Vernietigen en overbrengen vakapplicatie Burgerzaken

Gemeente Heusden maakt gebruik van een vakapplicatie voor de werkprocessen van de afdeling Burgerzaken. Tegenwoordig nemen we in de aanbesteding van een nieuwe applicatie op dat er een vernietig en export (tbv overbrenging) functionaliteit moet zijn. In dit geval is deze vakapplicatie van Burgerzaken al langer in gebruik en heeft die functionaliteiten dus niet. Een koppeling met zaaksysteem zien we niet zitten vanwege o.a. de minimale hoeveelheid data die in het zaaksysteem terecht komt tov de hoeveelheid werk die het kost om een koppeling te realiseren en als je vernietigt vanuit het zaaksysteem is de informatie in de vakapplicatie nog niet vernietigd. Een aanvullende archiefmodule van de vakapplicatie kost heel veel geld en voldoet ook niet aan alle verwachtingen. Je wil als gemeente voldoen aan de Archiefwet en je zou verwachten dat het gewoon een standaard functionaliteit is in elke applicatie waar informatie wordt opgeslagen, maar de praktijk blijkt regelmatig anders in elkaar te steken. Hoe gaan andere gemeenten/organisaties hiermee om? Zijn er nog andere ideeën dan koppelen/dure archiefmodule?