging, migratie, conversie en vervanging. De uitvoering hoort thuis in onderliggende documenten. Let wel op wie die mag vaststellen, zodat je niet elke wijziging langs GS hoeft te sturen.
Een haakje om in de gaten te houden. Een selectiebesluit kan straks bepalen dat medewerkers bepaalde categorieën zelf mogen vernietigen, aan de hand van criteria of instructies in de beheerregels. Komt dat in het nieuwe selectiebesluit voor provincies, dan moet je beheerregeling daar ook in voorzien.
Neem je toezichthouder vroeg mee. Leg je aanpak voor voordat je hem uitwerkt. Dat voorkomt verrassingen.
Met Eric Kokke organiseren we vanuit KIA en KNVI een webinar over passende maatregelen, juist om dit soort vragen samen uit te diepen. Ik zou het mooi vinden als jouw casus daar een plek krijgt. Stuur me gerust een bericht als je wilt sparren!
Hartelijke groet,
Layla
Aangepast op 2 oktober
Het blijft een boeiend gesprek juist ook omdat er over risicoanalyse al best veel in het bestaande instrumentarium van selectie en waardering aanwezig is: https://unievanwaterschappen.nl/wp-content/uploads/250213_Risicoanalyse-2025.pdf en zo is er in onze selectielijst binnen MINFIN voor de generieke processen ook een risico analysemodel gevolgd dat duiding geeft. Alleen die koppeling met categorieën van overheidsinformatie blijf ik een diffuus verhaal vinden zeker als er het instrument van een selectiebesluit aan gekoppeld wordt. Zie uiteraard ook de gemeentelijke selectielijst voor duiding van categorieën van overheidsinformatie i.c.m. risicoklassen en -categorieën (om het leuk te houden ;)).
Want betekent dat dus dat je beheerregels opstelt waarin categorieën van overheidsinformatie formeel bekrachtigd worden en dat dit dan ook in een selectiebesluit dient te worden opgenomen? Dat zou dan het eerste selectiebesluit zijn dat we onder de nieuwe AW zouden nemen. Wat is dan de verhouding selectiebesluit en beheerregels in deze? Nog even los van de relatie met de risicoanalyse die ten grondslag ligt aan de update van één onze selectielijsten van max een jaar geleden.
Dat er meerdere factoren een rol spelen om het risico en de informatiewaarde te bepalen snap ik maar de koppeling categorieën van overheidsinformatie gekoppeld aan opname in beheerregels ontgaat me toch nog steeds wel. Vooral ook omdat bijvoorbeeld de gemeentelijke selectielijst ook al veel over risicoklassen i.c.m. categorieën van documenten/archiefbescheiden beschrijft:
"De volgende categorieën archiefbescheiden, die op grond van de Selectielijst 2020 in principe voor vernietiging in aanmerking komen, dienen van vernietiging te worden uitgezonderd:"
of "2 Op basis van de systeemanalyse zijn categorieën archiefbescheiden voor blijvende bewaring aangemerkt.
3 Op basis van de trendanalyse zijn categorieën archiefbescheiden voor blijvende bewaring aangemerkt.
4 Op basis van de risicoanalyse zijn aan categorieën archiefbescheiden afwijkende bewaartermijnen
toegekend vergeleken met de termijn van het generieke resultaat."
of "Opschonen
Met deze procesgerichte Selectielijst 2020 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de
uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Het apart
benoemen van documentcategorieën die een onderdeel vormen van een breder procestype, zoals de
voorbereiding bij beleidsopstelling, is op basis van deze selectielijst niet meer mogelijk. De archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn voor reconstructie van de zaak mogen worden ‘opgeschoond’. Bijvoorbeeld kladversies, dubbele exemplaren en uitnodigingen voor vergaderingen kunnen
verwijderd worden. Maar verplicht is dit opschonen niet."
of "Waardering - Activiteit binnen het selectieproces, waarbij wordt bepaald welke categorieën
archiefbescheiden voor tijdelijke of blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet door toekenning van bewaartermijnen."
of "Bijlage 6. Bewaring van geschriften en andere bescheiden - Bijlage bij artikel 4 - Categorieën van te bewaren bescheiden en bewaartermijnen" en dan volgt een hele lijst categorieën inclusief toelichting.
Dergelijke zaken lezende begin ik me steeds meer af te vragen wat de toegevoegde waarde is van het administreren van categorieën van overheidsinformatie in beheeregels als selectielijsten daar (voor een groot?) deel al in voorzien? Welk abstractieniveau is dan wenselijk voor de beheerregels nog even los van de vraag dus hoe zinvol dat is om dat daar dubbel te duiden naast een selectielijst?
Op basis hiervan blijf ik toch zitten met de overtuiging dat dit door het implementatieteam nieuwe AW echt beter uitgewerkt moet worden in bijvoorbeeld een kennisproduct Beheeregels en dat deze multi-interpretabele situatie vraagt om dat kennisproduct een juiste prioritering mee te geven.