Tips gevraagd: Archiveren mailboxen vertrekkende bestuurders
- 16 jan
- Margot Metzemaekers
- 3
- 605
Beste collega's ,
Met de verkiezingen in het vooruitzicht en de mogelijke wisselingen in het bestuur die daarbij komen kijken proberen wij ons voor te bereiden op de archivering van mailboxen van vertrekkende bestuurders. Niet onbelangrijk: wij zijn niet aangesloten op de selectielijst e-mailbewaring.
Idealiter zouden archiefwaardige mails bij een zaak zijn geregistreerd in ons DMS en niet meer in een dergelijke mailbox staan, maar we moeten realistisch zijn: de kans is groot dat dit niet altijd is gebeurd. Zijn er organisaties die tips hebben hoe hier mee om te gaan? Bij voorkeur zonder mail voor mail de mailboxen uit te hoeven pluizen.
Alvast bedankt! Met vriendelijke groet, Margot Metzemaekers (gemeente Reusel-De Mierden)
Verken
Documentatie van adviescommissies/cliëntenraad
16 decVanuit de gemeente Eindhoven ben ik op zoek naar ervaringen en tips van andere gemeenten. Als gemeente...
Eisen aan een nieuwe studiezaal
okt 2024Hoewel de openingstijden van studiezalen steeds minder lijken te worden zijn onze studiezalen nog alti...
Digitale ondertekenen
aug 2024Voor de H2O gemeenten zijn we bezig met de introductie van de digitale handtekenening. Welke gemeente ...
Reacties
Dag Margot,
Ik heb er zelf jammer genoeg geen ervaring mee. Ik weet wel dat RDDI een handreiking heeft opgesteld voor een kabinetswissel: Handreiking IHH kabinetswissel (afgerond) | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding[1384139831]
Wellicht dat je daar nog wat inspiratie kan opdoen. En hopelijk kunnen collega's je nog verder helpen met praktische ervaringen.
Hoi Margot,
Ik heb hiervoor in opdracht van een vertrekkende secretaris van Tilburg University een besluit voor voorbereid. Dit is vastgesteld in december 2024. Ik ben niet heel gelukkig met de oplossing (voor de lange termijn) en ben nu bezig met organisatiebreed emailbeleid waarin hiervoor een andere oplossing wordt voorgesteld. Wij zijn ook niet aangesloten bij de emailselectielijst, maar we gaan waarschijnlijk wel onderscheid maken op basis van functie.
Stuur me een email, dan deel ik het besluit met je en kan ik ook de scenario's voor emailbeleid met jou delen (hopelijk kiest onze Stuurgroep er één in februari om het dan ook voor te leggen aan het College van Bestuur).
Hartelijke groet,
Barbara Roozen
De beste tip die ik je kan geven: vergeet de vertrekkende bestuurders niet, maar richt je vooral op de nieuwe bestuurders: laat ze meteen tijdens het werk hun archiefplicht uitvoeren ! Dan hoef je niet achteraf puin te ruimen.