Niet overgebracht archief openbaar maken

Beste collega's,

Bij het BHIC zijn we bezig met een project om alle bouwvergunningen van onze gemeenten in het e-depot op te nemen. Bij de eerste gemeenten ging het om vervangen archief, dus na een verklaring van overbrenging is alles rondom verantwoordelijkheden ed. geregeld.

Maar, inmiddels hebben we archief overgehaald dat niet vervangen is. De bouwvergunningen zijn op papier overgebracht tot 1997. De gemeente heeft ze echter wel gescand t/m 2010. Bij de export hebben we de hele serie t/m 2010 meegenomen en in het e-depot gezet.

Via een zoekmachine kunnen we de dossiers ontsluiten (zie bijlage). Alleen, formeel is een deel van het archief niet overgebracht, maar we willen het wel openbaar maken.

Mijn vraag is hoe je dit het beste kan regelen? Deze scenario's hebben we al bedacht, maar ik ben heel benieuwd hoe anderen er tegenaan kijken:

1. De papieren dossiers blijven staan bij de gemeente en zijn daarmee het archiefstuk. De digitale versie bij ons is een kopie. In dat geval moet de digitale kopie die bij ons staat qua openbaarheid gelijk zijn als het papieren origineel. Dit spreken we af in de verwerkersovereenkomst.

2. De gemeente vervangt de papieren dossiers voor digitale dossiers. Daarmee worden de dossiers in het e-depot het leidende exemplaar. We maken een besluit van overbrenging op waarbij de openbaarheid en de verantwoordelijkheid wordt geregeld.

3. De gemeente brengt de papieren dossiers vervroegd over naar het BHIC. Het wordt een overbrenging op papier waarna de verantwoordelijkheid geheel bij het BHIC komt te liggen.