Project e-mailarchivering Rijksoverheid

E-mail is een veel gebruikt en belangrijk communicatiemedium, ook binnen de Rijksoverheid. Ambtenaren ervaren het zelf moeten archiveren van e-mail in een informatiebeheersysteem (zoals een DMS) als tijdrovend en omslachtig. Gevolg is dat e-mail onvolledig en/of willekeurig wordt gearchiveerd. Dit levert voor de korte en middellange termijn (10 jaar) het risico dat door de organisaties van het Rijk niet adequaat kan worden gereageerd op informatieverzoeken en voor de lange termijn dat er bedenkelijke lacunes ontstaan in het overheidsgeheugen, dat wil zeggen de toekomstige collectie van archiefinstellingen.
Daarom wordt in het kader van het programma Rijk aan Informatie (RaI) ingezet op een nieuwe werkwijze voor het archiveren van e-mail. De nieuwe werkwijze is geïnspireerd door de capstone-methodiek zoals die door het Amerikaanse NARA (National Archives and Records Management) is ontwikkeld.

Het project E-mailarchivering Rijk richt zich op een methode waarbij alle e-mail die verzonden of ontvangen wordt door medewerkers van de Rijksoverheid, na tien weken automatisch in een aparte omgeving wordt opgeslagen. Gedurende die eerste tien weken kunnen medewerkers privémail en andere niet-werkgerelateerde e-mail verwijderen. Alle vervolgens opgeslagen e-mail wordt tien jaar bewaard om te kunnen gebruikt voor informatievragen (zoals een Wob-verzoek), en daarna vernietigd. Enkel de e-mail van aan te wijzen ‘sleutelfunctionarissen’ wordt permanent bewaard. Na het verstrijken van de overbrengingstermijn, of zoveel eerder als ministeries beslissen, wordt de e-mail van sleutelfunctionarissen overgebracht naar het Nationaal Archief en vervolgens openbaar gemaakt (voor zover daar door de zorgdrager en/of in verband met de AVG geen openbaarheidsbeperkingen op zijn aangebracht).

In maart 2016 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een whitepaper E-mailarchivering gepubliceerd waarin bovenstaande methode verder wordt toegelicht.
In 2017/2018 heeft het ministerie in samenwerking met Nationaal Archief en enige pilot-ministeries een onderzoeksprogramma uitgevoerd om de nieuwe methode verder uit te werken en in de praktijk te testen.
Het onderzoeksprogramma omvatte vier onderzoekslijnen, namelijk:
1. Toepassing en gebruiksgemak (voor/door medewerkers)
2. Selectie (van sleutelfunctionarissen)
3. Duurzame Toegankelijkheid
4. Openbaarheid en Privacy.

Het onderzoek bestond uit een theoretische fase (bureauonderzoek, werksessies) en een praktische fase (pilots, data-analyse). Het theoretische onderzoek van de onderzoekslijnen 2, 3 en 4 is uitgevoerd door drie gelijknamige werkgroepen, geleid door het Nationaal Archief. Inmiddels zijn de rapporten van deze werkgroepen opgeleverd (bijgevoegde bestanden).

Iedereen wordt uitgenodigd om kennis te nemen van deze rapporten en over de inhoud op deze plaats te discussiëren.

De komende maanden zal er worden gewerkt aan een handreiking (voor het Rijk) op basis van de resultaten van de werkgroepen en de pilots. Op termijn zal er dan nog meer documentatie op dit platform gepubliceerd worden.