Nieuwe VNG-modellen voor de Archiefwet 2026 in voorbereiding
- 4 uur geleden
- Inge Willemsen
- 26
Op 1 januari 2027 treedt de Archiefwet 2026 in werking. (Het Archiefbesluit 2026 en de Archiefregeling 2026 zijn nog niet definitief. Die zijn wel randvoorwaardelijk voor het afronden van de modellen.)
De nieuwe wet sluit beter aan op digitaal informatiebeheer en vervangt de Archiefwet 1995. De invoering vraagt van gemeenten om hun lokale regelgeving over archief- en informatiebeheer te actualiseren.
De afgelopen maanden is hard gewerkt aan een samenhangend pakket nieuwe VNG-modellen. Het gaat om:
- een model Archiefverordening;
- een model Beheerregeling informatiehuishouding; en
- een model aanwijzingsbesluit.
De model Archiefverordening geeft invulling aan de wettelijke positie van het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijk overheidsorgaan en aan de kaderstellende rol van de gemeenteraad. Ook bevat de verordening regels over het toezicht door de archivaris en de periodieke verslaglegging daarover aan de gemeenteraad.
De model Beheerregeling informatiehuishouding werkt de verantwoordelijkheid van het college nader uit. Op grond van artikel 4.2 van de Archiefwet 2026 moet het college beheerregels vaststellen voor de (nog) niet naar een archiefdienst overgebrachte documenten. In die regels moet onder meer worden vastgelegd wie met het feitelijke beheer is belast, welke maatregelen worden getroffen om documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden en hoe het informatiebeheer periodiek wordt onderzocht en geëvalueerd.
Het model aanwijzingsbesluit ondersteunt gemeenten bij het formeel beleggen van de verschillende verantwoordelijkheden en functies. Daarbij wordt rekening gehouden met de nieuwe wettelijke terminologie. Zo verandert de term 'gemeentearchivaris' naar 'archivaris'. Bestaande aanwijzingen van archivarissen en archiefdiensten blijven op grond van het overgangsrecht in beginsel geldig.
De modellen worden uiterlijk in december als één samenhangend pakket gepubliceerd op de website van VNG, voorzien van een implementatiehandleiding. Gemeenten die voldoende ruimte in hun planning hebben, wordt daarom aangeraden de nieuwe modellen af te wachten en in de tussentijd alvast de eigen bestuurlijke en organisatorische uitgangspunten te inventariseren. Daarmee kan na publicatie snel worden gestart met de lokale invulling en besluitvorming.