Woo van toepassing op opslag van archiefbescheiden van verbonden partij?

  • 22 sep
  • Anouk Vlemmix
  • 1
  • 384
  • 1
Anouk Vlemmix
KIA Community
  • Annemarie Meijer

Als provincie hebben wij verbonden partijen waarin wij een bestuurlijk en financieel belang hebben. Nu is het zo dat binnenkort een verbonden partij ophoudt te bestaan. Echter voor de belastingdienst moeten de archiefbescheiden van de organisatie zelf nog minimaal 7 jaar bewaard blijven. Het verzoek vanuit de verbonden partij is gekomen om deze bescheiden bij ons tijdelijk op te slaan en ze na de wettelijke termijn te vernietigen. De aandeelhouders geven aan welke personen deze stukken nog in mogen zien, dit wordt ook zichtbaar op de doos geplakt zodra deze bij ons opgeslagen wordt. Van deze gegevens nemen wij niks op in ons documentmanagementsysteem, omdat het puur om opslag van de doos/dozen gaat. Wij vragen ons af of op deze opslag ook de Woo van toepassing is mocht er een Woo verzoek bij ons binnenkomen over die verbonden partij. Mogen/moeten we deze doos/dozen dan bij het verzoek betrekken?

Reacties

één reactie, 23 september

Hallo Anouk,

Voor zover mij bekend: volgens de Awb zijn alleen overheden of instellingen die voor een bepaalde taak als overheid zijn aan te merken, verplicht informatie te leveren ingevolge de Woo. Die instellingen met een overheidstaak (bijvoorbeeld garagehouders die APK keuringen uitvoeren) moeten de informatie die bij die taak horen behandelen als een overheid, Dus voldoen aan Archiefwet en Woo. Het hangt er dus vanaf of de betreffende informatie is ontstaan als gevolg van een overheidstaak of niet.

met vriendelijke groeten

Annemarie Meijer

Annemarie Meijer

Trefwoorden

Verken