Woo van toepassing op opslag van archiefbescheiden van verbonden partij?

  • 22 sep
  • Anouk Vlemmix
  • 3
  • 872
  • 1
  • Community manager KIA
Anouk Vlemmix
KIA Community
  • Michiel Knops
  • Edith Bloemendal
  • Hester van Rossum - ten Cate
  • Annemarie Meijer
  • Community manager KIA

Als provincie hebben wij verbonden partijen waarin wij een bestuurlijk en financieel belang hebben. Nu is het zo dat binnenkort een verbonden partij ophoudt te bestaan. Echter voor de belastingdienst moeten de archiefbescheiden van de organisatie zelf nog minimaal 7 jaar bewaard blijven. Het verzoek vanuit de verbonden partij is gekomen om deze bescheiden bij ons tijdelijk op te slaan en ze na de wettelijke termijn te vernietigen. De aandeelhouders geven aan welke personen deze stukken nog in mogen zien, dit wordt ook zichtbaar op de doos geplakt zodra deze bij ons opgeslagen wordt. Van deze gegevens nemen wij niks op in ons documentmanagementsysteem, omdat het puur om opslag van de doos/dozen gaat. Wij vragen ons af of op deze opslag ook de Woo van toepassing is mocht er een Woo verzoek bij ons binnenkomen over die verbonden partij. Mogen/moeten we deze doos/dozen dan bij het verzoek betrekken?

Reacties

3 reacties, meest recent: 7 november

Hallo Anouk,

Voor zover mij bekend: volgens de Awb zijn alleen overheden of instellingen die voor een bepaalde taak als overheid zijn aan te merken, verplicht informatie te leveren ingevolge de Woo. Die instellingen met een overheidstaak (bijvoorbeeld garagehouders die APK keuringen uitvoeren) moeten de informatie die bij die taak horen behandelen als een overheid, Dus voldoen aan Archiefwet en Woo. Het hangt er dus vanaf of de betreffende informatie is ontstaan als gevolg van een overheidstaak of niet.

met vriendelijke groeten

Annemarie Meijer

Annemarie Meijer

Hoi Anouk,

Voor de Woo is een ingangsvoorwaarde dat de documenten bij jullie 'berusten' of beter nog 'behoren te berusten' in de zin van de Woo. Dat is niet alleen een feitelijk criterium, maar ook een juridische. Dat dozen er staan maakt nog niet dat ze ook 'van' het bestuursorgaan zijn. Louter opslag van dozen voor een ander, zonder dat het op enige manier verband houdt met jullie eigen publieke taak, lijkt me op zichzelf nog onvoldoende om te kunnen stellen dat ze ook bij jullie berusten in de zin van de Woo.

Groeten, Hester

Hester van Rossum - ten Cate

Hoi Anouk,

Artikel 4 Archiefwet 1995 stelt dat e.e.a. bij opheffing geregeld moet worden. Lid 3 gaat specifiek over het treffen van een voorziening voor de beschikbaarstelling van archief van opgeheven organen. Het lijkt praktisch om die beschikbaarstelling meteen in de regeling op te nemen, zodat er één duidelijk document is, waar beide organisaties achter staan?

Groeten, Edith

Edith Bloemendal

Trefwoorden

Verken