Werkproces klankbordgesprekken digitaliseren?

Reacties

• • Jannis Lootens (Digitaal archiveren/Collectiebeheer)
  • 1739866295

  Heel kort door de bocht zou ik zeggen dat het geen probleem is om af te wijken van een handreiking, het is 'slechts' een handreiking tenslotte.

  De waarborg die de gesloten envelop vormt, moet je wel kunnen reproduceren in de digitale omgeving. Verantwoordelijk voor de archivering is de griffie (raadsgriffier) en de toegang tot het stuk is beperkt tot de directe betrokkenen bij het gesprek. Als je dat bijvoorbeeld door een apart zaaktype kan inregelen in een zaaksysteem, denk ik niet dat het een probleem is. In een zaaksysteem kan aan de achterkant wel vaak een clubje mensen die beheerhandelingen kunnen uitvoeren waar je qua toegangsbeperking rekening mee moet houden in zo'n geval.

  
• • Pina Urru
  • 1742286535

  Wij hebben met de griffie een proces ingericht en afgesproken voor de klankbordgesprekken (functioneringsgesprekken burgemeester) om ze digitaal in het zaaksysteem te bewaren in een specifiek zaaktype. Alleen de griffier heeft toegang tot deze zaken, ook beheer kan niet bij de inhoud van deze zaken. Omdat deze zaken door beheer worden aangemaakt is er wel een overzicht van deze zaaknummers en kunnen ze op die manier beheerd worden. Daarmee hebben we een digitale variant van de gesloten enveloppe; we weten dat hij er is maar hebben geen kennis van de inhoud. Vanwege het nauwe contact met de griffie is dit voor ons prima werkbaar.