bewaartermijnen werkproces "bestuurlijke besluitvorming"

Reacties

• • Jack Karelse
  • 1750743946

  hoe staat xxllnc erin de functionaliteit mogelijk te maken?
  
  Verder heb ik geen oplossing. Op een andere manier hebben we hetzelfde probleem en zal het bij ons neerkomen op handmatige acties op de bewaartermijnen 😐
  
  Het blijft bijzonder dat specifieke zaaksystemen/DMS-en toch ook lang niet altijd effectieve RM-functionaliteit bieden.

  
• • Ernest Staals
  • 1750751326

  Voor de inrichting in het zaaksysteem gebruiken we, bij de gemeente Veldhoven, de standaard resultaten met bijbehorende bewaartermijnen uit de iNavigator. Nadat de BBV zaken zijn afgehandeld waarderen we de zaken en passen daar waar nodig de bewaartermijn aan. We waarderen dus op onderwerp.

  
• • Arnoud Huijgen
  • 1750754674

  Dag Bernadet,

  Ik kan het helemaal mis hebben, maar bestuurlijke besluitvorming is altijd Bewaren, los van het voorliggende dossier.

  Dus mag de bewaartermijn naar beide zijden toe niet overgeheveld worden.

  Het is m.i. een gerelateerde zaak, geen deelzaak.

  
• • Jack Karelse
  • 1750755646

  @arnoudhuijgen, wil je onderbouwen waarom je (alle) bestuurlijke besluitvorming altijd wil bewaren?

  
• • Monique
  • 1750764811

  Bij Provincie Noord Brabant kunnen we de bestuurlijke besluitvorming starten vanuit de hoofdzaak. De bewaartermijnen van de hoofdzaak blijven dan van toepassing. De documenten in de hoofdzaak die behandeld moeten worden in de vergadering wordt de datum van de vergadering aan gehangen. Door deze handeling is dit document ook geregistreerd onder de vergaderzaak die blijvend te bewaren is. Je kan hiervoor vaak een specifieke workflow bouwen of laten bouwen in het DMS/zaaksysteem. Maar er zijn ook verschillende zaaksystemen/DMS-en die hiervoor specifieke modules hebben waarin nog meer functionaliteiten in zitten rondom de bestuurlijke besluitvorming.

  
• • Elena Zlotar
  • 1750766080

  @arnoudhuijgen, Volgens mij betreft dit een subproces dat wel degelijk onderdeel uitmaakt van de hoofdzaak.

  @amerongen1968 Binnen de gemeente Landgraaf werken wij momenteel met zaakgericht archiveren in Corsa. Het bestuurlijke besluitvormingsproces wordt gestart vanuit de hoofdzaak.

  Binnen de functionaliteit van het bestuurlijke proces is geregeld dat aan het einde van dit proces alle documenten — voor zover nog niet aanwezig — automatisch worden toegevoegd aan de hoofdzaak. Daarnaast is in overleg met de leverancier ingesteld dat bij het aanmaken van een bestuurlijk proces, dit proces zowel aan de zaak als aan het zaakdossier wordt gekoppeld. In Corsa is de ‘zaak’ de werkomgeving van de zaakbehandelaar, terwijl het ‘zaakdossier’ het daadwerkelijke archief vormt.

  Wanneer een zaakdossier wordt vernietigd, vraagt het systeem expliciet of ook de documenten en subprocessen die aan deze zaak of dit dossier zijn gekoppeld, vernietigd moeten worden. Dit betekent dat ook het bestuurlijke proces met alle bijbehorende procesinformatie wordt verwijderd.

  Wij waarderen het bestuurlijke proces dus niet afzonderlijk, maar doordat het is gekoppeld aan de hoofdzaak, wordt het automatisch meegenomen in de vernietiging. We hebben echter nog niet onderzocht wat dit betekent voor dossiers die blijvend bewaard moeten worden en hoe we deze in de toekomst zullen overdragen.

  
• • Anne van der Kooij
  • 1750835315

  Dit vind ik ook een heel interessant vraagstuk. In de selectielijsten worden de agendastukken vaak niet expliciet benoemd. In de selectielijsten voor universiteiten, waar ik nu mee te maken heb dan weer wel...

  Naar mijn mening is het wenselijker om zoals je beschrijft voor de stukken de bewaartermijn in de onderwerp-zaak te volgen. Met de volgende argumenten:

  1. In overleggen op bestuurlijk niveau worden ook dikwijls dingen behandeld die naar mijn idee niet voor de eeuwigheid bewaard hoeven te worden. Denk bijvoorbeeld aan aanwijzigingsbesluiten van een FG oid.
  2. Ook zie je dat er soms gevoelige persoonsgegevens in de vergaderdossiers van de bestuurlijke besluitvorming zitten, die te vernietigen zijn als je de bewaartermijn van het specifieke proces bekijkt. Denk aan klachten, bezwaar en beroep. Bij ons moet het college van bestuur uiteindelijke besluiten over bezwaren, dus het is ook geen optie om het volledig anoniem de BBV te laten doorlopen.
  3. Door alle vergaderdossiers mét bijlagen te bewaren bewaar je veel kopieën van (ongeveer) hetzelfde document. Een beleidsstuk moet vaak meerdere gremia door en als je pech hebt meerdere keren. In de zaak 'beleid opstellen' zitten die versies als het goed is netjes achter versiebeheer. Maar als je bij de vergaderingen de bijlagen blijvend gaat bewaren, dan zijn het allemaal kopieën. Als het allemaal binnen één zaaksysteem is ingericht in een bestuurlijke besluitvormingsmodule, dan kan je dat wel voorkomen. Alleen krijg je dan het vraagstuk wat de aanpak wordt bij migratie en overbrenging. Ik zie vaak dat dan de achterliggende versies van een record niet meegenomen worden, maar dat kan wel cruciaal zijn voor het reconstrueren van de bestuurlijke besluitvorming...

  
• • Monique
  • 1750844803

  Ik zie dat toch anders. Een document kan er misschien hetzelfde uitzien maar de context is wel degelijk anders. Bij de hoofdcase is de context van het document het onderwerp van de hoofdcase (bijvoorbeeld het opstellen van een beleid of het beantwoorden van een verzoek enz) maar zodra dat document en bestuurlijke besluitvorming wordt dan is de context van het document het onderliggende stuk waar je iets over besluit en onderdeel van de reconstructie van het proces bestuurlijke besluitvorming. De archiefwet zegt ook dat als een context van een document veranderd het een ander document is.

  
• • Arnoud Huijgen
  • 1750925875

  @jackkarelse en @elena82 ik had het dus inderdaad mis, maar m.i. deels.
  
  De vergaderzaak in iBabs staat bij ons als Bestuurlijke Besluitvorming, daarbij volgen we resultaat 19.1.6 van de selectielijst (B), zoals aangegeven in de i-Navigator.
  Maar het besluit wordt ook toegevoegd in de oorspronkelijke zaak van het zaaksysteem, en die kan dus een kortere bewaartermijn hebben.
  
  Of dit correct is ingericht, laat ik even in het midden.

  
• • Jack Karelse
  • 1750928707

  @arnoudhuijgen de praktijk en de theorie .... :-)

  
• • Bernadet van Amerongen
  • 1751284512

  Goedemiddag allemaal,

  Ik wil jullie bedanken voor alle reacties/input. Het heeft me zeker weer wat verder geholpen.

  vriendelijke groet,

  Bernadet van Amerongen